Sanovia Environnement gagne une demi-journée de travail par technicien chaque semaine.

Parlez-nous en quelques mots de votre société SANOVIA ENVIRONNEMENT et de ses activités…

La société SANOVIA ENVIRONNEMENT a été créée en janvier 2017. Nous avons commencé nos activités en mars 2017.
 
SANOVIA ENVIRONNEMENT exerce ses activités dans le domaine de l’assainissement, et notamment dans l’entretien des canalisations et des ouvrages d’eaux pluviales et d’eaux usées. Aujourd’hui, nous intervenons sur toute la région Ile de France.
 
Pour mener à bien nos interventions, nous disposons d’une flotte de véhicules spécifiques à notre métier. Ainsi, nous sommes équipés de véhicules hydro-cureurs, qui débouchent les canalisations. On a aussi des véhicules mixtes hydro-cureurs qui font à la fois du curage et du pompage de bacs à graisse de restaurants, ou de fosses septiques.
 
SANOVIA ENVIRONNEMENT travaille à la fois pour le secteur public, des entreprises, et un peu pour une clientèle de particuliers. Nous traitons ainsi environ une centaine de clients sur l’Ile de France et nous réalisons un peu plus de 8000 interventions par an.
 
Depuis la création de la société en 2017, nous connaissons une croissance régulière et forte de notre chiffre d’affaires, de l’ordre de 30% par an en moyenne.
 
SANOVIA ENVIRONNEMENT compte à l’heure actuelle 12 salariés, dont 8 techniciens en charge des interventions sur le terrain. Mais les effectifs évoluent rapidement car nous embauchons régulièrement de nouveaux collaborateurs.

Quelles problématiques vous ont conduit à choisir la solution Praxedo ?

Pour tout vous dire, je connaissais déjà Praxedo avant même de lancer SANOVIA ENVIRONNEMENT. En effet, je travaillais dans une grande entreprise du domaine qui utilise depuis longtemps le logiciel de gestion d’interventions Praxedo. Je l’avais vu fonctionner, et j’avais vu ce qu’il était capable de faire.
 
Après ça a été une question de timing. Quand j’ai monté ma société, j’ai d’abord utilisé Excel pour la planification, puis ensuite nous avons évolué vers le planning Google Agenda, et ensuite on est finalement passé chez Praxedo.
 
C’était prévu dans mon plan dès le départ, et le passage à Praxedo s’est fait naturellement avec la croissance de l’activité et la forte augmentation du nombre d’interventions à traiter.
 

Des plannings de techniciens trop chronophages à concevoir

Assez rapidement, avec la multiplication des techniciens et des interventions, concevoir les plannings des tournées était devenu une tâche très chronophage. Surtout que chez nous les plannings sont « vivants » et se modifient en permanence. La vérité du jour n’est pas forcément celle du lendemain. Notre premier enjeu était donc sur la planification et la capacité à gérer efficacement des plannings très mouvants avec souplesse et réactivité.
 
Mais on avait d’autres problématiques qui ont fait que je savais qu’il nous fallait assez rapidement déployer Praxedo chez nous.
 
En premier lieu, la remontée des informations terrain était lente et lourde. Les techniciens devaient repasser au bureau 2 fois par semaine en moyenne pour remettre leurs carnets à souche avec leurs fiches d’interventions. Avec les embouteillages, les trajets aller/retour leur prenaient beaucoup de temps qu’ils auraient mieux employé à intervenir chez les clients.
 

Renforcer la relation de proximité avec les clients

En matière de couverture locale de notre marché, j’ai fait en sorte que mes techniciens soient domiciliés un peu partout en Ile de France pour assurer une couverture géographique efficace. Ils interviennent chacun sur des zones géographiques définies. Cela nous permet d’intervenir rapidement chez des clients et de proposer un vrai service de proximité à nos clients. Cependant, quand il s’agissait pour mes techniciens de repasser au bureau, ça leur prenait un temps fou.
 
On perdait donc en productivité et en rentabilité. Maintenant, le logiciel de gestion d’interventions Praxedo nous a permis de renforcer cette stratégie d’intervention localisée.
 

