Facility Management: comment optimiser la répartition?

De la maintenance des équipements hors production à la gestion technique et énergétique des bâtiments, le Facility Management, anciennement connu sous le nom de « services généraux », est en charge du bon fonctionnement de l’entreprise.
 
Aujourd’hui, face à la diversité et à la complexité des équipements et des normes de sécurité et environnementales des bâtiments, les entreprises délèguent de plus en plus cette gestion à des prestataires extérieurs.
 
Utiliser un portail centralisateur de toutes les interventions de maintenance permet au Facility Manager de gérer et de rentabiliser cette activité, habituellement considérée comme un centre de coûts et non de revenus.
 
Gestion des droits d’accès aux bâtiments, maintenance de tous les équipements hors production de l’entreprise, exploitation et entretien des bâtiments, achat de fournitures, gestion des énergies (électricité, chauffage, ventilation, climatisation) le Facility Management est une activité essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise.
 
Longtemps gérée en interne par les services généraux, cette fonction est aujourd’hui de plus en plus externalisée. En effet, la diversité et la complexité des matériels bureautiques (postes de travail, imprimantes, appareils électroniques, etc) et autres équipements hors production de l’entreprise (capteurs, caméras, badges…) et la gestion des bâtiments (normes de sécurité, contraintes énergétiques et environnementales), incitent de plus en plus d’entreprises à se délester de cette prestation chronophage et coûteuse, pour se concentrer sur leur cœur de métier. Charge donc aux prestataires de piloter et d’optimiser tout le fonctionnement de l’entreprise.

Gestion d’une grande variété d’intervenants

Un ascenseur en panne, une porte de parking bloquée, une climatisation déréglée ou une imprimante hors service, sont autant de sources d’énervement et de perte de temps pour les collaborateurs de l’entreprise. Le Facility Manager doit donc régler ces problèmes au plus vite. Mais, gérer toutes les interventions de réparation ou de maintenance d’équipements, nécessite d’avoir recours à des outils numériques capables de centraliser tous les dysfonctionnements et de passer, auprès des fournisseurs et réparateurs, les appels de service et d’assurer leurs suivis.

Un portail pour centraliser la gestion de la maintenance des équipements

En déployant un portail ouvert aux collaborateurs de l’entreprise, le Facility Manager accède en temps réel à l’information qu’ils remontent sur les dysfonctionnements constatés sur les équipements ou sur les bâtiments de l’entreprise. Cette information permet au Facility Manager de prendre en charge instantanément la gestion de ces incidents. Ainsi, depuis la plateforme, il peut transférer directement les appels de service par mail aux prestataires référencés et contractualisés par l’entreprise. À noter que la visualisation des plannings, permet au Facility Manager de savoir, par exemple, si un rendez-vous a déjà été programmé dans le cadre d’un contrat d’entretien ou d’un contrôle réglementaire sur la machine tombée en panne.
 

Gérer le suivi des prestations

Une fois les appels de services passés et les dates fixées, une fonctionnalité du portail envoie des alertes pour rappeler la date, l’heure et le nom de l’intervenant. Cet outil permet également de suivre l’état d’avancement des prestations et de gérer l’historique des interventions. Des commentaires sur la nature de la panne peuvent être indiqués tout comme le prix de l’opération.
 
Par ailleurs, en enrichissant le portail de toute une somme d’informations relatives aux équipements comme les dates d’achats, les contrats de garantie, les fiches techniques de l’ensemble des matériels, la plateforme devient un référentiel permettant d’optimiser toutes les opérations de maintenance. Ainsi, en permettant aux techniciens d’accéder à toutes ces informations depuis leurs portables ou leurs Smartphones, ils peuvent consulter la documentation avant toute intervention ou s’y référer sur place en cas de besoin. Cette option leur permet d’améliorer leurs taux de résolution en première intervention.

Rationaliser les dépenses

Parce que le Facility Management est un centre de coûts et non de revenus, il doit à tout prix rationaliser ses dépenses. Grâce à la dématérialisation des appels de service et des bons de travail, au suivi de la prestation, ou encore à l’envoi de factures par mail, le Facility Manager gagne en temps et en productivité en s’affranchissant de toutes les manipulations papiers : impression, photocopie, envoi par courrier. Des opérations qui sont chronophages, sources d’erreurs et de pertes de documents.
 
Par ailleurs, le stockage et l’archivage de documents numériques présentent de nombreux bénéfices. Ainsi, l’archivage numérique permet l’accessibilité en quelques clics à un document numérique là où rechercher un document papier classé dans des dossiers stockés dans des armoires est long et complexe. D’autre part, à contrario du papier, le document numérique ne s’altère pas avec le temps et son stockage dans des data center distincts rend sa conservation plus sûre que dans une armoire située dans un local susceptible d’être inondé ou incendié.
 

Des indicateurs pour une vision macro des équipements

Le portail peut aussi être enrichi d’indicateurs permettant d’évaluer plusieurs critères : taux de panne de tel ou tel équipement, nombre d’interventions sur telle machine, temps d’immobilisation du matériel, coûts des interventions par type de matériels, par services, nombre d’interventions réalisées par tel prestataire, etc.
 
En se dotant d’un portail, le Facility Manager optimise sa mission d’assurer le bon fonctionnement des équipements hors production et de garantir un environnement de travail (bâtiments, espaces verts, restauration collective) agréable et respectueux des normes d’hygiène et de sécurité. C’est aussi un moyen pour lui de rationaliser le coût de gestion de ces prestations. Un avantage lorsque l’on sait que toutes les entreprises cherchent à réduire leurs dépenses surtout celles liées à des activités sources de coûts et non de revenus.