Évitez ces erreurs courantes au moment de choisir une solution de gestion des bons de travail

Pour les techniciens dans le domaine des activités de service, le temps est une ressource limitée. Dans tous les secteurs de services, il y a plus de travail à faire qu’il n’y a de gens pour le faire. Chaque entreprise de services a besoin de nouvelles voies pour optimiser son efficacité. Le fait de posséder les bons outils pour automatiser les processus opérationnels permet d’améliorer la qualité du service, de sécuriser le flux de trésorerie, de renforcer la fidélité des clients et de faire croître l’entreprise.

C’est pourquoi un de vos investissements les plus stratégiques sera votre solution de gestion des bons de travail. Au lieu de se fonder sur des instructions fragmentées ou des suppositions, l’idée consiste à fournir aux techniciens sur le terrain l’information dont ils ont besoin, dans un système géré de manière centralisée. Avec un logiciel de gestion des bons de travail, les équipes sur le terrain peuvent fonctionner avec un niveau plus élevé de coordination et de productivité.

Chez Praxedo, nous avons aidé plus de 1 000 organisations de services à adopter de nouveaux systèmes de gestion des bons de travail grâce à notre logiciel de gestion de la répartition. Nous reconnaissons que chaque décision compte. Nous savons que les techniciens ont besoin d’une plateforme pour créer, approuver et clôturer les bons de travail. Une plateforme quoi soit mobile et facile à utiliser.

En fonction de nos expériences, nous vous recommandons de prendre garde aux erreurs courantes suivantes :

Erreur 1 : Choisir une technologie qui comporte des fonctionnalités génériques

La gestion des bons de travail doit être simple, facile à comprendre et intégrée aux routines et aux flux de travail quotidiens. Après tout, le but d’un logiciel de gestion de la répartition est de responsabiliser les employés et non l’inverse. Pour cette raison, votre équipe pourrait être tentée de choisir une solution en raison de sa seule facilité d’utilisation.

Cependant, la simple fonctionnalité est souvent plus complexe qu’elle n’en a l’air. En effet, la « facilité d’utilisation » est un concept subjectif. Ce qui est simple pour une organisation peut être difficile pour une autre. Chaque organisation de services est unique, avec ses propres défis et contraintes. Donc, ce qui est facile pour une entreprise peut se révéler être un défi pour une autre.

C’est pourquoi la « facilité d’utilisation » ne suffit pas à elle seule à constituer une proposition de valeur assez convaincante. Un logiciel doit être simple et s’adapter aux flux de travail actuels de votre équipe.

À titre d’exemple, Praxedo est facile à utiliser et offre des fonctionnalités avancées. Nos formulaires de rapports sur les bons de travail sont configurables en fonction d’un vaste éventail de spécifications d’entreprise. Grâce à cette capacité, les équipes peuvent créer leurs propres formulaires et cadres pour la présentation de rapports standardisés. Le logiciel s’adaptant aux besoins de l’équipe, celle-ci n’a pas besoin d’apprendre de nouveaux processus. Autrement dit, la fonctionnalité avancée est ce qui permet la simplicité pour la personne qui l’utilise.

Les logiciels de gestion de la répartition de pointe comme Praxedo s’intègrent parfaitement à tout système d’information tiers, ce qui facilite la transformation. Nous avons appris que le maintien des processus opérationnels actuels qui fonctionnent bien et leur simple intégration dans le logiciel de gestion des activités de service est ce que les entreprises de services recherchent le plus.

Erreur 2 : Faire fi des solutions conçues pour le mobile

Les techniciens sur le terrain doivent jongler avec une multitude d’opérations et de processus cognitifs. Il est facile pour eux de devenir surchargés, surtout si vous faites peser sur chacun la responsabilité d’un nouveau logiciel.

C’est pourquoi la technologie doit soutenir les flux de travail humains naturels. Dans le cas des activités de service, les équipes travaillent probablement avec leurs mains, se concentrant sur des périodes prolongées et s’efforçant de prendre des décisions sûres. Souvent, les gens sont amenés à réparer de l’équipement dans des contextes dangereux, comme entretenir des lignes de transmission électrique ou nettoyer des réservoirs d’eaux usées. Pour ces raisons, les logiciels destinés aux fournisseurs de services publics ou de services de télécommunications doivent s’intégrer dans la routine plutôt que de créer du travail supplémentaire pour les gens.

