Comme Vari-Therm Ltd a réduit son délai de facturation de deux semaines à un jour.

Pouvez-vous nous parler de Vari-Therm Ltd et de ce que vous proposez?

Vari-Therm Ltd est un chef de file dans le domaine de l’installation et de l’entretien pour les secteurs de la réfrigération industrielle et commerciale, du chauffage et des conduites de gaz dans l’ensemble de l’Ontario, au Canada. Une grande partie de nos activités de CVC provient d’emplois dans le domaine de la réfrigération d’épiceries commerciales dans la région du Grand Toronto.

Notre entreprise a été établie par mon beau-père en 1977, et je suis devenu président de l’entreprise il y a quelques années. Nous nous répartissons également les tâches opérationnelles et supervisons toutes les activités de nos techniciens sur le terrain.

Actuellement, notre équipe compte 12 techniciens sur la route qui utilisent quotidiennement l’application mobile Praxedo. Ce sont des professionnels hautement qualifiés qui utilisent l’équipement et le matériel de dépannage et de diagnostic électronique les plus avancés sur le marché.
 
En tant que principal entrepreneur en CVC de la région, nous sommes fiers de pouvoir identifier les problèmes pour nos clients. Grâce à un large inventaire de nouvelles pièces et de pièces de rechange, nous réglons rapidement et efficacement les problèmes touchant leurs systèmes, peu importe l’heure de la journée.

Pourquoi avez-vous choisi Praxedo?

C’était principalement pour numériser nos processus opérationnels.

Avant que je reprenne l’entreprise de mon beau-père, tout se faisait sur papier, ce qui prenait beaucoup de temps. Dans les faits, nous avions trois documents à traiter. Le premier était la copie que nous remettions au client sur place, et les autres étaient rapportés au bureau par le technicien en fonction. Au bureau, il fallait ensuite étiqueter le document avec l’adresse postale et retourner la facture au client, en la numérisant et en lui faisant parvenir le PDF.

Tout cela se traduisait par un énorme gaspillage, des piles de papier et des déplacements incessants entre le terrain et le bureau. La transformation numérique que nous avons effectuée grâce à Praxedo s’est également traduite par des économies immédiates sur notre processus de facturation, qui nous coûtait auparavant des centaines de dollars par année.

Je voulais aussi que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Mon beau-père et moi avions besoin d’accéder à des tableaux de bord précis configurés pour notre activité et de suivre l’activité de nos techniciens en temps réel. Garder l’œil sur la progression des tâches m’était autrefois impossible.

Qui, dans votre organisation, utilise Praxedo, et comment?

Quelques personnes au bureau utilisent la plateforme Web de Praxedo, dont mon beau-père et moi-même. Mon beau-père attribue de nouveaux bons de travail à nos techniciens et gère l’ensemble de la répartition. Je l’utilise pour superviser toutes les tâches, y compris la facturation.

En ce moment, nous avons 12 techniciens qui utilisent l’application mobile de Praxedo à plusieurs fins :

Pour répondre aux tâches urgentes; nous nous considérons comme un service d’urgence, prêt à être dépêché immédiatement. La synchronisation en temps réel est mise à profit, étant donné que les techniciens peuvent voir instantanément tous les changements de dernière minute apportés à leur horaire pendant qu’ils sont sur la route. Par exemple, ils peuvent confirmer instantanément au répartiteur qu’ils peuvent répondre à un nouvel appel de service à partir de l’application mobile.

Pour entrer tous les renseignements en un seul endroit, ils remplissent les bons de travail et ajoutent des images, comme des photos avant/après, des photos de fuites et des photos d’équipement à réparer.

Pour visualiser l’historique des bons de travail, au lieu de m’appeler chaque fois qu’ils vont réparer une pièce d’équipement, pour obtenir des renseignements sur l’historique de la réparation, ils ont toutes ces données à portée de main.

