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Rappels de sécurité pour les équipes responsables des installations, des réparations et des services immobiliers

Tania Piunno
Tania Piunno
27 janvier 2023
8 min de lecture

Un autre hiver est arrivé. À mesure que les routes se glacent et que les températures baissent, le moment est bien choisi pour vérifier la sécurité des opérations courantes. Le temps froid entraîne des surfaces glissantes, des routes bloquées et l’exposition à des éléments qui peuvent mettre à rude épreuve les équipes de terrain des services de gestion des installations et des biens immobiliers qui doivent composer avec de nombreuses responsabilités.

Différents types de bons de travail sont reçus toute l’année

Lors des changements de saisons, les demandes de travail ne s’arrêtent pas. Surtout si vos services comprennent l’entretien des systèmes électriques, les services de caméras de sécurité, le nettoyage, le soutien en matière de CVC, etc., vous pourriez même connaître une augmentation subite des activités.

Quand il y a beaucoup à faire, les techniciens de terrain sont plus susceptibles de se blesser. Avec des horaires surchargés, il peut être difficile de coordonner les tâches et de s’assurer que les activités de l’entreprise se déroulent bien. Néanmoins, les attentes sont élevées, car les clients ont besoin de leurs services essentiels.

Conseils importants pour assurer la sécurité de tous lors de la gestion des immeubles

1. Améliorez vos processus de programmation et de planification 

Les équipes sur le terrain sont sous pression pour prendre des décisions, rapidement, en fonction de diverses conditions et suggestions. En particulier dans la gestion des immeubles, il y a parfois beaucoup d’information à traiter pour des esprits humains à court d’attention.

Les recherches ont démontré que le changement de tâche nuit à la productivité, parce que cela met trop de pression sur notre cerveau.

« Ce changement s’accompagne d’un coût biologique qui nous fatigue beaucoup plus vite que si nous restons concentrés sur une chose », déclare Daniel Levitin, professeur de neuroscience comportementale à l’Université McGill, dans une entrevue avec Quartz.

Alors, comment trouver un technicien ayant les bonnes compétences pour réparer une fenêtre fissurée au 4e étage, dès que possible, au milieu d’une tempête de neige?

Les équipes responsables de la gestion des installations et des biens immobiliers peuvent prendre quelques mesures pour réduire au minimum les changements de contexte, maintenir la charge cognitive faible et optimiser la route du technicien afin qu’il puisse arriver à temps et entièrement prêt à régler le problème. Par exemple, les capacités suivantes sont possibles dans le logiciel de gestion de la répartition Praxedo :

  • Automatiser les fonctions de répartition grâce à une fonction de planification avancée pour mieux gérer les tâches urgentes
  • Utiliser la géolocalisation afin que le répartiteur sache exactement où se trouvent les techniciens en tout temps
  • Visualiser les horaires et l’optimisation des routes dans un seul affichage et planifier la journée de son équipe
  • Mettre en œuvre des automatisations, comme la capacité de synchroniser les horaires en temps réel
  • Faciliter l’accès des techniciens aux données de l’historique des bons de travail sur leur téléphone mobile afin qu’ils puissent mieux se préparer pour la tâche à accomplir

L’idée est d’aider les gens à rester agiles et à faire preuve de souplesse dans leur façon de penser, et à faciliter la tâche aux équipes sur le terrain qui doivent s’acquitter de leurs responsabilités quotidiennes. Plus les gens ont de temps pour s’arrêter, moins ils sont susceptibles de se sentir bousculés, d’être distraits ou de se blesser. Les bons outils de planification peuvent aider à régler ce problème.

2. Automatiser les communications avec les gens qui ont besoin de mises à jours fréquentes

Surtout par temps froid, les retards de service sont fréquents. Mais les clients ne sont pas nécessairement au courant de tout ce qui se passe et peinent à reconnaître la quantité de travail abattu en coulisse. Pour cette raison, les frustrations, l’anxiété et le stress peuvent se glisser dans les communications courantes. Après tout, les personnes qui demandent des réparations doivent probablement composer avec des interruptions de service.

