3 choses que vous devriez faire si vous êtes une entreprise de services

Dire que la technologie a évolué est un euphémisme. Elle fait désormais partie intégrante de notre vie quotidienne et ne cessera de s’améliorer avec le temps. Elle est censée résoudre les problèmes en facilitant la manière dont nous communiquons, en nous faisant sauver du temps et en simplifiant notre quotidien. Un article de Forbes décrit comment, notamment dans le monde des affaires, les méthodes numériques ont remplacé presque toutes les autres formes de communication, et ce pour de bonnes raisons. Les technologies logicielles ont essentiellement transformé le fonctionnement des entreprises pour le mieux.
 
Pour les entreprises de services sur le terrain, les logiciels contribuent à améliorer leur productivité et leur efficacité opérationnelle. C’est pourquoi de nombreuses entreprises composées de deux techniciens ou plus sur la route ont déjà abandonné les documents papier et adopté l’approche numérique rationalisée pour gérer leurs activités de service. Elles ont appris à leurs dépens les inconvénients de l’utilisation de documents papier qui se perdent facilement.

La lenteur de tout cela est persistante et l’on sait depuis longtemps que la numérisation des processus manuels fastidieux permet d’accroître l’efficacité d’une entreprise. Les entreprises qui ont franchi le pas se sont rendu compte qu’il existe en fait des moyens de rationaliser les processus opérationnels de manière à ce que tout soit suivi et que rien ne soit jamais négligé. L’objectif du logiciel de répartition est d’aider les entreprises à maximiser la productivité de la main-d’œuvre en faisant le suivi des heures travaillées, en permettant aux techniciens de terminer les tâches plus rapidement et en facilitant la planification des travaux, tout en réduisant les coûts d’exploitation.

3 éléments qui aident les responsables de la répartition à mieux gérer leur entreprise:

1. SE DÉBARRASSER DES PROCESSUS PAPIER

Pendant de nombreuses années, les propriétaires de petites entreprises ont utilisé le papier pour documenter les rendez-vous, les différentes opérations, les factures et même la qualité de leurs services. Certains le font encore aujourd’hui. Les propriétaires d’entreprises sont parfois enfermés dans leurs habitudes, mais cet état d’esprit est aussi ce qui peut les freiner. Dans le monde d’aujourd’hui, le papier n’est pas vraiment le moyen le plus sécuritaire de conserver des documents et ne fait que gaspiller un temps précieux qui pourrait être dépensé plus judicieusement.

Le rythme des affaires d’aujourd’hui est trop rapide pour le papier

Grâce à la technologie, il est désormais beaucoup plus facile de partager virtuellement des informations professionnelles. Plutôt que de devoir gérer et entreposer le papier dans des dossiers physiques qui nécessitent de l’espace et de l’organisation, les documents numériques garantissent que les informations confidentielles sont partagées de manière sécuritaire et efficace. Les données saisies sous forme numérique peuvent être retracées indéfiniment, contrairement à la documentation papier qui peut être détruite par un vol, un incendie ou une inondation. Elles permettent également une meilleure collaboration et une plus grande transparence entre les gestionnaires, les répartiteurs et les techniciens sur la route.

Cela peut paraître cliché, mais le temps, c’est de l’argent et les entreprises qui adoptent le numérique passent moins de temps à chercher un dossier. Iron Mountain a publié une infographie qui montre que les employés peuvent passer jusqu’à 40 % de leur journée de travail à chercher des documents papier égarés. Les entreprises de service d’aujourd’hui, qui reçoivent de multiples demandes et doivent gérer un grand nombre de pièces différentes, n’ont pas vraiment le temps de chercher des documents manquants. Ces 40 % pourraient être consacrés à la recherche de nouveaux contrats.

Le retour sur investissement du passage au zéro papier

Cette transition peut permettre aux entreprises d’économiser des milliers de dollars par année. Un exemple démontre comment le département des ressources humaines d’une grande entreprise a rationalisé ses flux de travail pour automatiser les demandes de congés. La réduction du temps consacré à la saisie manuelle a permis à l’entreprise de réaliser d’importantes économies à la fin de l’année.

2. DOTER VOS TECHNICIENS D’UNE APPLICATION MOBILE

Les techniciens ont besoin d’outils de productivité qui facilitent leurs processus de prestation de services afin de pouvoir offrir des expériences supérieures aux clients. Les applications mobiles offrent aux techniciens la possibilité d’accéder aux bons de travail et de les créer, ainsi que de collecter des données sur le terrain. L’affichage de toutes les informations pertinentes sur le travail au creux de leur main facilite la réalisation de la mission.

Le fonctionnement hors ligne, le GPS et le partage de photos sont quelques-unes des principales caractéristiques qui permettent aux techniciens d’effectuer des travaux plus rapidement. Les fonctionnalités hors ligne de l’application mobile sont précieuses en cas d’absence de connexion sans fil, ce qui est fréquent dans les endroits éloignés. Les appareils dotés d’un GPS permettent au personnel sur la route d’atteindre les sites du client sans délai. Et, si l’équipement a besoin d’être réparé ou entretenu, des photos permettent de saisir des informations plus précises sur le problème en question.

Les avantages des technologies basées sur le cloud

Dans ce monde où tout va très vite, il est important d’utiliser le cloud pour permettre aux utilisateurs d’accéder aux informations sur n’importe quel appareil – ordinateurs portables, téléphones intelligents, tablettes, etc. Dans le secteur des services, les techniciens doivent avoir le même accès aux détails des bons de travail que les répartiteurs qui coordonnent leurs activités. Ce niveau de synchronisation ne peut être atteint que grâce aux technologies basées sur le cloud.

3. TOUT AUTOMATISER

L’innovation est la clé de la réussite d’une entreprise de service. Aujourd’hui, ne pas adopter de logiciel pour automatiser les activités de service ne fait que vous éloigner de vos concurrents. En fait, les principales conclusions d’un rapport d’AIIM org révèlent que 75 % des entreprises considèrent l’automatisation comme « importante » ou « très importante » pour leurs activités.

Intégrations avec d’autres systèmes

L’intégration de systèmes relie plusieurs technologies pour créer un réseau unique et unifié. Ce que vous ne voulez pas, c’est un ensemble de systèmes disparates qui vous forcent à doubler vos efforts. Lorsque vous intégrez un logiciel de répartition à votre système informatique existant (qui fonctionne déjà bien pour vous), chaque système bénéficie de l’autre, créant ainsi une unité fonctionnelle qui assure l’évolutivité et une grande efficacité opérationnelle

Praxedo a transformé la gestion de la répartition en jeu d’enfant 

Le logiciel Praxedo numérise toutes les activités, du terrain au bureau. Sa puissante plateforme basée sur le cloud est spécialisée dans la planification intelligente et la répartition des équipes de service dans une grande variété de secteurs, notamment le CVC, les télécommunications, l’énergie et les services publics, la plomberie, les équipements lourds, l’arpentage, la sécurité, etc.

Les entreprises de service ont souvent besoin que leurs équipes mobiles soient plus productives. L’interface Web et l’application mobile de Praxedo aident les entreprises à atteindre une plus grande efficacité dans la gestion de leurs opérations. De plus, il s’agit d’une plateforme ouverte qui s’interface de manière transparente avec n’importe quelle application tierce. Elle élargit le champ d’application des systèmes informatiques existants pour inclure toutes les activités sur le terrain, et est largement utilisée comme un outil intuitif pour les responsables des opérations, simple pour les répartiteurs et responsabilisante pour le personnel sur la route.