The Draft Guys a réduit son temps de planification de 87,5% depuis le déploiement de Praxedo.

Pouvez-vous nous parler de Draft Guys et de ce que vous offrez?

Notre entreprise, The Draft Guys, a été créée en 2013. À l’époque, j’étais propriétaire d’une boîte de nuit populaire et j’étais le plus gros client de Molson. J’ai remarqué que l’entreprise qui desservait les stations de bière de Molson ne faisait pas le meilleur travail. J’ai vite compris que quelqu’un devait le faire mieux, ce qui m’a incité à ouvrir une succursale et à lancer ce type d’entreprise moi-même.

Nous sommes des techniciens de bière pression qui installent, entretiennent et réparent l’équipement des brasseries et des microbrasseries dans toute la province du Nouveau-Brunswick et dans une partie de la Nouvelle-Écosse, au Canada. Deux de nos principaux clients sont Molson et Labatt, et leurs clients sont nos clients, ce qui représente environ 1 000 clients dans la province.

La majeure partie de notre travail consiste à rincer leurs conduites de bière pression à l’eau, puis à remettre de la bière, à nettoyer et à entretenir l’équipement. Nos clients ont entre 10 et 20 conduites de bière pression, ce qui nécessite un rinçage régulier toutes les six à huit semaines. Parfois, ils doivent même le faire plus tôt, par exemple toutes les quatre semaines.
 
Nous vendons aussi des pièces de l’équipement utilisé pour fabriquer la bière. Du fût au robinet, ces pièces vont des pompes aux robinets, en passant par les lave-verres et les moteurs, et elles ont tendance à se briser régulièrement. Nous fournissons ces pièces à nos clients durant nos appels de service, lorsque nous remarquons qu’elles ne sont plus fonctionnelles.

Pourquoi avez-vous choisi Praxedo?

Nous savions qu’un de nos concurrents utilisait quelque chose de similaire, j’ai donc décidé d’explorer un peu plus l’idée pour savoir comment nous pouvions stimuler la productivité de nos techniciens. Une autre option était de devenir propriétaires du logiciel, mais je savais que cela pouvait être coûteux. Je devrais faire moi-même les mises à jour en plus de payer pour chacune d’elles.

Je savais que je pouvais trouver une entreprise qui gère déjà bien la gestion de la répartition et offre un soutien technique sans frais mensuels exorbitants. J’ai même eu une consultation auprès d’un acteur important du Gartner Magic Quadrant qui s’occupe de CRM, et il ne répondait pas à tous nos besoins. La solution semblait compliquée et comportait trop de modules.

Solution très réactive et configurable

Dès que j’ai communiqué avec Praxedo, j’ai reçu une réponse en quelques minutes. La consultation s’est bien déroulée, et la solution semblait moins compliquée. Les fonctionnalités étaient configurables, ce qui était important pour moi, parce que j’ai des besoins commerciaux particuliers et qu’il fallait que la solution fonctionne comme je le voulais. On m’a offert une période d’essai gratuit de trois mois, durant laquelle j’ai pu utiliser mon ancien système et Praxedo en même temps, ce qui m’a permis de les aligner, de les comparer et de voir si tout fonctionnait correctement avec la comptabilité, ce qui a été le cas. Dès le premier jour.

Qui, dans votre organisation, utilise Praxedo, et comment?

Application mobile conviviale

Nous sommes trois personnes qui utilisent l’application mobile tous les jours. Elle nous aide vraiment à planifier nos bons de travail et nos routes, il va sans dire, mais j’aimerais attirer l’attention sur le fait que cela nous permet de vendre beaucoup plus. Nous avons toujours remplacé les pièces et les équipements de nos clients lorsqu’ils brisaient, mais mes techniciens oubliaient souvent de les facturer. Avant Praxedo, il nous arrivait souvent d’oublier de documenter des ventes, et nous étions trop gênés pour rappeler le client afin de lui dire que nous avions oublié de lui facturer quelque chose.

Je configure Praxedo de telle sorte que, lorsque mes techniciens ouvrent un bon de travail, ils sont invités à saisir l’équipement qui a été remplacé sur le site avant même de pouvoir le fermer. Ils ne peuvent pas terminer leur bon de travail sans fournir ces renseignements précis. Maintenant, nous n’oublions jamais d’ajouter une pièce de rechange à une facture et nous facturons à nos clients le travail que nous avons réellement effectué, au lieu d’être obligés de laisser passer des choses et de perdre de l’argent en cours de route. Quand vous calculez toutes les pompes et tous les robinets que nous changeons dans une semaine, cela s’additionne vraiment. C’est ce qui nous permet de gagner de l’argent.

Interface Web intuitive pour les plans d’entretien récurrents

La plateforme Web fonctionne très bien. L’essentiel de mon activité consiste en l’entretien des stations de bière pression, et Praxedo offre plusieurs moyens d’organiser les visites chez nos clients. Je peux établir des fréquences régulières et les relier aux chantiers afin de ne jamais manquer une visite. Mes plans d’entretien sont faciles à gérer, et je peux envoyer un rapport unique aux clients dès la clôture d’un bon de travail.

Planification plus intelligente

Je suis responsable de la répartition, et c’est vraiment utile pour optimiser les tâches, en définissant des paramètres qui ont du sens pour moi.

Je peux aussi maximiser ma planification des routes, ce qui est important pour mon entreprise, compte tenu des longues durées de déplacement entre chacun des sites de nos clients. Le Nouveau-Brunswick et la Nouvelle-Écosse sont très vastes pour ce qui est de la concentration de brasseries et de microbrasseries. Nous devons parfois rouler plusieurs heures entre deux sites de clients. On dirait qu’il n’y a pas deux brasseries voisines. Nous passons tellement de temps sur la route que Praxedo a été indispensable pour réduire ce temps.