L’expression « le mobile d’abord » désigne l’expérience utilisateur et le processus de conception qui commence par un téléphone intelligent ou une tablette plutôt que par un ordinateur de bureau. Le concept remonte à 2010, lorsqu’Eric Schmidt, alors PDF de Google, a communiqué la stratégie de l’entreprise visant à se concentrer davantage sur les environnements mobiles.

« Le raisonnement qui sous-tend le concept est simple : la conception mobile est plus limitée », écrit Tony Ho Tran pour le blogue InVision. « Après tout, vous concevez pour un écran plus petit et ne pouvez y insérer qu’un certain nombre d’éléments. Cela signifie que vous ne choisissez que ce qui est le plus important — ce dont vos utilisateurs ont le plus besoin — et ignorez tout le reste. »

En d’autres termes, le concept du « mobile d’abord » consiste à donner la priorité aux fonctionnalités essentielles. Avec cette approche, les techniciens sur le terrain sont moins susceptibles d’être distraits par des options non essentielles. De plus, les appareils mobiles ont tendance à être plus intuitifs que les environnements de bureau, surtout pour les techniciens de terrain qui n’ont pas forcément l’habitude d’utiliser la technologie de façon régulière.

Les interfaces mobiles ont le potentiel de simplifier les processus de manière directe. Par exemple, une fonctionnalité que Praxedo préconise est la possibilité de consulter l’historique des bons de travail. Lorsqu’ils sont sur le site, les techniciens peuvent rapidement accéder à un registre des tâches passées, des problèmes et des recommandations.

Une interface conçue pour le mobile simplifie ces processus.

Erreur 3 : Prendre trop de temps

Le temps est précieux pour les équipes sur le terrain. Après tout, il y a plus de travail à faire qu’il n’y a de ressources humaines. Chez Praxedo, nous rencontrons d’innombrables organisations qui connaissent des pénuries de talents. À cause de la grande démission, des départs à la retraite, de la pandémie et des compressions budgétaires, les organisations font face à des problèmes de dotation. Cela signifie que tout le monde dans l’équipe subit des pressions pour en faire plus avec moins. Personne n’a de temps à perdre.

Dans ce contexte, il faut éviter les logiciels qui créent du travail supplémentaire et inutile pour les gens. Lorsque tout le monde travaille fort, le moral, la productivité et la sécurité sont menacés. Au moment de choisir un logiciel de gestion des bons de travail, il est important d’opter pour des solutions qui facilitent la vie des gens sur le terrain et au bureau. Les fonctions qui permettent de gagner du temps feront partie de la conception de base de la plateforme.

Chez Praxedo, nous nous efforçons d’aider les équipes sur le terrain à gagner du temps et à conserver leur matière grise. Nos recherches auprès des utilisateurs nous ont amenés à privilégier les caractéristiques suivantes dans notre solution de présentation de rapports sur les bons de travail :

• La possibilité de consulter l’historique des bons de travail et d’accéder aux données à long terme d’un site
• Les capacités d’échange direct de renseignements, comme la possibilité de fournir des conseils étape par étape pour les appels de service
• La visibilité du stock ou des pièces détachées en temps réel
• Une plateforme permettant au personnel de terrain de rester connecté dans des environnements hors ligne situés dans des lieux éloignés
• Les capacités de synchronisation en temps réel de la planification
• La fonction de navigation intégrée pour aider les techniciens à se rendre du point A au point B en toute sécurité
• La fonction de photos avant/après pour mieux diagnostiquer les problèmes d’équipement

Notre technologie vise à offrir un soutien plutôt qu’à détourner l’attention. Nous comprenons que la gestion du temps est cruciale, étant donné que les techniciens sur le terrain doivent bien faire le travail du premier coup.

Les bons outils qui permettent de gagner du temps permettront d’augmenter les flux de travail. L’idée est d’équiper les techniciens de terrain d’une base d’outils fondamentaux pour qu’ils puissent gagner du temps et fonctionner de façon plus efficace.

Dernières réflexions

Le bon logiciel a le potentiel de transformer votre organisation. Les logiciels de gestion des bons de travail, en particulier, peuvent améliorer le rendement de votre équipe sur le terrain, et ce, à de multiples niveaux.

L’idée consiste à mettre en œuvre un logiciel qui peut s’adapter aux besoins uniques de votre équipe. Il s’agit de garder l’aspect humain des opérations et de les adapter à la personne.