Comment le groupe LT a réduit de 20 jours son délai de facturation.

Le Groupe LT, un des leaders Français de la location d’engins de BTP

Le Groupe Location Transport (Groupe LT) a été fondé en 2003. Ses activités se répartissent actuellement en trois pôles distincts :

• La location d’engins et de camions de chantier avec ou sans chauffeurs
• La location d’équipements de signalisation et de protection de chantier
• La location et l’entretien de modules de chantier (bases-vie, sanitaires, containers…)

Le Groupe LT réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires de l’ordre de 50 millions d’euros, en croissance régulière. Son effectif global compte 350 salariés, enrichi de manière saisonnière par de nombreux intérimaires. Le Groupe LT est principalement présent via ses agences dans le Sud-Ouest et l’Ile de France.

Un logiciel de gestion des intervention pour optimiser 200 missions quotidiennes

Les équipe du Groupe LT mènent environ 200 missions chaque jour auprès de leurs clients. Pour valider leurs prestations, les chauffeurs utilisaient auparavant un bon d’intervention papier, et chaque agence d’exploitation devait attendre que le chauffeur repasse dans ses locaux pour récupérer les bons d’interventions. Ensuite, ces bons étaient retraités manuellement pour établir la facturation. Tout ce travail administratif prenait un temps considérable.

Accélérer la facturation et standardiser les process d’intervention

En conséquence, la direction du Groupe LT a cherché à moderniser sa gestion d’interventions pour remplir plusieurs objectifs :

• Réduire son délai de facturation ;
• Optimiser et standardiser ses process internes, de la prise en compte de la demande du client jusqu’à l’envoi de la facture ;
• Améliorer la relation client

Le choix de Praxedo motivé par la robustesse et la fiabilité de la solution proposée

Pour Gérard Lapert, Directeur Technique du Groupe LT, les principaux critères pour choisir le logiciel de gestion des interventions pour son entreprise ont été la robustesse et la fiabilité de la solution proposée par Praxedo.
 
Cette robustesse et cette fiabilité ont pu être éprouvées par les tests menés pendant plusieurs semaines par les équipes de plusieurs agences du Groupe LT.
 
Par ailleurs, le fait qu’il s’agisse d’un logiciel de gestion des interventions proposé en mode SaaS, accessible dans le cloud et ne nécessitant aucune maintenance informatique, a également pesé dans le choix de Praxedo par le Groupe LT.

Personnaliser les formulaires en fonction des prestations menées

La souplesse de la solution de gestion d’interventions de Praxedo a permis aux équipes du Groupe LT de créer différents types de formulaires en fonction des prestations menées, qu’il s’agisse de location de camions ou d’engins de chantier, avec ou sans chauffeur, etc.
 
Les interventions sont planifiées par le service exploitation des agences du groupe, et chaque chauffeur reçoit directement sur son smartphone toutes les informations nécessaires pour mener à bien sa mission.
Côté exploitation, les tableaux de suivi permettent de savoir en temps réel si le chauffeur a reçu son ordre de mission et s’il l’a consulté.

Une fiabilisation des process d’intervention

Au moment du démarrage de sa mission sur le chantier, le chauffeur active ses statuts d’intervention, suit strictement toute la procédure de démarrage de chantier (check de l’état de l’engin, check des accessoires, check des consignes de sécurité, etc.). Tout cela est matérialisé par un ensemble de cases à cocher dans son bon d’intervention numérique, directement dans son application mobile Praxedo.
 
En fin de journée, il va saisir l’horaire de fin de mission, refaire un contrôle de l’état de son engin, prendre des photos si nécessaire, faire noter sa prestation par le client, signer son bon d’intervention et le faire contresigner électroniquement par le client.

Une transmission instantanée du bon d’intervention à l’agence d’exploitation et au client

Une fois validée, le bon d’intervention signé est transmis instantanément à l’agence d’exploitation concernée. Il peut ainsi être immédiatement traité par le service administratif pour établir une facture et l’envoyer au client.
 
Pour le Groupe LT, c’est très pratique car le bon d’intervention numérique peut être transmis immédiatement à toutes les parties prenantes : le client, l’agence d’exploitation, voire même à la société d’intérim lorsque la mission est réalisée par un intérimaire, ce qui est souvent le cas pendant les pics d’activité, notamment durant la période estivale.

20 jours gagnés sur le délai de facturation et une meilleure traçabilité

La réduction du délai de facturation était l’objectif premier de l’acquisition du logiciel de gestion des interventions Praxedo. Cet objectif est largement atteint avec une réduction de près de 20 jours du délai moyen de facturation sur les agences où la solution Praxedo a été déployée.
 
Ainsi, ce sont aujourd’hui 78 chauffeurs qui sont équipés de Praxedo, mais le Groupe LT va dans les 6 prochains mois en doter l’ensemble de ses 250 chauffeurs.
 
Les autres bénéfices de Praxedo sont une meilleure traçabilité des prestations ainsi qu’une relation client renforcée par une communication plus immédiate et plus transparente grâce aux bons d’interventions numériques.

Innovation et optimisation

Pour Gérard Lapert, Praxedo peut se résumer en deux mots Innovation et Optimisation : « Innovation, parce que Praxedo nous a permis d’être vraiment différents chez nos clients (…). Optimisation parce que, aujourd’hui, de la préparation de l’intervention à la facturation, on a revu nos process, on les a simplifiés pour réduire de près de 20 jours nos délais de facturation. »