Optimiser l’efficacité des opérations pour les entrepreneurs en entretien d’ascenseurs grâce à un logiciel de gestion des services

Lors d’une panne d’ascenseur, la dernière chose qu’un entrepreneur souhaite est de mettre du temps à intervenir. Les ascenseurs sont devenus nécessaires, assurant le transport des gens comme des marchandises d’un étage à l’autre.   Dans la plupart des cas, les immeubles de bureaux, les hôtels, les complexes résidentiels et les établissements tels que les écoles, les foyers pour personnes âgées et les hôpitaux ne peuvent se permettre une panne prolongée de leur service d’ascenseurs.   En outre, un mauvais entretien peut mettre les occupants en danger. Les gestionnaires immobiliers doivent s’assurer que l’entreprise de réparation d’ascenseurs avec laquelle ils font affaire est en mesure de fournir des services rapides et efficaces qui respectent les règlements de sécurité applicables.   Il est fort probable que les bâtiments équipés d’un ou de plusieurs ascenseurs disposent d’un programme de contrôle de la maintenance. Des organisations telles que l’Association canadienne des entrepreneurs en ascenseurs (ACEA) ont élaboré des documents et des journaux de bord largement acceptés sur le contrôle de la maintenance afin d’aider les entrepreneurs en ascenseurs à respecter certains codes de sécurité.

La technologie aide les entreprises de services à surmonter les obstacles

Dans ce marché extrêmement concurrentiel, les pressions exercées par l’augmentation subite de la demande découlant de la pandémie ont entraîné de nouveaux défis. Les entreprises de services sur le terrain ont dû, pour leur part, augmenter leur production. Des entretiens réguliers doivent être réalisés afin de mieux prévoir les futures réparations et de limiter les urgences de dernière minute. En outre, les entrepreneurs en ascenseurs doivent faire appel à des techniciens hautement compétents capables d’effectuer les tâches les plus avancées.   Lorsqu’on y pense, les ascenseurs sont des appareils exceptionnellement complexes, et leur réparation comme leur entretien nécessitent de faire appel aux professionnels les plus qualifiés. Il est essentiel pour un entrepreneur en ascenseurs de connaître parfaitement les mécanismes indispensables et de veiller à poser dès le départ le bon diagnostic pour éviter d’avoir à revenir inutilement sur les lieux.   Les entreprises de services exploitent tout le potentiel de la technologie pour moderniser leurs processus d’affaires et permettre à leurs techniciens d’atteindre de nouveaux niveaux de productivité. Plusieurs de ces entreprises ont recours à un logiciel de gestion de la répartition afin d’améliorer (et d’accélérer) leurs services et, bien sûr, de décrocher plus de contrats.

Des interactions de service parfaitement intégrées à chaque étape

Dans ce secteur, il est primordial d’avoir la capacité d’affecter le bon technicien à la bonne tâche et de répondre aux demandes des clients rapidement. Pour veiller au bon déroulement de leurs activités, les professionnels en réparation d’ascenseurs automatisent la façon dont l’information est partagée tant à l’interne qu’à l’externe.   De la réception d’une demande de service jusqu’à la fermeture du bon de travail par le technicien, le logiciel de gestion de la répartition doit fournir des avantages à toutes les personnes concernées lors d’une visite chez un client. Nous avons dressé un portrait d’ensemble de tous les avantages que cet outil peut apporter à chacun des postes au sein d’une organisation de service ainsi que de ses effets positifs sur la productivité.  

