Comment Ferrero Plomberie a gagné 20% de productivité.

Parlez-nous en quelques mots de Ferrero Plomberie et de ses activités…

Ferrero Plomberie est une société familiale qui existe depuis maintenant trois générations. J’en ai repris les rênes en 2015. Basés à Marseille, nous sommes spécialisés dans les interventions de plomberie et l’installation et la maintenance d’équipements de chauffage.
 
Nous travaillons essentiellement sur des marchés publics (Régie des transports de Marseille, bailleurs HLM, etc.). Cela représente 80% de notre chiffre d’affaires. Les 20% restants sont réalisés avec des particuliers et des syndics privés.
 
Ferrero Plomberie est une entreprise en plein développement. Nous réalisons une croissance moyenne de 15% de notre chiffre d’affaires depuis 3 ans, et nous recrutons 2 à 3 nouveaux collaborateurs chaque année. Actuellement, nous avons 14 salariés dont 11 techniciens en mobilité sur le terrain qui utilisent Praxedo au quotidien.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

J’ai repris l’entreprise il y a quatre ans. L’activité marche bien mais le fonctionnement basé sur le tout papier rencontre ces limites et finit par être un frein à la croissance de la société. Par exemple, avant Praxedo, nos plombiers passaient le matin au bureau pour récupérer chaque bon d’intervention pour les clients à visiter dans la journée. Le lendemain ils repassaient au siège pour les déposer, et ensuite c’était traité par le service administratif.
 
Vous imaginez les allers/retours que ça représente sur une année… Sans parler des erreurs de saisie, des rapports illisibles ou remplis à moitié, du compte-rendu d’intervention perdu ou noyé de café sur le siège de la camionnette… Bref, la situation n’était pas du tout optimale et ça faisait donc un moment que je réfléchissais à informatiser la gestion de nos interventions.
 

Un passage au digital imposé par les donneurs d’ordres

Ce qui m’a poussé à franchir le pas c’est la demande de nos clients sur les marchés publics. Nous sommes, depuis le début de l’année, en phase de renouvellement des contrats à bons de commande. Les donneurs d’ordre sont de plus en plus exigeants. Ils nous imposent de prendre des engagements contractuels sur les temps d’intervention, les temps de rétablissement. On doit maintenant traiter les interventions dans la journée, ou pour le lendemain matin. Les clients ne doivent plus attendre. Bref, on ne pouvait plus continuer avec nos bons d’interventions papier sinon il était clair qu’on serait rapidement mis sur la touche.
 
Nous devions prendre le virage du digital. J’ai donc mené des recherches sur les différents logiciels de gestion d’interventions disponibles sur le marché. Au final, après plusieurs comparaisons avec nos besoins, il s’est avéré que c’est la solution Praxedo qui était la plus en phase avec ce que nous cherchions.
 

Un besoin pour un logiciel de gestion d’interventions simple d’utilisation

Avec Praxedo, j’ai privilégié une solution qui était facile d’utilisation, car la plupart de mes techniciens ne sont pas du tout habitués à manipuler des applications mobiles dans le cadre de leur métier. Il fallait donc un logiciel très simple à prendre en main. C’était le premier critère.
 
Ensuite, il nous fallait une solution qui permette d’améliorer la planification, de pouvoir suivre les interventions des techniciens chez les clients pour avoir une meilleure vision de leur avancement. C’était impératif pour se donner les moyens de pouvoir tenir les engagements contractuels passés avec nos donneurs d’ordres, notamment sur les marchés publics.
 

Un besoin d’améliorer la relation avec les clients et les donneurs d’ordres

Nous cherchions également un logiciel de gestion d’interventions nous permettant d’améliorer notre communication avec nos clients finaux et nos donneurs d’ordres via l’envoi automatique de SMS ou d’emails pour éviter au client d’attendre sur le site ou le rassurer sur le fait qu’on est bien passé faire la réparation demandée, même s’il n’était pas présent.
 
D’ailleurs, la possibilité d’intégrer des photos avant/après dans les rapports d’intervention, et la possibilité d’avoir la signature électronique du client directement sur l’application du plombier en fin d’interventions, voilà deux fonctionnalités de Praxedo qui ont également pesé dans notre choix.
 
Au final, on cherchait une solution pour mener nos interventions de manière la plus professionnelle et carrée possible, et Praxedo est le logiciel de gestion d’interventions qui répondait le mieux à toutes nos exigences.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Avec Praxedo, nous avons donc d’un côté un module qui nous permet de faire facilement la planification des interventions de nos techniciens sur le terrain, et de l’autre une application mobile qui permet à chacun de nos plombiers d’avoir son bureau dans la poche de sa tenue.
 
