Pourquoi les entreprises de services doivent se concentrer sur la vision d’ensemble plutôt que sur les petits détails

Nous avons essentiellement atteint un point où nous connaissons l’importance de l’automatisation des logiciels pour assurer l’excellence du service. Les gestionnaires savent que l’obtention de bons résultats passe par la centralisation des principaux processus opérationnels. Le choix de la solution de gestion de la répartition idéale pour votre entreprise et l’évaluation de son efficacité ne sont toutefois pas aussi évidents.

Il s’agit de donner la priorité aux bonnes fonctionnalités

Comme dans toute chose dans la vie, en se concentrant trop sur les petits détails, on risque de passer à côté de la vue d’ensemble. Les logiciels de gestion des activités de service agissent comme un centre d’information pour toutes vos activités de maintenance et les visites chez vos clients. D’innombrables solutions sur le marché vous aident à numériser vos bons de travail et à répartir vos équipes. Mais en tant qu’entreprise en pleine croissance, vous devez savoir quels éléments et quels ensembles de fonctionnalités vous apporteront le plus de valeur ajoutée.

Vous trouverez ci-dessous ce qu’il faut rechercher en priorité. Les fonctionnalités à privilégier et celles qui ne sont pas aussi critiques.

La perfection n’existe pas, mais vous pouvez vous en rapprocher

De façon réaliste, il n’existe pas de solution parfaite. Certaines personnes investiront dans un système ERP tout-en-un complexe pour gérer leurs activités commerciales du début à la fin. Le logiciel donne un aperçu de chaque service, y compris la gestion de projet, la commercialisation, la comptabilité, la chaîne d’approvisionnement, la gestion des risques, entre autres. Au bout du compte, vous payez pour beaucoup de choses dont vous n’avez pas vraiment besoin.

D’autres personnes essaieront de concevoir une solution à partir de rien, mais le travail est fastidieux et les coûts de maintenance du système peuvent être élevés.

Les gestionnaires de services peuvent s’assurer que les bonnes caractéristiques forment le produit idéal pour leurs besoins opérationnels en recherchant ces cinq caractéristiques de produit « d’ensemble » dans une solution de pointe :

1. Cherchez quelque chose de configurable

Chaque entreprise de services a des besoins uniques. La configuration de certaines fonctionnalités pour les adapter au fonctionnement de votre entreprise permettra la création de la plateforme idéale pour l’ensemble de vos employés, du bureau au terrain. Choisir la manière dont vos interfaces sont configurées pour vos administrateurs et vos techniciens et créer des structures de données personnalisées en fonction de ce dont votre entreprise a besoin sont des éléments essentiels à la croissance de votre entreprise. Après tout, pour réussir dans l’économie actuelle, il faut savoir évoluer et s’adapter à tous les changements sociétaux qui se présentent. La meilleure stratégie pour obtenir une solution parfaite est de la configurer de manière à ce qu’elle fonctionne pour vous.

2. Cherchez quelque chose s’intégrant à vos flux de travail existants

En particulier lorsque vous envisagez d’adopter une nouvelle technologie pour vos équipes, les fonctions d’intégration vous permettent d’associer des éléments supplémentaires à vos flux de travail opérationnels sans devoir changer l’ensemble de la structure. Si vous lisez ceci, il est probable que vous ayez déjà des processus en place et des systèmes d’information qui fonctionnent assez bien. Pourquoi devriez-vous les changer? Ce qu’il vous manque, c’est une pièce du casse-tête de la gestion de la répartition qui facilitera la vie de vos équipes sur le terrain, contribuera à satisfaire vos clients et vous aidera à économiser. C’est là qu’entre en jeu une solution de pointe comme Praxedo. Nous croyons que la meilleure solution vous permettra de conserver vos systèmes de données tiers en place et de les connecter à votre outil de gestion de la répartition centralisé pour la gestion des tâches et la répartition des horaires.

