Quel logiciel de répartition pour les équipementiers médicaux?

Soumis à un cadre réglementaire particulièrement contraignant, les fabricants et distributeurs de matériel médical doivent assurer un suivi précis de leurs prestations de maintenance.
 
Pour répondre à ces exigences, ils ne peuvent faire l’impasse sur un logiciel de répartition de dernière génération.
 
La crise de la Covid-19 nous rappelle combien le respect des conditions de sécurité sanitaire est essentiel dans la sphère médicale. Cette exigence s’applique au personnel soignant, mais aussi aux fabricants et aux distributeurs de matériel médical qui interviennent dans les hôpitaux, les cliniques, les cabinets médicaux, les laboratoires d’analyse ou les Ehpad.
 
La relation de confiance entre ces prestataires et les équipes médicales passe par la capacité des premiers à assurer un service après-vente de qualité irréprochable, lors des actions de maintenance préventive comme des situations dépannage en urgence. Les fabricants et distributeurs sont, de fait, soumis à une réglementation particulièrement stricte comme le rappelle l’Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé (ANSM).

Un secteur particulièrement réglementé

La maintenance des dispositifs médicaux est abordée dans plusieurs textes officiels. L’arrêté du 3 octobre 1995 a été le premier à préciser l’organisation à mettre en place pour assurer la maintenance des matériels d’anesthésie et les dispositifs de surveillance et d’entretien pré et post-opératoires.
 
Plus récemment, l’arrêté du 3 mars 2003 a étendu la liste des dispositifs médicaux (DM) soumis à l’obligation de maintenance. Sont également concernés les équipements de radiodiagnostic, de radiothérapie, de médecine nucléaire ou exposant les patients à des rayonnements ionisants.
 

Maintenance et matériovigilance

Selon l’article R5211-5 du Code de la santé publique, la maintenance d’un dispositif médical correspond à « l’ensemble des activités destinées à maintenir ou à rétablir un dispositif médical dans un état ou dans des conditions données de sûreté de fonctionnement pour accomplir une fonction requise. »
 
Cette maintenance peut être effectuée par l’exploitant, le fabricant ou une société de tierce maintenance. Lors d’un recours à un tiers, les modalités de son exécution sont fixées contractuellement. Il s’agit notamment de définir le niveau de maintenance nécessaire au maintien des performances des dispositifs médicaux et les ressources à allouer.
 
Le cadre réglementaire rend obligatoire la tenue d’un registre dans lequel sont consignées, entre autres, les opérations de maintenance et de contrôle qualité avec, pour chacune d’elles, l’identité de la personne qui les a effectuées et la date de réalisation. Ce registre doit être conservé cinq ans après la fin d’exploitation du DM.
 
Cette maintenance « traditionnelle » est à distinguer de la matériovigilance, c’est-à-dire la surveillance des incidents ou des risques d’incidents pouvant résulter de l’utilisation des dispositifs médicaux après leur mise sur le marché. La charge de cette matériovigilance repose avant tout sur les utilisateurs qui ont connaissance de ces risques même si l’information doit remonter aux acteurs de la maintenance.

L’incontournable dématérialisation des flux d’information

Le marché des fabricants et distributeurs de DM est atomisé. Créé en 1987, le Syndicat national de l’industrie des technologies médicales (Snitem) qui se revendique comme « la première organisation professionnelle représentant la majeure partie de l’industrie du secteur des dispositifs médicaux et des Technologies de l’information et de la communication en santé (TICS) », fédère plus de 460 entreprises, dont de nombreuses PME.
 
Soumis, comme on l’a vu, à un grand nombre d’obligations, les équipementiers médicaux doivent assurer un suivi précis de leurs prestations de maintenance et ne peuvent, en cela, faire l’impasse sur un logiciel de répartition de dernière génération. Comptant parmi ses références clients AuraSanté, Trasis, Henry Schein, Néo Santé ou Activisu Solutions, Praxedo répond pleinement aux contraintes du métier.
 
Praxedo offre une traçabilité complète des équipements installés et des interventions menées. Cette fiabilité accrue des plans de maintenance permet un meilleur respect des engagements contractuels de maintenance – et donc une réduction des pénalités – ainsi qu’une augmentation de la productivité grâce à une optimisation des routes et un suivi en temps réel des techniciens sur site.

Aura Santé : une traçabilité optimale des interventions

C’est justement pour assurer une traçabilité optimale de ses interventions qu’Aura Santé a retenu Praxedo. Fondée en 1975, cette association loi 1901, ayant pour finalité première de traiter les patients insuffisants rénaux, emploie 250 collaborateurs. Parmi eux, cinq techniciens mobiles assurent la maintenance de plus de mille équipements biomédicaux. Ils réalisent environ 1 900 interventions à l’année.
 
Alors qu’entre 2008 et aujourd’hui, l’activité biomédicale d’Aura Santé a quasiment doublé avec la généralisation des générateurs de dialyse, le nombre de techniciens est, lui, resté le même. L’augmentation de la charge de travail a rendu nécessaire la réorganisation de la répartition.
 
Aura Santé effectuait jusqu’alors la planification des interventions depuis un tableau accroché au mur. Un mode de fonctionnement qui a montré ses limites. Passant de plus en plus de temps sur la route, les techniciens avaient moins l’occasion de se voir pour s’organiser et répartir les routes. Il pouvait ainsi arriver que deux techniciens se retrouvent sur la même intervention.
 
La mise en place de Praxedo a mis fin à ces problèmes de doublons en assurant une meilleure coordination des techniciens. Elle a aussi permis la création de bons de travail simplifiés. Les techniciens ne rentrent que les données utiles et obligatoires au regard de la réglementation. Pas de double saisie, les informations sont importées dans l’outil de GMAO existant.

Trasis: une solution « scalable » pour accompagner son développement

Autre référence, Trasis était, elle, confrontée à une forte croissance et à une internationalisation de son activité. Créée en 2004, cette société belge spécialisée en médecine nucléaire a, en effet, triplé ses effectifs en trois ans pour atteindre cent salariés pour un chiffre d’affaires de plus de 20 millions d’euros. Elle fournit les centres de recherche ou les hôpitaux en équipements radiopharmaceutiques pour lutter notamment contre le cancer. 97 % de sa production est exportée.
 
Trasis a retenu Praxedo pour sa « scalabilité ». Hébergée dans le nuage, la solution en mode SaaS est immédiatement déployable et accessible, n’importe où à n’importe quel moment, sans contraintes de mises à jour ou de maintenance. Ouverte, elle s’est aussi facilement intégrée au système d’information existant.
 
Trasis a aussi apprécié le fonctionnement en mode déconnecté de l’application mobile, ses techniciens dans les zones sécurisées des hôpitaux, sans Wifi ni 4G. Dernier atout : le mode multilingue. Le fabricant utilise déjà le Français et l’Anglais en attendant d’autres langues pour accompagner son développement en Asie.