Gestion de répartition: 7 raisons de doter vos techniciens nomades d’une application nomade

À l’heure de la transformation digitale des entreprises, les sociétés de service doivent s’adapter et dématérialiser la répartition de leurs techniciens sur le terrain.
 
Cela passe par l’adoption d’un logiciel de gestion de répartition permettant, d’un côté, de concevoir les plannings d’interventions et de suivre les activités, et de l’autre de disposer d’une extension via une application mobile, directement entre les mains des techniciens.
 
Pour être clair, doter les techniciens d’une application mobile métier ne présente que des avantages pour une société amenée à gérer les interventions de collaborateurs en mobilité.
 
Si vous n’êtes pas encore converti au digital et que vous en êtes encore à l’usage du bon de travail papier, voici quelques arguments qui devraient vous faire changer d’avis.

Pour que vos techniciens aient toutes les infos sur le client et l’équipement à traiter

En tant que patron ou manager d’une société de service, votre enjeu n°1 est la satisfaction de vos clients, qu’il s’agisse d’interventions de maintenance ou de gestion des urgences. Pour cela, vous devez vous assurer que vos techniciens sur le terrain disposent en amont de toutes les informations nécessaires pour réaliser leur intervention avec succès, dès la première visite chez le client.
 
Avec le bon de travail papier, les infos peuvent se perdre, le technicien peut oublier son classeur chez lui, verser du café sur le bon, etc. Donc, le meilleur moyen est de lui transmettre toutes les données sur le client et l’équipement à traiter directement dans son smartphone. Pour ça, vous devez le doter d’une application mobile dans laquelle il pourra, en 1 ou 2 clics, consulter toutes les données sur le client, l’accès au site, le contact à rencontrer sur place, l’équipement concerné et son historique d’intervention, etc.

Pour améliorer le taux de réussite de vos techniciens en intervention

Une application mobile de gestion de répartition a pour vocation de vous aider, en tant que patron ou manager d’une société de service, à répondre de manière plus efficace aux besoins de vos clients. Qu’il s’agisse d’installation, de dépannage ou de maintenance d’équipement, vous vous devez d’être performant et de respecter vos engagements contractuels : garantie de temps d’intervention, garantie de temps de rétablissement, etc.
 
Avec une application de répartition, vous gagnerez en rapidité et en efficacité, car d’un côté le répartiteur pourra gérer facilement ses plannings et intercaler des urgences entre deux interventions de maintenance, mais également envoyer immédiatement tous les éléments au bon technicien pour lui permettre d’arriver sur site rapidement et de résoudre le problème du client sans avoir à revenir ultérieurement.
 
En attribuant la bonne intervention, au bon moment, au bon technicien, vous le mettez dans les conditions parfaites pour qu’il remplisse sa mission avec succès dès la première visite. C’est un levier majeur de satisfaction client.

Pour vous faciliter la planification de routes

L’interface de planification de routes d’un logiciel de répartition vous aidera à rendre plus efficace la conception du planning de vos techniciens. Ce sera également une grande aide pour coordonner et organiser les interventions en tenant compte de la localisation des sites des clients aussi bien que des techniciens, des temps de trajet nécessaires et au final réduire vos dépenses en carburant et en entretien de vos véhicules d’intervention.
 
En outre, avec un outil de planification plus efficace, vous serez à même de prioriser les interventions de vos techniciens de manière plus pertinente, et notamment les urgences de dernière minute.
 
Avec une application mobile comme celle de Praxedo, votre technicien a même la possibilité de s’auto-planifier des interventions, via un bouton « A proximité » si jamais il a un creux dans son planning ou bien qu’il a fini sa route, suite à une intervention réalisée plus rapidement que prévue. Il peut ainsi consulter les interventions en attente à proximité de sa position géographique et choisir d’en réaliser une parmi celles proposées. C’est un atout supplémentaire pour la réactivité de votre service vis-à-vis du client, mais également pour la productivité de votre entreprise.

Pour mieux gérer les stocks de pièces détachées

Certaines applications de gestion de répartition permettent d’économiser un temps considérable aux techniciens en leur donnant accès à l’état des stocks de pièces détachées disponibles directement dans leur smartphone. Ils peuvent également déclarer les pièces qu’ils ont utilisées en intervention.
 
En outre le logiciel de répartition permet au répartiteur, de son côté, de suivre l’état des stocks et de passer commande au bon moment pour réassortir les stocks à disposition des techniciens.

Pour éviter les interventions non facturées

Toute société de service est confrontée au problème des interventions non facturées. En effet, certains appels de service sont officieux et n’apparaissent pas dans la comptabilité. Par exemple, une succursale locale qui « arrange » un gros client avec des dépannages en urgence, et « pour la facture on verra plus tard »…
 
C’est le même problème pour les pièces détachées qui ne sont pas toujours déclarées par les techniciens. Du coup, à la fin de l’année, ce type d’arrangements ou d’oublis peut peser significativement dans la comptabilité de l’entreprise.
 
L’avantage d’un logiciel de répartition, tant au niveau du répartiteur que du technicien terrain via son application, c’est qu’il permet de tracer chaque intervention demandée, chaque pièce utilisée, et de remonter les informations en temps réel dans le système d’information de l’entreprise. Le service administratif peut donc ensuite sortir une facture justifiée pour chaque opération menée chez le client et éviter les pertes.

Pour suivre vos indicateurs de performance

La plupart des logiciels de répartition sont dotés de fonctionnalités permettant de définir des indicateurs métiers comme la productivité, la rentabilité, etc. et de les suivre. Cela permet au dirigeant de l’entreprise comme au responsable de la répartition d’identifier les forces et les faiblesses de ses opérations, par technicien, par zone géographique, par client, par type d’intervention, etc.
 
Disposer de tels tableaux de bord permet au dirigeant de savoir réellement où il en est, de connaître les niveaux de performance de ses équipes, et de détecter facilement les points à améliorer pour optimiser le fonctionnement de sa gestion de répartition.

Pour augmenter la satisfaction de vos clients

Du côté de l’entreprise de service, les interventions sont facturées dès qu’elles sont achevées par les techniciens. Grâce à l’application mobile du technicien, les bons de travail remontent directement dans le système d’information central. Ainsi toutes les données sont dématérialisées, centralisées et sécurisées, permettant au service administratif d’établir une facture et de l’envoyer au client dans la journée même de l’intervention.
 
Du côté des clients, grâce aux formulaires édités par les techniciens dans leur application mobile et envoyés par email en fin d’intervention, ils ont accès à toutes les informations détaillées sur l’opération menée sur leur équipement. Le référencement des pièces utilisées, les photos avant/après intégrées dans les formulaires, permettent d’apporter la preuve des actions menées et de justifier les tarifs d’intervention. En outre, certains logiciels de répartition comme Praxedo proposent un portail client où chaque client peut transmettre ses demandes directement dans la plateforme sans avoir à joindre un centre d’appel.