3. Cherchez quelque chose de simple à utiliser pour vos techniciens, mais assez robuste pour tout saisir

L’élément le plus essentiel est probablement la facilité d’utilisation pour les employés sur le terrain. Les techniciens ont déjà beaucoup à faire : diagnostiquer les problèmes, installer et entretenir l’équipement, et surtout, veiller à ce que tout se passe bien pour les clients. La dernière chose dont ils ont besoin est un système compliqué avec une longue courbe d’apprentissage. Il leur faut un outil qui leur permet de travailler plus intelligemment, et non plus fort.

Un article paru dans le Harvard Business Review le clame haut et fort : nous devons être « au service des gens d’abord ». Le rôle de la technologie n’est pas tant de changer la façon dont les techniciens travaillent, sinon de compléter et de soutenir leurs besoins lorsqu’ils sont au travail.

Un logiciel de gestion des activités de service doté d’une application mobile intégrée devient un appareil de documentation portatif qui permet aux techniciens de répondre plus rapidement aux clients, de mieux détecter les problèmes d’équipement et de faire preuve de plus d’autonomie au travail. Il aide les techniciens à extraire les instructions importantes pour régler les problèmes dès la première fois et à saisir toutes les données qu’ils trouvent sur le terrain. Les caractéristiques comme la fonction en ligne/hors ligne et le téléversement de photos offrent une valeur ajoutée supplémentaire qui permet d’augmenter l’efficacité et d’améliorer la satisfaction des employés.

4. Cherchez une solution spécialisée dans la gestion des bons de travail

Une solution de gestion de la répartition bien conçue possédera de puissantes fonctions de gestion des bons de travail pour faciliter la création, l’approbation et la clôture des bons de travail. Les organisations de services doivent souvent gérer de multiples demandes de travail (bons de travail) pour diverses tâches d’entretien par jour. Certaines sont des visites récurrentes, d’autres, de nouvelles visites ou des situations d’urgence de dernière minute. Praxedo a travaillé fort pour concevoir un logiciel de gestion des activités de service qui excelle dans la gestion des bons de travail. Munis des bons outils numériques, les techniciens peuvent optimiser leur efficacité et améliorer la qualité du service. Toutefois, avant de vous pencher sur une solution, assurez-vous faire attention aux erreurs courantes suivantes dans le choix d’une plateforme de gestion des bons de travail.

5. Cherchez un outil doté d’un puissant planificateur

Les répartiteurs ont besoin de consulter à tout moment les horaires et l’emplacement de leurs techniciens. Cela leur permet de répartir correctement la bonne personne le plus rapidement possible. Un planificateur puissant permet d’ouvrir de nouvelles d’occasions d’affaires, étant donné que les tâches peuvent être réalisées à temps et que l’on peut insérer plus de bons de travail en une seule journée.

Dans le choix d’un planificateur intelligent, il faut prêter attention à certaines caractéristiques. Par exemple, le SmartScheduler de Praxedo utilise un moteur fondé sur des algorithmes pour analyser les contraintes opérationnelles et les distances entre le travail A et le travail B. En quelques clics, l’horaire le plus optimal est généré pour simplifier le travail du répartiteur et rendre les routes des techniciens aussi courtes que possible.

La fonctionnalité d’ensemble sur laquelle vous devriez vous concentrer

L’objectif ne devrait jamais être de trouver une solution parfaite, mais plutôt un chemin vers la solution la mieux adaptée à vos techniciens. Les solutions de pointe vous permettent de tirer le meilleur parti de votre plateforme de gestion de la répartition. Selon Gartner, « même si les fournisseurs de gestion intégrée (ERP) offrent de nombreuses applications d’entreprise et prétendent que leur système intégré est une solution supérieure, tous les modules d’un système ERP sont rarement les meilleurs. »

Chez Praxedo, vous pouvez disposer d’une solution de gestion des activités de service conçue pour les entreprises de services et configurable pour que vous puissiez vous l’approprier.