Comment faciliter votre gestion de répartition

Gérer les interventions d’équipes de techniciens sur le terrain peut rapidement se révéler très complexe. Dès que l’activité augmente et que le nombre de techniciens s’accroît, les problèmes de communication entre le centre de services et le terrain et la lourdeur des tâches administratives entravent la productivité et l’efficacité.   Comment faire pour suivre les activités sur le terrain, gérer les urgences, et assurer un pilotage efficace des techniciens ? Dans un secteur des services de plus en plus concurrentiel, si rien n’est fait rapidement pour y remédier, ce type de problèmes peut mettre en danger la pérennité de l’entreprise.   Alors comment faire pour faciliter cette gestion de répartition ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Dématérialiser le process de gestion de répartition

Pour faciliter la vie de vos techniciens et de vos planificateurs, il faut changer la façon de travailler, abandonner l’utilisation du papier et passer au digital. Dématérialiser le processus de gestion des interventions permet d’éliminer ou de fortement réduire la part de tâches administratives dans le quotidien de vos techniciens et responsables de répartition. Cela permet également de rendre votre gestion de répartition plus souple, plus réactive, mais également plus précise et efficace.  

Digitaliser pour gagner en productivité

Les gains de productivité sont rapidement mesurables. Ainsi, une étude du McKinsey Global Institute (MGI) montrait, dès 2012, que le passage d’une gestion de répartition traditionnelle, basée sur l’usage papier, à une gestion de répartition en temps réel, grâce à l’utilisation d’un logiciel adapté, permet de gagner entre 20% et 25% de productivité en moyenne pour les entreprises de services.   L’usage combiné de terminaux mobiles (smartphones, tablettes), de systèmes de géolocalisation GPS et d’un logiciel de répartition en SaaS permet de fluidifier l’ensemble du cycle de vie de l’intervention, depuis la prise en compte de l’appel jusqu’à la réalisation de la mission, en permettant une meilleure communication des informations entre le centre de services et les équipes de techniciens sur le terrain. Les répartiteurs peuvent ainsi avoir un accès en temps réel à la position de chaque technicien, à son statut d’activité, ainsi qu’aux informations transmises depuis le terrain via l’application mobile et stockées directement dans le système d’information de l’entreprise.

Éliminer les tâches manuelles

Qu’il s’agisse d’une intervention d’installation, de réparation, de service ou de maintenance, le technicien peut grâce à une application mobile adaptée saisir directement les informations terrain dans un formulaire numérique pré-paramétré. En un clic, les données peuvent être instantanément transmises au système d’information de son centre de services. Cela a plusieurs avantages parmi lesquels :

• Élimination de la saisie manuelle des informations
• Élimination également de la ressaisie et son lot d’erreurs d’écriture
• Élimination de la consommation de gros volumes de papier
• Élimination des délais liés à la dépose des formulaires par les techniciens
• Accélération considérable du processus de facturation

Dans un monde où tout se digitalise, sur le plan privé comme professionnel, l’utilisation d’applications mobiles pour les techniciens répond à celles qu’ils utilisent dans un cadre privé, par exemple les réseaux sociaux. L’adaptation est donc facile et rapide. Ces applications métier sont pensés et conçues pour être fluides et intuitives, permettant à tout technicien de s’en servir facilement, même ceux peu habitués aux nouvelles technologies.  

Rendre les données terrain exploitables

Équiper ses techniciens d’une application mobile adaptée, comme Praxedo, permet de leur éviter tout un ensemble de tâches rébarbatives et répétitives. Le remplissage des rapports d’intervention, par exemple, peut être en partie automatisé. Les champs peuvent inclure des réponses en mode déroulant ou cases à cocher. Plus besoin d’écrire des phrases à la va vite qui seront illisibles pour le service facturation. Avec une application mobile, tout est clair, limpide, exploitable et rapide à saisir sur le terrain.   Par ailleurs, une application mobile pour techniciens, permet à ces derniers de disposer de toutes les informations dont ils ont besoin avant une intervention, y compris la liste et les références des pièces détachées nécessaires, leur localisation dans tel ou tel entrepôt, etc. Une application mobile métier leur donne ainsi toutes les cartes en main pour maximiser leurs chances de réussir leur intervention du premier coup. Ainsi tout le monde est satisfait, le technicien comme son client.   Les attentes de plus en plus fortes des clients à l’égard des sociétés de service sont d’ailleurs un des moteurs principaux qui pousse les acteurs du secteur à s’équiper d’un logiciel de répartition. La digitalisation du cycle de l’intervention, de la prise en compte de la demande client jusqu’à la facturation, permet d’optimiser l’expérience client et de limiter au maximum les déconvenues telles que les retards, les absences, ou les pièces manquantes.

Répondre à des exigences client de plus en plus fortes

En effet, à l’heure du digital, de l’email et du SMS, aucun client ne tolère plus d’attendre des heures l’arrivée d’un technicien pour résoudre son problème. C’est vrai pour les particuliers, mais c’est encore plus vrai pour les clients BtoB (entreprises). Ils veulent que les techniciens soient à l’heure précise au rendez-vous, et être notifiés en temps réel de l’état d’avancement d’une intervention sur leur site. L’usage d’un logiciel de répartition permet, via par exemple un portail donneur d’ordres, au client de suivre les statuts d’intervention en temps réel.  

Une qualité de service impossible à atteindre avec le papier

Atteindre ce niveau de qualité de service est simplement infaisable pour une société de services fonctionnant encore sur un modèle « papier ». Elle ne peut pas avoir la réactivité et le suivi temps réel nécessaire pour satisfaire ses clients. Les conséquences sont très rapides et sans appel : les clients partent vers les prestataires de services capables de répondre à leurs exigences.   En conclusion, faciliter la gestion de répartition passe donc forcément par la dématérialisation du processus d’intervention. C’est une question de vie ou de mort pour les sociétés de services. La question n’est pas de savoir si vous allez le faire, mais quand vous allez le faire. Et le plus tôt sera le mieux, que ce soit pour vos techniciens ou pour vos clients, et donc pour vous-même.