Comment réussir la phase d’intégration des nouveaux techniciens de maintenance

Confronté à une pénurie de compétences, un employeur doit veiller à soigner le parcours d’intégration des techniciens de maintenance. Cette phase d’« onboarding » débute avant même l’arrivée en entreprise.
 
En dépit de la crise sanitaire et économique, des secteurs d’activité ont besoin de renforcer leurs équipes et continuent de recruter. C’est le cas notamment des métiers de la maintenance qui souffrent structurellement d’une pénurie de compétences. En pleine période de confinement, la profession de technicien de maintenance était celle qui avait le mieux résisté avec une baisse du volume d’offres d’emploi de « seulement » 29 % selon une étude de Randstad.
 
Dans la guerre des talents qui sévit actuellement, toute la difficulté pour un employeur consiste non seulement à attirer la perle rare mais aussi à la retenir. La période d’essai a souvent valeur de test. Est-ce que la greffe prend entre les deux parties ? Est-ce que le technicien trouve rapidement ses marques ? S’intègre à l’équipe ? Respecte les process ?
 
La période d’essai finie, un employeur n’est pas nécessairement à l’abri d’une défection. Selon une étude de la Dares, le département statistiques du ministère du Travail, plus d’un tiers des CDI est rompu avant la fin de la première année. La proportion s’élève même à un peu plus de 45 % chez les jeunes diplômés. Les actifs des générations Y et Z n’hésitent pas à zapper d’un emploi à un autre pour peu que celui-ci ne corresponde pas à leurs attentes en termes de conditions de travail ou de mode de management.
 
Ces erreurs de casting se paient cash. Entre les coûts liés au recrutement, à la formation, à la perte de productivité qu’entraîne la vacance du poste puis à la recherche d’un remplaçant, la facture est particulièrement salée. Le coût d’un recrutement raté s’élèverait à plus de 30,5 K€ pour un employé embauché à 2 200 euros brut selon le calcul de Jessica Ready, consultante en recrutement. Un turn-over élevé nuit, par ailleurs, à la marque employeur.

Fidéliser avant même l’entrée en fonction

Les premiers jours en entreprise sont cruciaux et un employeur doit veiller à soigner la phase d’intégration. Cette période est d’autant plus sensible dans les métiers de la maintenance qu’un technicien sur site va rapidement partir sur la route. Il convient donc de ne pas rater ces premiers et rares moments d’échange.
 
Fini donc l’époque où une recrue arrivait en entreprise sans être véritablement attendue, ni présentée à son manager et à ses nouveaux collègues. L’intégration se faisait au fil de l’eau au gré des rencontres et des missions. C’était généralement au nouvel arrivant de faire, seul, le premier pas.
 
Depuis, les entreprises ont compris tout l’enjeu de la phase d’intégration. En 2020, elle s’est professionnalisée et respecte un certain nombre de processus et étapes-clés. L’« onboarding » démarre avant même l’arrivée du nouvel employé dans les murs de la société. Un « bon » technicien est généralement en activité et devra vraisemblablement effectuer un préavis.
 

Tout préparer pour le Jour J

L’employeur doit profiter de cette période de deux façons. Elle permet de gagner du temps en effectuant, en amont, toute la partie administrative. La recrue signera électroniquement son contrat de travail et enverra les éléments constitutifs de son dossier RH comme un RIB, une pièce d’identité ou un justificatif de domicile.
 
Ce « pré-boarding » permet surtout de maintenir le lien. La dynamique du dernier entretien, qui remonte à plusieurs semaines voire plusieurs mois, est déjà retombée. Le futur collaborateur a peut-être reçu, entretemps, des propositions. Pour éviter qu’il ne signe chez un concurrent, il doit se sentir attendu.
 
Afin qu’il puisse se projeter dans son futur poste, la DRH enverra différents éléments comme les dernières actualités de la société, un message vidéo de bienvenue du PDG, un organigramme pour qu’il situe hiérarchiquement (son n+1, ses éventuels subordonnés), voire des contenus de formation en ligne.
 
