Comment Boardwalk a augmenté l’efficacité de ses processus opérationnels et amélioré ses relations avec les entrepreneurs

Parlez-nous en quelques mots de votre entreprise et de ses activités…

Boardwalk est une entreprise basée à Calgary fondée en 1984 par les frères Sam et Van Kolias qui propose des appartements locatifs résidentiels en Alberta, Saskatchewan, Ontario et au Québec. Notre plus grand portefeuille de logements se trouve à Edmonton. Au niveau du groupe, Boardwalk offre environ 33 000 suites, totalisant plus de 28 millions de pieds carrés locatifs nets.
 
Ce qui a commencé comme une opération de rénovation d’anciens bâtiments est rapidement devenu un projet engagé et inébranlable de mise à disposition d’un lieu de vie sûr et accueillant pour chaque membre résident. Boardwalk accorde la priorité aux personnes et nous estimons que nos communautés multifamiliales sont plus qu’un simple lieu de vie où chacun peut ressentir instantanément un sentiment d’appartenance à une famille, à une communauté.

En 2018, la compagnie a renommé son portefeuille locatif en trois marques distinctes : « Boardwalk Lifestyle » (immeubles haut de gamme),« Boardwalk Community » (milieu de gamme) et « Boardwalk Living » (valeur) dans le but d’offrir une gamme d’actifs qui répondrait aux besoins de tous les profils de résidents.
 
Notre service des achats à Calgary a pour mission de normaliser toutes les procédures d’approvisionnement au sein du groupe. Mais il joue également le rôle d’intermédiaire entre les associés, les fournisseurs et les entrepreneurs de Boardwalk et veille à ce que les opérations soient rationalisées et bien coordonnées pour fournir en bout de ligne la meilleure qualité de service à nos communautés.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Notre service Achats dispose d’une équipe centralisée pour la répartition et la planification des entrepreneurs sous-traitants. Environ 200 techniciens (entreprises externes pour la plupart ainsi que 20 % d’employés de Boardwalk) spécialisés en plomberie, électricité, CVC, installation de sols, de comptoirs, en peinture, etc. travaillent quotidiennement dans nos bâtiments pour effectuer des travaux de rénovation, en particulier lors de la rotation des résidents.
 
Notre principale motivation à rechercher un logiciel de gestion des services sur le terrain était notre manque de transparence et de visibilité dans nos opérations. De plus, la planification était effectuée de façon archaïque, en utilisant des feuilles Excel, une pour chaque entrepreneur qui indiquait sa disponibilité. Par conséquent, savoir qui faisait quoi, quand et où était un véritable défi au quotidien. Nous avions besoin de données en temps réel pour agir plus rapidement, augmenter notre productivité lors de la planification et gagner en efficacité.
 
Nous avons examiné plusieurs solutions logicielles et Praxedo a été notre préférence depuis le début : la solution était pratique et facile à configurer ; nous avons pu avoir plusieurs démonstrations avec l’équipe commerciale de Praxedo. Ils avaient toujours une solution à proposer afin de répondre à nos exigences.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Praxedo a été intégré à notre système informatique interne qui envoie les demandes de bons de travail à Praxedo. Notre équipe de planification centralisée dans nos bureaux de Calgary utilise Praxedo pour répartir les bons de travail. Nous avons une vue complète des horaires de tous les bureaux. Nous apprécions particulièrement le module de « Recherche Avancée » de Praxedo qui permet de trier les données et de créer facilement des vues en temps réel.
 
Nos bureaux de location locaux peuvent vérifier les travaux en cours pour l’ensemble du bâtiment : les responsables du service à la clientèle, les représentants de service et les intervenants de maintenance ont une autorisation d’accès en lecture seule à Praxedo.
 
À l’autre bout du processus, nos sous-traitants utilisent l’application mobile Praxedo: ils déclarent leurs activités, ainsi nous savons en temps réel où ils se trouvent et ce qu’ils ont accompli. Ils peuvent notamment envoyer des photos via l’application pour communiquer sur l’évaluation de dommages par exemple et obtenir une approbation rapide pour commencer à travailler. Dans d’autres cas, ils envoient simplement une photo du travail terminé.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

L’équipe Praxedo est très disponible : nous avons bénéficié d’un soutien efficace et inestimable qui a été essentiel pour le succès de notre projet. Après seulement quelques mois d’utilisation de la solution Praxedo, nous avons pu constater de nombreux bénéfices.

• La planification est faite de façon plus rapide et les planificateurs sauvent environ 20 % de temps en plus durant la journée.
• Nous avons optimisé la gestion de notre personnel de bureau et avons sauvé jusque-là 15 % sur les coûts de main-d’œuvre.
• Désormais, nous pouvons nous concentrer beaucoup plus sur notre relation avec les entrepreneurs : nous accordons plus d’attention à leurs soumissions, nous passons plus de temps à obtenir le meilleur prix pour un même travail en faisant des comparaisons. Ce bénéfice est important pour nous, car il nous permet de nous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, et cela s’est traduit par des économies de plus de 25 000 $ au cours des 6 premiers mois d’utilisation.
• Nous constatons actuellement une réduction de 15 % des appels téléphoniques entrants puisque l’application Praxedo permet une meilleure communication avec les différents intervenants.
• Praxedo nous permet d’avoir une meilleure vision de la charge de travail de nos techniciens et donc d’éviter les surcharges et la sous-utilisation. Nous avons une répartition plus équitable du travail pour nos sous-traitants.
• Nous avons un bien meilleur suivi de nos équipes internes.
• La mise en place de la solution est déjà rentable à ce stade alors que le déploiement n’est pas complètement terminé.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Nous avons récemment achevé le déploiement de Praxedo avec nos équipes de rénovation. Nous allons continuer la formation et l’intégration des entrepreneurs.
 
Notre équipe TI prévoit de créer des tableaux de bord à partir des données de terrain collectées par Praxedo.
 
À moyen terme, nous allons étendre l’utilisation de Praxedo à notre équipe de lutte antiparasitaire et à nos prestataires de maintenance.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Efficacité et transparence.