Pour la planification, c’est moi qui m’en charge avec ma secrétaire. Ce qui est vraiment appréciable, c’est qu’on peut très facilement organiser les interventions plombier par plombier, en fonction des types de mission à mener, des compétences de chaque technicien, et de leur localisation géographique par rapport au site d’intervention. On peut mélanger facilement les urgences et les visites de contrôle.
 
En plus, Praxedo nous donne une vision d’ensemble en un coup d’œil. Avec les statuts d’intervention qui sont activés par les techniciens, on sait à tout moment où ils en sont, et ensuite, on peut si besoin, plusieurs jours après, se reporter au planning pour savoir immédiatement qui a fait quoi.
 
Par ailleurs, je crée les formulaires des comptes-rendus d’intervention. Pour ça, Praxedo est très souple. Je peux les modifier, ajouter des champs en fonction des retours terrain, ou ceux de ma secrétaire. C’est très pratique même pour les chantiers où mes plombiers ont des interventions longues à réaliser. Mon chef de chantier prend des notes sur l’application. De semaine en semaine, ça lui permet d’avoir un suivi des réunions de chantier directement sur son application. Ça lui facilite vraiment la vie. Avant avec le papier, c’était compliqué d’avoir un suivi de chantier fiable. Maintenant tout est noté dans l’appli, il a juste à s’y connecter, et en un clic c’est fait.
 
D’ailleurs, je me sers aussi de Praxedo pour faire des devis. C’est facile : je crée un formulaire « Devis », je prends des photos du site avec l’application sur le smartphone, je saisis toutes les informations que me donne le client et ensuite, une fois de retour au bureau je peux lui envoyer le devis dans l’heure qui suit.
 
Du côté de mes techniciens, je les ai dotés d’un smartphone anti-choc et je leur ai installé l’application mobile Praxedo. D’ailleurs, c’est vraiment bien qu’on puisse utiliser l’application sur un smartphone, car une tablette c’est trop fragile. Là le smartphone il est dans leur poche, pas de risque. Je n’ai eu aucune casse jusqu’à présent.
 
Au début, mes techniciens étaient un peu réticents. Ce sont pour la plupart des anciens, ils ont leurs habitudes de travail et ils n’aimaient pas trop l’idée de laisser tomber leurs papiers. En plus, ils avaient l’impression que j’allais passer mon temps à les contrôler… Mais, franchement, en quelques jours d’utilisation, j’en ai plus entendu parler.
 
Ils ont très vite compris à quel point Praxedo allait leur faciliter la vie. Ils n’ont même plus besoin d’écrire leurs comptes-rendus, ils se mettent en mode dictée et ils peuvent saisir les comptes-rendus à la voix directement dans l’application. C’est beaucoup plus rapide et beaucoup plus fiable que de remplir un bon d’intervention papier à la main. Tout est dedans : les informations sur chaque client, chaque équipement. On a les historiques d’intervention. Mes techniciens peuvent prendre des photos avant/après. On peut zoomer dessus. C’est top pour les clients car ça évite les litiges, notamment quand le client n’est pas présent sur le site. Il voit exactement ce qui a été fait.
 
Et puis, les photos c’est bien aussi pour mes plombiers qui peuvent entourer, dessiner sur les photos pour localiser les fuites, et autres problèmes.
A la fin de chaque intervention, ils font signer le client électroniquement directement dans l’application.
 
Enfin, je dois dire que, assez régulièrement, je dois faire du télétravail. Et avec Praxedo, ce qui est très pratique, c’est que je peux y accéder de chez moi. Le fait que ce soit du cloud c’est vraiment bien. En plus, je n’ai pas besoin d’avoir une grosse connexion. Avec ma box, ça suffit largement. Je peux travailler de chez moi, créer les plannings d’interventions, suivre ce que font mes techniciens en temps réel. Ça fonctionne parfaitement.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Pour commencer, Praxedo a révolutionné la vie des mes plombiers avec les comptes-rendus dans l’application. Ils se mettent en mode « dictée » et l’application saisit automatiquement les champs du formulaire. Ça élimine les problèmes de saisie et ça nous enlève au bureau toute la ressaisie. Avant, avec ma secrétaire, on y passait des heures. Maintenant, c’est automatique. Tout est dans le compte-rendu d’intervention généré par l’application.
 