Quels principaux avantages Praxedo offre-t-il à Draft Guys?

Comptabilité

Je pense que, parmi nous tous, mon comptable est le plus heureux de la transformation numérique. Nous avons environ 1 000 clients, et les processus manuels nécessaires avant la mise en œuvre nous prenaient énormément de temps.

Imaginez le tableau : mon comptable reçoit 1 000 rapports sur les bons de travail par semaine, un pour chaque client. Il recueille aussi les reçus pour 200 pièces d’équipement vendues à ces clients. Ce sont 1 200 feuilles de papier qui doivent être saisies dans le système, recomptées, utilisées pour créer des factures, puis classées. C’était un processus fastidieux chaque semaine.

Aujourd’hui, sa vie est beaucoup plus simple. Il lui suffit d’extraire un rapport de Praxedo, détaillé par brasserie, service effectué, équipement vendu. Laissez-moi vous dire que l’argent que j’économise maintenant en frais comptables se chiffre à plusieurs milliers de dollars par année, car il n’a plus besoin de travailler autant qu’avant.

Gain de temps lors de la planification

Notre processus de planification prévoit généralement des délais de 14 jours. Au lieu de passer quatre heures par semaine pour établir l’horaire à venir, je peux le faire en 30 minutes! Je gagne trois heures et demie par semaine pour me concentrer sur des choses plus importantes. À bien y penser, j’ai réduit le temps de planification de 87,5 %.

Adoption plus rapide par les utilisateurs

Mes techniciens ne sont pas de super techniciens, et c’était un souci pour eux avant la mise en œuvre. Dès qu’ils ont commencé à utiliser l’application mobile, ils ont compris ses avantages. Cela leur a simplifié la vie, ils aiment davantage leur travail et personne ne se plaint. En fait, je parie qu’ils seraient assez déprimés si nous revenions à l’utilisation des formulaires papier. L’application était si facile à utiliser qu’ils l’ont rapidement adoptée.

Optimisation des routes de service

Nous vivons dans une province où nos clients (les brasseries) sont dispersés un peu partout. Avant Praxedo, mes techniciens faisaient parfois quatre heures et demie de route entre deux sites de clients pour se rendre compte que le service n’était plus nécessaire ce jour-là.

Dorénavant, chacun de nous se voit attribuer des territoires particuliers, et mes techniciens ne conduisent plus autant qu’avant. Grâce aux routes optimisées, nos bons de travail sont gérés plus efficacement, et les distances entre les chantiers sont le plus courtes possible.

Praxedo analyse automatiquement nos contraintes opérationnelles afin que le bon technicien soit affecté à chaque tâche. Cela nous permet non seulement de gagner du temps et de rendre les techniciens heureux pendant qu’ils sont sur la route, mais aussi d’économiser sur les frais de carburant.

Fonction de cartographie

Le statut de nos bons de travail est toujours affiché sur une carte, ce qui me permet de mieux visualiser le travail de chaque technicien. Grâce à la cartographie intégrée, je peux prendre des décisions axées sur les données, car l’information est facile à comprendre et présentée en temps réel.

Historique et traçabilité

Nos clients nous appellent parfois pour nous demander à quand remonte notre dernière visite. Grâce à la fonction de suivi de l’historique, je peux leur indiquer l’heure exacte de notre dernière visite. Nous n’avions jamais pu le faire avant de mettre en œuvre une solution numérique de gestion de la répartition.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre partenariat avec Praxedo?

En ce moment, nous sommes trois techniciens au total pour l’ensemble du Nouveau-Brunswick et une partie de la Nouvelle-Écosse. À l’heure actuelle, les principaux acteurs sont nos clients, et les choses vont très bien. Tout est vraiment une question de contrats. Plus j’obtiens de contrats, plus notre équipe s’agrandit. J’ai l’intention d’embaucher d’autres personnes une fois que nous aurons élargi notre présence en Nouvelle-Écosse.

De plus, j’ai lancé il y a trois mois une nouvelle entreprise de services, où nous acheminons le gaz à nos clients. L’idée, c’était de l’exploiter pendant quelques mois et de vérifier les réservoirs de gaz pour voir s’ils savaient où ils étaient et si les numéros correspondaient à l’aide d’un système de code-barres que l’équipe de soutien de Praxedo avait créé pour nous. Ils ont récemment fini la vérification, et notre partenaire a dit qu’il s’agissait d’une vérification parfaite sans aucun écart, ce qu’il n’avait jamais vu dans sa carrière. Notre partenaire nous a demandé quelle solution nous utilisions pour le système de code-barres… je m’attends à ce que Praxedo fasse plus d’affaires dans un avenir rapproché!

En deux mots, comment résumeriez-vous Praxedo?

Convivialité – La plateforme est super simple, et en tant que propriétaire d’entreprise, vous ne pouvez pas trouver mieux. J’avais besoin de quelque chose que mes techniciens adopteraient instantanément, et il faut trouver des fonctions qui facilitent le travail de tous. C’est exactement ce que j’ai obtenu.

Efficacité – Le temps que mes techniciens ont gagné sur la route les rend beaucoup plus productifs. Nous pouvons servir plus de clients dans une journée grâce au temps supplémentaire que nous avons dégagé. Au réveil, ils ouvrent leur téléphone et ont accès à leur horaire et à leurs routes pour la journée. Nous ne consommons pas autant de carburant pour nous rendre d’un client à l’autre, et la planification avancée a été le principal facteur d’amélioration de la qualité du service.