Une façon de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, surtout en ce qui concerne les détails relatifs aux demandes de service, c’est d’avoir des communications automatisées. Cela signifie qu’il faut informer de façon proactive les parties des mises à jour de l’horaire et leur fournir des renseignements clés plutôt que de les laisser agir de manière réactive.

Par exemple, Praxedo utilise un système de configuration avancé pour gérer des demandes d’entretien régulier et de service d’urgence. Les équipes chargées de la répartition maintiennent une vue synchronisée en temps réel des opérations sur le terrain. Ce protocole axé sur les données soutient le déploiement de mises à jour automatisées de l’état pour les clients qui aiment être tenir informés. Ils peuvent recevoir des notifications par message texte ou courriel pour savoir, par exemple, qu’un technicien est en route ou que le travail est fait.

De plus, les équipes de répartition peuvent transmettre plus efficacement à l’interne les données aux représentants du service à la clientèle. Grâce à cette capacité, tout le monde a accès à l’information précise dont il a besoin, et les équipes responsable de l’entretien peuvent se concentrer sur les principales tâches à accomplir.

3. Conserver un histoire détaillé des bons de travail avec des notes de terrain et des données visuelles 

En période de risque élevé, il est important d’assurer un degré élevé de coordination entre les gens sur le terrain. Autrement, des inefficacités peuvent survenir parce que les gens doivent faire du travail en double, passer plus de temps à régler un problème ou attendre des réponses à des questions critiques. En passant plus de temps sur le terrain, les travailleurs sont plus exposés aux risques et aux blessures potentielles.

Une pratique exemplaire consiste à augmenter la portée et le détail des notes prises sur le terrain. Si vous êtes un utilisateur de Praxedo, par exemple, les administrateurs technologiques peuvent créer des formulaires configurables adaptés à leurs besoins. Pour presque tous les types de bons de travail, utilisez l’outil pour permettre aux techniciens de saisir un niveau de détail extrêmement précis durant les visites chez les clients. Vous pouvez même ajouter des photos avant/après l’entretien de l’équipement.

Les responsables peuvent recevoir des rapports sur les bons de travail en temps réel au lieu de devoir attendre de recevoir l’information. Grâce à ce flux de travail, les données sur les bons de travail parviennent aux personnes qui en ont besoin au moment précis où les renseignements sont le plus utiles. Plutôt que de faire les tâches en double ou de devoir prendre des décisions à l’aveuglette en raison de renseignements incomplets, on pourra facilement accéder aux modèles historiques.

4. S’assurer que les protocoles de sécurite documentés sont faciles d’accès

Par temps froid, surtout à des températures inférieures au point de congélation, il y a un risque accru de pannes de courant, d’exposition à la COVID-19, de chutes de branches, de dommages structurels aux immeubles et de blessures au travail.

Qu’arrive-t-il en cas de problème? Les équipes sur le terrain, les répartiteurs et les gestionnaires savent-ils exactement quoi faire? Est-ce que tout le monde est bien placé pour prendre des mesures décisives, s’entraider et limiter les dégâts?

Les organisations savent que la formation et l’éducation continue en matière de sécurité sont indispensables. Mais il est facile d’oublier des renseignements essentiels, surtout dans les situations d’urgence.

Une suggestion consiste à tenir des registres détaillés des incidents passés afin que les gestionnaires et les spécialistes de l’entretien puissent apprendre facilement. Il peut aussi être avantageux de s’assurer que l’on a accès aux politiques et aux procédures par voie numérique et en temps réel.

Il est également important d’investir dans une solution numérique comme Praxedo à laquelle les équipes sur le terrain peuvent accéder lorsqu’elles sont hors ligne. En particulier en cas de perte de signal cellulaire ou de panne de courant, les équipes doivent pouvoir accéder rapidement aux politiques et aux protocoles de soutien en cas d’urgence. Dans l’ensemble, l’objectif est de s’assurer que tout le monde reste informé, même en l’absence de connectivité réseau.