Praxedo nous permet d’être beaucoup plus « carré » qu’avant. On a un suivi pointilleux des interventions. Avec l’activation des statuts, on sait où en est chacun des techniciens. Il est à l’heure ? Il est en retard ? Il est en route ? On peut suivre la rentabilité de chaque plombier, pour le suivi administratif et financier c’est top.
 

Un gain de 20% de productivité sur les interventions de plomberie

En plus, en digitalisant notre gestion des interventions, on a gagné en productivité. On gère mieux les plannings, les temps de trajet, on gagne du temps sur la réalisation des interventions.
 
Globalement, depuis qu’on a Praxedo, chacun de mes plombiers fait une intervention en plus par jour en moyenne. Ce qui représente un gain de productivité de l’ordre de 20%. Pour une entreprise comme la nôtre, c’est considérable !
 
En outre, Praxedo nous permet d’avoir une meilleure visibilité sur leur temps de travail effectif, ça limite les abus sur les heures supplémentaires. Avec les statuts d’intervention, on sait quand ils commencent et quand ils terminent leur journée.
 
Praxedo nous a donc permis de fluidifier notre gestion d’interventions. Maintenant, je vois tout ce qui se passe, j’ai accès à toutes les informations en temps réel et on ne perd plus d’informations.
 

Une nette amélioration du délai de facturation

Nous avons fait de gros progrès sur notre délai de facturation. Avant, on mettait 3 ou 4 jours à envoyer les factures, aujourd’hui elles sont envoyées dans la journée même de l’intervention. Et comme on envoie les factures plus rapidement, on gagne en trésorerie. L’argent rentre plus vite dans les caisses. En plus, avec la signature électronique sur l’application, les clients valident tous les comptes-rendus, et surtout chaque intervention fait l’objet d’un compte-rendu et donc d’une facturation. Avant, ce n’était pas forcément le cas.
 
Les techniciens pouvaient perdre certaines interventions et ils ne me le disaient pas. Ou alors ils faisaient une intervention en plus chez le client et ils ne le mettaient pas dans leur bon d’intervention papier, du coup on avait des interventions qui n’étaient pas facturées. Maintenant, c’est terminé. Grâce à Praxedo, on a vraiment gagné en fiabilité sur la facturation.
 

Une professionnalisation de la gestion d’interventions

De manière générale, que ce soit sur la planification, la fiabilité des comptes-rendus d’intervention, ou la facturation, je dirai que Praxedo nous a permis de professionnaliser nos activités. Et aux yeux de nos donneurs d’ordres comme de nos clients, ça fait une vraie différence.
 
On n’a plus du tout de factures rejetées de la part de nos bailleurs sociaux ou des syndics avec qui on travaille. Ils ont les comptes-rendus « carrés » avec toutes les informations, les photos. Rien ne manque. Tout est clair et transparent.
 
Et d’ailleurs, je conseille à tous les plombiers qui, comme nous, travaillent avec des marchés publics, de s’équiper d’un logiciel de gestion d’interventions. Car les donneurs d’ordres sont de plus en plus exigeants et poussent en ce sens.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

J’ai une vision assez simple de notre avenir avec Praxedo. On va continuer à recruter d’autres techniciens et à les équiper de nouvelles licences.
 
Par ailleurs, j’aimerais rapidement monter en gamme d’ici l’année prochaine sur notre catégorie d’abonnement pour avoir accès à des modules très intéressants comme le SmartScheduler qui permet d’automatiser en grande partie la conception des plannings des techniciens. Vu qu’on a de plus en plus de plombiers dans notre équipe, ça commence à devenir pertinent pour nous.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Le premier pour moi, c’est « Rentabilité ». Depuis qu’on a mis en place Praxedo, nous sommes plus rentables sur nos interventions. Les comptes-rendus se font plus vite, et les factures partent dans la journée au client. Du coup, Praxedo a contribué à améliorer notre trésorerie et s’est révélé être un vrai levier de croissance pour Ferrero Plomberie.
 
Le second mot-clé c’est « Satisfaction ». Là je fais référence à nos clients. Depuis qu’on s’est équipés de Praxedo, on a gagné en fluidité, en réactivité dans nos interventions. Et on s’est professionnalisé avec de vrais comptes-rendus, bien faits, complets, avec photos, etc. En plus, on peut envoyer des notifications SMS ou Email à nos clients quand les techniciens sont en route pour leur intervention, bref, on le voit au quotidien, le regard de nos clients a changé. Et c’est la même chose pour nos donneurs d’ordres qui sont ravis de notre utilisation de Praxedo car ça nous permet de répondre à leurs attentes.