Le répartiteur bien chargé/occupé

Dans le secteur de la réparation et de l’entretien d’ascenseurs, il est essentiel d’avoir de la visibilité sur les employés sur la route. Les répartiteurs doivent être en mesure de voir, de comprendre et de gérer les aspects tels que les bons de travail, les modifications des horaires et les trajets. En ce qui concerne l’optimisation de la planification, les répartiteurs doivent pouvoir consulter les disponibilités, les compétences et l’emplacement des ressources afin de s’adapter aux plans et à l’horaire des techniciens en temps réel.   La préparation et la planification des bons de travail devraient en fait être simples. Un répartiteur doit être en mesure de surveiller les progrès réalisés et de localiser efficacement ses équipes sur le terrain. Un bon logiciel de gestion de la répartition permettra de simplement faire glisser et déplacer les bons de travail dans un programme dynamique, d’apporter au besoin des modifications à l’horaire et d’assigner les tâches à d’autres travailleurs si des changements devaient survenir. Grâce à la fonction SmartScheduler de Praxedo, les répartiteurs peuvent utiliser l’outil de planification automatique pour optimiser les trajets en quelques secondes seulement.  

Le technicien qui travaille dur

Les employés sur la route doivent pouvoir accéder facilement à tous les renseignements dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Ils doivent avoir à portée de main les adresses, les coordonnées des clients et la description des tâches à accomplir. Les techniciens qui disposent de données précises, par exemple les détails du travail à réaliser ainsi que les outils qu’ils doivent apporter pour diagnostiquer adéquatement le problème et effectuer les réparations rapidement, sont mieux à même d’accomplir le travail efficacement. En outre, les notifications d’affectation automatiques transmises au technicien lorsque le répartiteur saisit les données permettent de tenir le personnel au courant, quel que soit l’endroit où il se trouve.   Par exemple, lorsque des modifications de dernière minute sont apportées aux horaires, les employés doivent être en mesure de les consulter en temps réel. Lors de la planification des trajets vers les lieux de travail, l’affichage sur la carte met en évidence le trajet le plus court pour se rendre à destination.   Les appareils mobiles améliorent le rendement des employés sur la route en leur permettant de rester connectés partout et en tout temps. Dans le secteur des ascenseurs, les emplacements ne sont pas toujours couverts par un réseau cellulaire ou Wi-Fi adéquat. Les travailleurs doivent souvent travailler sous le niveau du sol ou loin du routeur sans fil du bâtiment. Praxedo propose aux techniciens sur le terrain une application mobile avec mode hors ligne; les renseignements saisis en l’absence de réseau sont automatiquement synchronisés dès que la connexion est rétablie.  

Le précieux client

Tout ce que fait une entreprise influe sur l’opinion que les clients se font d’elle et sur leur décision de faire de nouveau affaire avec elle. Il est essentiel de tenir les clients informés de la progression de leurs demandes de travail afin d’optimiser leur expérience. Chaque client souhaite être avisé des créneaux prévus, des changements d’activité et de la fin des travaux. Des interactions améliorées entre les techniciens et les clients par l’intermédiaire de messages textes ou de courriels automatisés contribueront à renforcer la relation professionnelle.   Plusieurs entreprises ont recours aux rapports de service électronique afin de demeurer concurrentielles dans les secteurs où le volume de données est élevé. La numérisation des processus opérationnels permet d’automatiser les tâches, d’améliorer la collaboration et de solidifier les relations avec la clientèle. Le générateur de PDF de Praxedo permet aux techniciens de créer facilement des rapports de service détaillés, puis de les transmettre aux clients, le tout à partir de l’application mobile. Les bons de travail peuvent ainsi être fermés en temps réel, ce qui garantit l’exactitude du processus de facturation.

La seule option est vers le haut!

Les entreprises de services qui ont recours au logiciel approprié pour répondre aux demandes d’entretien courant procurent des interactions plus positives avec les clients, ce qui vient valider leur capacité à effectuer les travaux correctement de façon systématique. En général, la durée de vie utile d’un ascenseur est d’environ 20 ans. Cela signifie donc des travaux d’entretien et de réparation pendant 20 longues années, sans compter les nombreuses visites sur place, avant qu’il ne soit nécessaire de le remplacer entièrement. Lorsqu’il est question d’améliorer la productivité des entrepreneurs en ascenseurs avec l’aide d’un logiciel de gestion des services, la seule voie possible est vers le haut!