Un manque de qualité des comptes-rendus

Nous avions également un enjeu sur « l’exploitabilité » des comptes-rendus d’interventions. Les techniciens sont souvent pressés. Ce ne sont pas des écrivains. Du coup, on avait quand même beaucoup de rapports d’interventions qui étaient difficiles à lire, parfois incomplets, ce qui pouvait poser ensuite un problème pour le traitement administratif et la facturation.
 

Un besoin de transmission des informations en temps réel

Enfin, je dois préciser que SANOVIA ENVIRONNEMENT travaille beaucoup en sous-traitance pour des donneurs d’ordres et notamment pour des entreprises de plomberie. Une fois que mes techniciens sont intervenus pour déboucher une canalisation, les plombiers veulent disposer de la fiche d’intervention en temps réel. En fonctionnant en mode papier, ce n’était pas possible. Avec Praxedo, c’est facile de leur envoyer les éléments immédiatement.
 
Donc, je suis allé directement voir Praxedo parce que je connaissais la solution pour l’avoir vue fonctionner avec succès dans les entreprises d’assainissement où j’avais travaillé auparavant. D’ailleurs, il faut dire que, dans le milieu de l’assainissement, tout le monde connaît Praxedo car la solution équipe tous les grandes entreprises du secteur.

Comment s’est passé le processus de déploiement du logiciel de gestion d’interventions Praxedo dans votre société ?

Il s’est très bien passé. Et rapidement.
 

Un déploiement rapide et efficace

Nous avons d’abord fait une demande sur le site de Praxedo. Dès le lendemain, nous avons été contactés par le service commercial et un rendez-vous a été pris.
 
Quelques jours plus tard, nous avons eu la visite d’un CSM (Customer Success Manager) accompagné d’un des patrons de Praxedo. Ils nous ont présenté l’outil de manière très claire et très complète. Ça nous a renforcés dans l’idée que c’était effectivement bien la solution qu’il nous fallait pour notre activité d’assainissement.
 

Une solution opérationnelle en 3 semaines

Ensuite, le CSM nous a bien accompagné (à distance et sur place) pour le déploiement. Tout cela s’est fait de manière très fluide, très pédagogique. La formation s’est faite très rapidement car la solution est vraiment simple à utiliser. En trois semaines, on disposait de la solution pleinement opérationnelle entre les mains, paramétrée pour nos activités, en fonction de nos besoins métiers.

Un accompagnement personnalisé et un support réactif

Et par la suite, encore aujourd’hui, nous sommes accompagnés par notre CSM Praxedo qui assure un suivi régulier de nos performances, qui nous aide quand on en a besoin. Le support est vraiment personnalisé et très réactif à nos demandes. C’est vraiment très appréciable.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Il y a deux familles d’utilisateurs de Praxedo chez SANOVIA ENVIRONNEMENT.
 

8000 interventions planifiées par an

En premier lieu, il y a l’équipe de planification, mes deux assistantes et moi-même, qui utilisons l’interface web de planification sur nos ordinateurs. Chez nous, la conception des plannings c’est un vrai sujet. On planifie des interventions chaque jour, toutes les heures. 8 000 interventions par an.
 

Une gestion mixte des urgences et des récurrences

On gère beaucoup d’urgences et on doit mixer cela avec toutes les interventions de maintenance que l’on doit également assurer sur des chantiers, des canalisations, etc. Praxedo est vraiment d’une aide précieuse pour gérer à la fois les urgences et les récurrences. C’est facile à faire.
 
Par ailleurs, avec l’interface de planning, on a une vision en permanence de l’activité de nos techniciens sur le terrain. On est notifié dès qu’un technicien change un statut d’activité. C’est vraiment bien pour savoir quel technicien est disponible à quel moment pour intervenir sur une urgence chez un client.
 

Une application mobile pour fiabiliser les comptes-rendus d’interventions des techniciens

La seconde famille d’utilisateurs de Praxedo chez nous, ce sont nos techniciens sur le terrain. Eux utilisent l’application mobile sur laquelle ils ont leurs ordres d’interventions et leurs formulaires à compléter.
 
Ça fonctionne ainsi : chaque soir, on envoie au technicien son planning du lendemain. Il se connecte et en prend connaissance. Quand il a regardé son planning, on reçoit automatiquement une notification. C’est très pratique parce que ça nous évite des ratés qu’il pouvait y avoir avant Praxedo. Là, on sait qu’il sait ce qu’il a à faire le lendemain.
 
