Comment B.B.G. Réfrigération a transformé 100 % des bons de travail en facture, grâce à Praxedo.

Parlez-nous en quelques mots de votre entreprise et de ses activités…

Notre entreprise se spécialise dans la réfrigération, la climatisation, la ventilation et le chauffage dans les domaines commercial, industriel et résidentiel depuis plus de 30 ans. Nous comptons une dizaine de techniciens qui effectuent des appels de service chez des clients et nous effectuons également l’installation de systèmes de réfrigération, climatisation, ventilation et chauffage. Nous pouvons donc passer quelques heures ou encore quelques semaines chez un client.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Une gestion moderne et numérisée des bons de travail était nécessaire

100 % des bons de travail étaient produits en 3 copies papier comme dans bien des entreprises. Nos techniciens remplissaient leur bon de travail une fois le travail terminé et en remettaient une copie au client. Le technicien remettait ensuite son bon de travail à notre gérant de service pour qu’il puisse compléter les informations manquantes et les envoyer à la facturation pour ensuite envoyer une facture papier au client par courrier. Cela a fait beaucoup de manipulations créant des risques de pertes et d’erreurs.

Nos données n’étaient pas 100 % fiables

Nous cherchions à être plus efficaces dans notre processus en partant de l’appel du client jusqu’à sa finalité, l’envoi de la facture. Il pouvait y avoir dans notre processus passé des pertes de données, que ce soit, des ordres des travail perdus menant à des clients qui ne sont pas facturés pour des services effectués, des recommandations de techniciens oubliées ne menant pas à une soumission pour nos clients ou encore des pièces à commander qui ne le sont pas ne menant pas à la réparation complète des unités des clients. Bien entendu ces pertes de données étaient un risque faible mais un risque présent quand même.

Par ailleurs, le fait d’automatiser le processus nous permet de s’assurer que dès que le bon de travail est effectué, il est remis gérant de service qui peut vérifier le travail, faire les commandes de pièces nécessaires et ensuite envoyer à la facturation.
 
Nous n’avions pas de flexibilité

L’approche initiale de Praxedo qui laissait place à la personnalisation pour nos besoins fut très importante. Comme nous avons plusieurs types de bons de travail qui devaient être développés en fonction des travaux que nous effectuons (service, installation et inspection), il fallait que la solution puisse être malléable. L’intégration avec notre logiciel comptable était également très importante et l’équipe de Praxedo et de Bamboosoft ont développé un «pont» adapté pour nos logiciels afin de produire une facturation répondant à nos besoins.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Platforme web

La plate-forme web est utilisée par notre équipe de service afin de planifier les appels de service de nos techniciens. Ils font également le suivi des techniciens afin de planifier correctement leur journée. Ils s’en servent aussi pour filtrer les appels non complétés grâce à une vue développée pour sortir les appels de service pour lesquels des pièces sont en commande. Finalement, ils inscrivent les prix des pièces installées par nos techniciens afin de pouvoir valider les bons de travail qui seront envoyés à la facturation.
 
Notre équipe de climatisation résidentielle s’en sert également pour effectuer un contrôle qualité des installations de nos techniciens car les photos prises (obligatoires dans nos modèles de bons de travail) nous permettent d’apprécier le travail d’un bien plus grand nombre d’installations que des visites en personne (il ne nous était humainement pas possible de toutes aller les voir). Ça nous permet également de commander les morceaux manquants pour finaliser les installations lorsqu’elles ne peuvent être complétées le jour même grâce à un formulaire de commande intégré à notre bon de travail d’installation.

Finalement, notre équipe administrative peut également s’en servir afin d’obtenir certaines informations nécessaires à la facturation (# de série des unités, modèle etc.) lorsque cela doit être inscrit sur la facture.
 
Application mobile

Nos 10 techniciens utilisent l’application pour tous leurs appels de service. Cela leur permet d’avoir accès à 100 % de l’historique des appels effectués par leurs collègues techniciens chez ce client, ce qui réduit considérablement le temps de recherche quand vient le temps de diagnostiquer certains problèmes qui nécessitaient par le passé d’appeler au bureau pour valider le travail effectué par leurs collègues lors des visites précédentes sur des bons de travail papier.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Intégration à notre système d’information existant

Grâce à Praxedo et Bamboosoft, notre système comptable a été intégré à Praxedo, ce qui nous permet de transformer les ordres de travail en bons de commande dans notre système comptable. Cela permet une dernière étape de vérification par notre équipe comptable lors de la facturation tout en leur facilitant la tâche car tout est déjà inscrit sur la commande crée automatiquement par le système. Cette intégration nous permet de sauver un temps considérable au niveau administratif.

Qualité des bons de travail

La qualité des bons de travail a été améliorée, les techniciens intègrent désormais des photos du problème et du travail effectué, ce qui rend le tout très visuel pour le client.

Le risque de pertes de données est également réduit à 0. En réduisant le facteur humain lié à la production des ordres de travail et des factures qui nécessitaient un passage d’une main à l’autre des documents, on sait avec certitude que 100 % des bons de travail se sont transformés en facture.

Le suivi des appels de service incomplets pour lesquels nos techniciens doivent repasser est également grandement amélioré. Auparavant, il fallait un suivi parallèle pour ne rien oublier mais avec nos filtres intégrés à l’application Web, on sait en ouvrant Praxedo combien d’appels restent à compléter, ce qui nous assure de ne rien laisser de côté et rapidement répondre aux besoins de nos clients.

Processus de facturation

Le cycle de facturation a été considérablement réduit. Entre le moment où l’appel de service était complété par notre technicien, on pouvait compter de 15 à 20 jours pour que la facture soit produite et envoyée au client. Avec Praxedo, on peut parler d’un délai maximum de 5 jours. Comme le client est facturé plus rapidement, nous recouvrons aussi l’argent plus rapidement.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Comme nos besoins évoluent avec le temps, la personnalisation de Praxedo pour une adaptation est essentielle. Depuis le début, les programmeurs et autres employés de Praxedo nous ont répondu de manière concise et rapide, ce qui nous permet de croire que dans l’avenir, nos besoins demeureront comblés et que nous pourrons faire évoluer cette solution au même rythme que les besoins de notre entreprise. On sait que nous serons bien épaulés.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Efficience : Praxedo nous permet de sauver le maximum de temps possible dès le moment où le technicien reçoit son appel de service jusqu’à la facturation. Dans notre domaine où nous facturons des heures de travail, chaque minute compte afin de maximiser le temps de nos techniciens.

Précision : Praxedo nous a permis de nous doter d’un bon de travail spécifique à nos différents types de travaux, de mettre des photos du travail effectué, de rendre clair pour notre équipe au service ainsi que pour le client l’ensemble de l’appel de service et d’éviter toute perte d’information grâce à l’informatisation de nos processus.