Pour gérer l’inventaire des pièces détachées, l’application leur fournit l’information relative à la disponibilité des stocks, comme l’endroit où la pièce est stockée, et ils peuvent consigner le matériel utilisé pour que nous puissions surveiller avec exactitude les niveaux d’approvisionnement.

Quels sont les principaux avantages de la solution Praxedo?

Nous sommes payés beaucoup plus rapidement.

La première chose qui me vient à l’esprit, c’est la rapidité avec laquelle nous pouvons maintenant envoyer nos factures. Avant Praxedo, nous devions attendre le jeudi suivant pour facturer à nos clients le travail réalisé deux semaines auparavant. Maintenant, nous envoyons la facture le même jour et sommes payés plus rapidement! Les paiements en temps opportun nous aident à régulariser notre flux de trésorerie et éliminent tout écart.

À ce sujet, l’automatisation de l’outil permet de s’assurer que chaque tâche terminée a fait l’objet d’une facture et a été payée, alors que, auparavant, nous ne pouvions pas vérifier si un travail avait ou non été clôture par un technicien. Nous supposions simplement qu’il avait fait le travail. Maintenant, chaque tâche est comptabilisée, et rien ne passe inaperçu.

Nous avons éliminé près de 200 appels au bureau par jour.

Nos techniciens sur le terrain nous appelaient autrefois pour chaque petit détail. Pour obtenir des renseignements sur les clients, pour nous faire savoir qu’ils étaient sur un chantier, pour connaître l’historique des travaux et pour savoir quel équipement ils devaient apporter. J’avais donc beaucoup d’appels à gérer durant la journée, alors que j’aurais pu occuper mon temps avec des choses plus importantes.

Praxedo sert de référentiel central permettant aux techniciens d’avoir accès à toutes les données déjà mentionnées, afin qu’ils n’aient plus besoin de m’appeler. Ils peuvent enfin travailler de façon plus intelligente, et pas plus fort.

Les formulaires personnalisés simplifient aussi énormément leur travail. Lorsqu’ils vérifient la présence de fuites, effectuent des travaux d’entretien ou doivent établir un devis pour un travail, les formulaires qu’ils utilisent sont entièrement formatés, ce qui ne laisse aucune place à l’erreur. Nous avons adapté les rapports sur les bons de travail à notre activité, alors mes techniciens savent exactement quelle information doit être saisie, et ils peuvent l’entrer rapidement et facilement dans l’application mobile.

Nous pouvons suivre l’activité des techniciens en tout temps.

Nous pouvons suivre nos techniciens et savoir exactement combien de temps ils passent sur le terrain. Lorsque notre équipe mobile met à jour son statut sur ses applications mobiles, cela nous permet de visualiser le rapport entre « temps de travail » et « temps réel » sur le terrain.

La fonctionnalité de carte numérique me renseigne sur la localisation de mes techniciens à tout moment donné. C’est un avantage énorme, car je peux littéralement m’arrêter sur le bord de la route pour leur attribuer de nouvelles tâches sans difficulté. Je devais autrefois utiliser une carte physique avec des épingles pour indiquer où se trouvait chaque technicien, mais cette façon de faire était évidemment peu pratique et n’était pas actualisée en temps réel.

De plus, si un technicien est en vacances ou en congé, l’outil nous permet de le bloquer virtuellement afin qu’aucun bon de travail ne lui soit attribué.

Nous pouvons informer les clients du statut d’une tâche.

L’envoi de messages automatiques lorsqu’un technicien change le statut de son travail est un excellent outil pour rendre les clients plus satisfaits. Les notifications en temps réel tiennent nos clients informés, et ils se sentent valorisés.

En deux mots, comment résumeriez-vous Praxedo?

Gain de temps et facturation plus rapide.

L’outil a beaucoup facilité le travail de chacun, tant sur le terrain qu’au bureau, et notre processus de facturation est plus rapide que nous ne l’aurions jamais imaginé. Toute l’information se trouve dans l’outil, fiable et prête pour la facturation dès que le travail est terminé.