Ensuite, le lendemain, le technicien se met en route et active son statut d’activité « en route ». Puis il réalise ses interventions sur les différents sites qu’on lui a indiqués. Pour le déjeuner, il se met « en pause ». Il reprend sa tournée l’après-midi, et en fin de journée, il se met en statut « retour maison ». Et si jamais on a une urgence dans sa zone, on sait à quel moment on peut le solliciter.
 

Expliquer quand une intervention n’est pas réalisable

On a fait faire une évolution à Praxedo dans les formulaires. Quand un technicien arrive sur un site et que l’intervention, pour une raison ou une autre, ne peut pas être réalisée, son application lui pose la question : « intervention réalisable ? Oui/Non ». S’il coche « Non », le formulaire lui ouvre un champs texte pour en indiquer la raison. Il doit prendre une photo, l’intégrer dans le formulaire, puis faire signer le rapport sur son smartphone au contact du client sur le site.
 
Ce qui permet de valider officiellement que l’intervention n’est pas réalisable et pour quelle raison. Ainsi, pas de contestation possible de la part du client.
 

Toutes les informations nécessaires dans la poche du technicien

Concernant les types d’informations qu’on pousse au technicien dans son application mobile, on va par exemple lui dire qu’il s’agit du débouchage d’une canalisation dans un parking sous-terrain. On va lui indiquer à quel étage se situe l’intervention. On va aussi lui donner le nom et les coordonnées du contact du client présent sur le site (dans 90% des cas), lui préciser la nature du travail à effectuer, si l’endroit est accessible ou non pour notre matériel lourd, etc.
 

Des formulaires d’interventions personnalisés

On a paramétré différents formulaires en fonction de nos catégories d’interventions :

• Pour les pompes de relevage
• Pour les caméras (inspection télévisée des canalisations)
• Pour l’immobilier (les petites canalisations d’immeubles de type résidences, hôpitaux, écoles, etc.)
• Pour l’assainissement (interventions sur la voirie pour déboucher des grosses canalisations, des égouts, etc.)

Des formulaires d’interventions faciles à remplir et fiabilisés

Les formulaires sont paramétrés, faciles et rapides à compléter avec des questions à choix multiples, des cases à cocher. On limite au maximum les champs textes pour faire gagner du temps au technicien et surtout standardiser l’information collectée, ce qui la rend plus facilement exploitable ensuite pour le traitement administratif.
 
Enfin, on a paramétré les formulaires pour un cheminement du technicien par étape par étape dans son rapport d’intervention. Il doit compléter l’étape 1 pour accéder à l’étape 2, il doit intégrer des photos, remplir toutes les étapes jusqu’à la signature du client, sinon il ne peut pas valider son intervention dans l’application. Ça a considérablement renforcé la fiabilité de nos comptes-rendus, à un point que vous n’imaginez pas…

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Entre 2 et 4 interventions en plus par technicien chaque semaine

Le tout premier gain à mettre en avant c’est le temps gagné, la productivité sur le terrain. Les techniciens ne sont plus obligés de repasser au bureau deux fois par semaine, et peuvent faire des interventions en plus à la place.
 
Pour parler de productivité, je dirais que j’ai gagné au moins une demi-journée de travail par technicien par semaine. Pour chaque technicien ! Sachant qu’un technicien réalise en moyenne 2 ou 4 interventions facturées par demi-journée, ça compte énormément pour une petite PME comme nous. Du coup, on a aussi considérablement amélioré la rentabilité de l’activité de nos techniciens.
 

15% d’économie sur les dépenses de carburant

Par ailleurs, l’optimisation des trajets que permet la planification dans Praxedo, le fait justement d’éviter les allers-retours avec le bureau, tout cela nous a fait gagner environ 15% sur les coûts en carburant de nos véhicules. Je précise que chaque véhicule fait au moins 2 pleins d’essence à 100 euros par semaine. Donc à la fin de l’année, l’économie comment à se faire sentir.
 

