Comment SCC AUGER a gagné 20% de productivité dans le traitement administratif de ses interventions

Parlez-nous en quelques mots de votre société SCC AUGER et de ses activités…

SCC Auger s’occupe de l’installation, de la réparation et de l’entretien de cuisines institutionnelles (cafétérias de centres hospitaliers, écoles, etc.) et commerciales (restaurants, etc.).
 
Nous avons une équipe de techniciens avec des compétences en électricité, plomberie, gaz, soudure et électronique.
 
Nous faisons affaire avec des revendeurs/grossistes en équipements qui répondent aux appels d’offres incluant la sous-traitance de nos services. Ils présentent ainsi des offres clé en main. Ils font la livraison et SCC Auger prend en charge les services d’installation et d’entretien.
 
Nous sommes capables de travailler sur tous les types de marques commerciales du marché (une centaine de manufacturiers).
 
J’ai créé ma compagnie il y a un plus de deux ans après avoir passé 17 ans dans ce domaine. Entrepreneur autonome tout d’abord, je me suis rapidement développé et l’équipe compte aujourd’hui 7 personnes, incluant 4 camions sur la route.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ?

Je passais beaucoup de temps à mettre à jour les statuts de nos activités. Ma planification était compliquée à gérer. Lorsque j’étais seul j’avais un certain contrôle mais dès que j’ai commencé à embaucher des employés, les erreurs et les oublis se sont multipliés et devenaient quotidiens.
 
J’utilisais un fichier Excel partagé dont la mise à jour dépendait de chacun : statuts, informations sur les bons de travail, temps et suivi des pièces, etc. Cela me demandait beaucoup de travail de gestion, environ 1h30 par jour pour faire l’organisation. C’est une tâche que je faisais en fin de journée après les heures passées chez les clients.
 
J’avais besoin de trouver un outil pour faciliter et suivre l’ensemble de mes activités et ainsi me libérer du temps.
 
Après avoir découvert plusieurs applications du marché, j’ai choisi Praxedo : il s’agissait de la seule application en français avec un support basé à Montréal. D’autres produits existaient, mais ils étaient plus dispendieux et ne remplissaient pas les mêmes fonctions que Praxedo.
 
Praxedo était exactement l’outil qui répondait à mes attentes.
 
De plus, l’application est connectée de façon standard avec QuickBooks Online la solution que j’utilise pour ma comptabilité. L’interface entre les deux applications permet principalement d’éviter la réécriture de données ce qui est un gain de temps important.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Après une première configuration de base faite par les équipes Praxedo, j’ai moi-même paramétré l’application. J’ai pu adapter la solution à mon environnement : Praxedo est facile à configurer, j’ai appris à utiliser les outils d’administration grâce à l’expert de Praxedo au départ puis avec l’aide en ligne.
 
J’ai fait un certain nombre de tests, créé des types de bons de travail différents, modifié des formats de rapports, etc. J’ai notamment pu améliorer la présentation des rapports auprès des clients grâce à l’excellente fonction de personnalisation des formulaires Praxedo.
 
Après quelques heures passées sur cette configuration, je reconnais qu’avec un peu de volonté, la prise en main est très simple et intuitive même sans compétence technique !
 
D’un point de vue opérationnel :

• 3 personnes au bureau gèrent les tâches de planification (appels de service) et d’administration (devis et facturation)
• 4 techniciens sur la route réalisent chacun entre 2 et 8 bons de travail par jour.

Praxedo m’a permis d’avoir une vision instantanée des activités. Une fois les travaux effectués, j’ai configuré une étape de validation des bons de travail dans Praxedo avant de lancer automatiquement la facturation dans QuickBooks.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Le principal bénéfice constaté est un gain de productivité très important pour moi : j’ai sauvé environ 20% de mon temps puisque je passais environ 8 heures par semaine à la planification et la mise à jour des informations.
 
Grâce à Praxedo je suis dans le temps réel et la mise à jour instantanée.
 
De plus, il n’y a plus d’oublis, plus d’erreurs, toutes les informations sont entrées et canalisées dans l’application. Les échanges d’information avec mes équipes sont facilités.
 
Côté support utilisateur, je suis ravi : il y a toujours un expert Praxedo pour répondre à mes questions. Les réponses sont rapides, efficaces et même quand la résolution d’un problème prend un peu plus de temps, je suis informé immédiatement. On ne me laisse jamais dans l’incertitude. C’est une expérience très agréable !
 
Honnêtement, je suis pleinement satisfait par la solution Praxedo car elle est parfaitement adaptée à mon activité et me permet des gains d’efficacité indiscutables. Je ne vois pas ce que je pourrais souhaiter de plus !

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

A ce jour, les feuilles de temps de mes techniciens sont faites sur un Google Sheet partagé. J’ai l’intention de mettre en place la capture des temps directement sur l’application mobile Praxedo. Il s’agit d’un petit changement de comportement à accepter de la part de mes techniciens.
 
Je compte aussi à terme gérer mon référentiel d’équipements avec Praxedo.
 
En somme, il s’agit surtout de réaliser quelques paramétrages supplémentaires afin d’améliorer encore plus mon efficacité.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en deux mots-clés, quels seraient-ils ?

Efficace : j’aime vraiment beaucoup ce programme.
 
Paix de l’esprit : éviter les erreurs et rationaliser l’information est critique dans mon activité.