Comment les Ascenseurs Neoservices a doublé sa productivité de sa gestion de la répartition et réduit ses délais de facturation de 10-15 jours

Parlez-nous en quelques mots de votre société et de ses activités…

Ascenseurs Néoservices inc. est une entreprise offrant ses services en installation d’ascenseurs au niveau résidentiel, commercial, industriel et institutionnel. C’est après avoir été technicien dans une autre compagnie que mon mari Pierre-Luc Miron, spécialiste et passionné d’ascenseurs, a démarré sa propre entreprise.
 
Depuis 15 ans maintenant, notre équipe de 30 employés satisfait aux besoins d’une large clientèle de 500 unités à entretenir qui s’étend partout au Québec. Nous travaillons aussi bien pour des hôpitaux, des villes ou encore des services publics que pour des entrepreneurs généraux qui construisent des tours de 40 étages dans le centre-ville de Montréal.
 
En général nous travaillons avec des fabricants d’ascenseurs locaux, dont nous maîtrisons la technologie : la construction et la rénovation dans le cadre de nouvelles installations sont les points forts de Néoservices et constituent 70 % de notre activité. Cependant, l’activité d’entretien et de maintenance est devenue centrale avec le temps puisqu’elle nous assure des revenus récurrents et que la demande de la part de nos clients est forte et en croissance. Néoservices mise sur la qualité irréprochable de son service à la clientèle, des prestations moins dispendieuses que les grands fabricants du marché et surtout sa flexibilité puisque nous essayons de nous ajuster le plus possible aux besoins de nos clients.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

La compagnie a rapidement grossi puisque nous avons gagné de nombreux appels d’offres, et cela, bien évidemment a entraîné des enjeux d’organisations.
 
D’abord nos données étaient complètement dispersées : les clients, les équipements, les adresses, les documents, etc. En somme, le suivi de nos activités sur la partie entretien était devenu très compliqué et le besoin de centraliser les informations au même endroit s’est fait ressentir.
 
Ensuite, nous avions de plus en plus de difficultés à faire la répartition en temps réel. Une compagnie de services en ascenseurs comme la nôtre doit intervenir vite et avec efficacité. En cas d’appel d’urgence, je n’avais aucune idée où se trouvaient mes équipes de techniciens donc il m’était difficile de savoir quel technicien je pouvais assigner rapidement à moins de contacter par téléphone toute l’équipe.
 
Avant de discuter avec Praxedo nous avions entamé des démarches avec deux autres fournisseurs de solutions spécialisées en répartition mais cela n’a pas abouti, car les réponses fonctionnelles à nos besoins d’affaires n’étaient pas aussi claires et la communication avec ces fournisseurs n’était pas fluide. Avec Praxedo, il en a été autrement ! Voici les raisons de notre choix :

• La flexibilité de la solution et de sa configuration
• La simplicité d’utilisation de l’application mobile pour les techniciens
• La très bonne interaction avec les équipes Praxedo : nous avons eu de nombreux contacts et leur méthode de vente et d’implémentation nous ont convaincu.
• Contrairement à leurs concurrents, les réponses fournies étaient précises et rapides.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

L’application est utilisée par moi-même pour la répartition et par nos 5 techniciens d’entretien. Nous avons paramétré 3 types de bons de travail : entretien, réparation et test client. Les rapports de service sont archivés au mois le mois et utilisés pour la facturation dans notre outil comptable Sage 50.
 
Les entretiens sont programmés par des récurrences automatiques dans Praxedo et les techniciens peuvent aussi s’auto-planifier des bons de travail notamment dans le cadre des astreintes la fin de semaine ou la nuit.
 
Au départ, cela a été un véritable défi de faire adopter l’utilisation de Praxedo car les techniciens étaient réticents à l’idée d’utiliser ce nouvel outil. Ils y voyaient un moyen de repérage en temps réel qui n’était pas très apprécié. Nous avons décidé de faire les choses petit à petit afin de ne pas heurter notre personnel et d’installer la confiance dans l’outil. A ce jour, nous avons réussi l’implantation de Praxedo car la plupart d’entre nous, incluant notre équipe sur la route, constate de nombreux bénéfices. Pour être honnête, nous avons encore une marge de progression considérable afin d’utiliser la solution à 100 % de ses possibilités.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Il y a donc eu une période d’adaptation assez importante mais les résultats sont là :

La répartition a été grandement améliorée

Les changements de statuts qui se mettent à jour automatiquement dans Praxedo me permettent d’avoir une vision de la journée en temps réel et d’assurer un meilleur suivi des appels de service. J’ai sauvé en moyenne 15 min par appel de service : là où je passais environ 30 minutes sur la gestion et la planification des appels de service (contacter les techniciens sur leur cellulaire, assigner les jobs, faire le suivi des appels, etc.) Praxedo nous a donc permis de sauver environ 50 % de productivité dans la gestion de répartition.

Le travail sur le terrain est plus efficace

Le travail des techniciens est facilité, ils n’utilisent plus de papier, tout est fait sur leur téléphone cellulaire. Ils sauvent des étapes. Comme nous gérons un parc d’ascenseur, la consultation des historiques de bons de travail pour chaque équipement, directement depuis l’application mobile Praxedo, va devenir une aide précieuse pour nos techniciens afin d’avancer plus vite dans leur tâche. Ce bénéfice sera observable dans le futur lorsque nos données se seront suffisamment accumulées dans Praxedo.

La satisfaction des clients a augmenté

Les clients sont ravis car ils reçoivent désormais les rapports et les photos de nos bons de travail dans la journée grâce à la fonction d’envoi automatique de courriels dans Praxedo. Auparavant, ils pouvaient attendre jusqu’à deux ou trois semaines. Donc la satisfaction est excellente : Nous recevons des commentaires très positifs grâce à cette rapidité de circulation de l’information. Leur confiance en nous est plus forte maintenant puisque nous pouvons envoyer des preuves du travail effectué, des éléments visuels qui les rassurent et cela contribue à une relation client de qualité. Sans compter que cela nous permet de raccourcir les temps d’approbation des soumissions : les clients comprennent plus vite ce que nous sommes en train de faire, ils se posent ainsi moins de questions et valident les soumissions plus rapidement.

Un bénéfice pour la facturation

Praxedo nous a permis de raccourcir en moyenne de 10 à 15 jours nos délais de facturation clients puisque nous recevons en temps réel les rapports de travail complétés et que nous pouvons donc les traiter au fil de l’eau : L’autre conséquence est que nos délais d’encaissement aussi se sont raccourcis et nous permettent d’avoir une meilleure trésorerie.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Nous avons encore une marge de progrès qui reste importante afin de mieux exploiter la solution Praxedo à ses pleines capacités.
 
Nous prévoyons dans le futur d’établir la connexion entre Praxedo et Sage 50, ce qui nous évitera des doubles saisies d’information.
 
Ayant une grosse activité en construction, nous réfléchissons à savoir comment Praxedo pourrait nous aider sur cette partie de l’activité, notamment pour le suivi des temps sur les chantiers.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Organisation centralisée + intelligence de planification