6000 euros par an d’économie sur les dépenses de papier

Sur le papier, ensuite, nous avons énormément diminué la charge administrative des techniciens. C’est un fait indéniable : il n’y a quasiment plus de papier dans notre process, sauf vraiment pour quelques clients qui insistent pour avoir leur compte-rendu papier. Mais franchement, ça doit arriver 1 ou 2 fois par mois par technicien, pas plus. C’est marginal.
 
En tant que patron de l’entreprise sourcilleux sur sa comptabilité, ça me fait faire des économiques de carnets à souches. Il faut savoir que 20 carnets à souches ça coûte 1000 € à l’entreprise. 1 carnet à souches nous durait 2 mois pour l’ensemble des techniciens. J’ai calculé que Praxedo me fait faire 6000 euros d’économies par an juste sur le papier. Encore une fois, nous sommes une petite entreprise et chaque économie compte.
 

Un meilleur confort de travail pour les techniciens et l’administratif

Ensuite, pour aller sur des gains plus qualitatifs, je dirais qu’on a gagné un grand confort de travail, tant pour les techniciens sur le terrain que pour le traitement administratif. D’ailleurs, chaque fois qu’un nouveau technicien rejoint notre équipe, on lui met Praxedo dans les mains, et en moins d’une semaine il sait parfaitement s’en servir.
 

Un mode Offline pour une application disponible 100% du temps

Toujours par rapport au travail du technicien, le mode Offline de l’application mobile Praxedo est très utile pour les interventions dans les parkings souterrains, des sous-sols, des endroits où il n’y a pas forcément de réseau. La synchronisation une fois qu’ils sont sortis à l’air libre, c’est très pratique. Du coup l’application mobile fonctionne partout et tout le temps. C’est un vrai plus pour les techniciens.
 

Des rapports d’interventions de meilleure qualité

Enfin, je dirais qu’on a gagné sur la qualité de saisie des informations dans les rapports des techniciens. C’est clair, c’est complet, c’est lisible, c’est standardisé et donc parfaitement exploitable pour notre traitement administratif. Et les photos permettent d’éviter tout litige avec les clients.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Une connexion envisagée avec le progiciel EBP

Nous sommes équipés d’un ERP nommé EBP, qui nous permet d’assurer la gestion complète de l’entreprise. Du coup, je pense que la prochaine étape va être, assez rapidement, de connecter EBP avec notre logiciel de gestion d’interventions Praxedo pour assurer une intégration totale de notre cycle d’intervention, de la prise en compte de la demande du client jusqu’à l’édition de la facture en bout de chaîne.
 

Davantage de fonctionnalités analytiques

Il y a aussi les fonctions analytiques de Praxedo que l’on voudrait acquérir, comme Cockpit et Analytics qui permettent de suivre des indicateurs de performance sur nos activités terrain en temps réel. Cela pourrait être très utile dans un futur proche d’exploiter ces fonctionnalités.
 

Acquisition de licences Praxedo supplémentaires

Et puis, on prévoit encore d’embaucher plusieurs techniciens pour accompagner la croissance de notre activité dans les mois qui viennent, et bien entendu, chaque technicien sera doté d’une nouvelle licence Praxedo.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Pour résumer notre expérience quotidienne de Praxedo, je dirai « Rapidité » et « Efficacité ».
 
En premier lieu « Rapidité », car Praxedo est une solution qui s’est déployée très rapidement chez nous, en moins de trois semaines. Ensuite, c’est une solution qui nous a rendu plus rapides vis-à-vis de nos clients. On est plus réactifs, on réagit mieux aux urgences, l’information circule beaucoup plus vite entre la planification et le technicien, puis entre le technicien et la conduite d’activité. Et, au final, entre nous et nos clients.
 
Puis, je dirais « Efficacité », un peu pour les mêmes raisons. On fait plus d’interventions chaque semaine. On a gagné une demi-journée de travail par technicien par semaine. C’est énorme. Ensuite, les comptes-rendus d’interventions sont propres, nets et 100% exploitables, ce qui nous a permis d’accélérer nos délais de facturation.
 
Praxedo nous a rendu meilleurs vis-à-vis de nos clients et de nos donneurs d’ordres. On a franchi un cap en termes de productivité et d’image de marque, et ça nous aide au quotidien pour faire croître notre activité.