Une entreprise de maintenance qui intervient sur des sites industriels peut demander au futur technicien ses mensurations et sa pointure afin de commander déjà les vêtements de protection à sa taille.
 
Il en va de même pour le terminal mobile. Entre un smartphone ou une tablette, un professionnel peut avoir une préférence marquée. Selon une étude de l’éditeur Ivanti, 85 % des collaborateurs ne disposent pas le premier jour de leur entrée en fonction de toutes les ressources dont ils ont besoin pour travailler.

La nécessaire digitalisation du parcours d’intégration…

Ces échanges préliminaires sont, bien sûr, dématérialisés. SAP SuccessFactors, Workday, Cornerstone, Talentsoft, Talentia Software… tous les éditeurs de solutions RH commercialisent un module dédié à l’onboarding qui donnent un coup de vieux au traditionnel livret d’accueil.
 
Avec la raréfaction des échanges physiques, la crise sanitaire actuelle ne peut qu’accélérer cette digitalisation du parcours d’intégration. Des éditeurs, comme HeyTeam, ont déjà fait évoluer leur offre pour répondre aux spécificités de notre époque en proposant de nouvelles fonctionnalités d’onboarding à distance comme des cafés virtuels ou des one-to-one avec le manager direct.
 
Une fois la recrue entrée en fonction, ce type de solution va compléter le pré-boarding en programmant, sous forme de to-do-list, la route des fonctions support (RH, comptabilité, information, services généraux) pour récupérer, entre autres, son badge d’accès ou sa carte de mutuelle. Elle remplira aussi automatiquement son agenda de rencontres obligatoires avec les personnes-clés de l’entreprise.

…qui reste malgré tout une affaire de relations humaines

Si le numérique permet de formaliser un parcours d’onboarding, l’intégration reste avant tout une affaire de relations humaines et de feeling. Un employeur a tout intérêt à mettre son nouvel employé dans les meilleures conditions en instaurant un climat de confiance.
 
Le jour J, la recrue sera accueillie idéalement par le dirigeant lui-même qui la présentera à ses nouveaux collègues. S’il manque ensuite de disponibilité, il est conseillé de nommer un tuteur ou un parrain qui servira d’interlocuteur privilégié au nouvel arrivant. S’il s’agit d’un parrain, il vaut mieux le choisir du même âge et du même niveau hiérarchique pour faciliter des échanges.
 
Les semaines suivantes, c’est le chef d’équipe qui prend le relais. Il devra surveiller attentivement le comportement du nouveau technicien sans pour autant lui mettre une trop forte de pression. Il s’agit, bien sûr, de s’assurer qu’il dispose bien des compétences requises pour exercer son métier.
 

Évaluer les compétences techniques et comportementales

Si les aptitudes techniques sont faciles à vérifier, les compétences comportementales sont, en revanche, plus complexes à évaluer comme le sens du relationnel ou la capacité à s’adapter à n’importe quelle situation et à gérer le stress.
 
Vous pouvez pour cela concevoir une grille d’évaluation qui se présente sous forme de liste de vérification. Respecte-t-il les consignes de sécurité? A-t-il un bon contact client? Ce mode d’emploi de Génération Industrie donne quelques conseils pour rédiger ce type de grille.
 
Tout l’enjeu consiste à remonter rapidement le moindre problème afin de ne pas laisser la situation perdurer en restant dans le non-dit. Les habitudes, bonnes ou mauvaises, sont difficiles à défaire. Il s’agit aussi d’entretenir un échange permanent afin d’éviter tout malentendu.
 
Enfin, une société qui intègre simultanément un grand nombre de techniciens peut mettre en place des actions d’incentive de type escape game ou challenge sportif pour forger un esprit de groupe et renforcer le sens du collectif.