Comment le passage au numérique réduit les frais de service pour votre entreprise

Les visites que les techniciens, les ingénieurs, les vérificateurs, les inspecteurs et les livreurs rendent aux clients peuvent devenir très coûteuses pour les entreprises de services. Toutefois, avec le bon logiciel, votre entreprise peut transformer entièrement ses opérations, travailler de façon plus intelligente et réduire de manière importante ses coûts.

Les entreprises de services récoltent les fruits des processus numériques

Les logiciels de gestion de la répartition sont entièrement basés sur le nuage, ce qui signifie que les coûts associés aux documents papier, à l’entreposage, à la facturation, etc. sont instantanément éliminés. En fonctionnant dans un environnement numérique, vous réduisez immédiatement votre empreinte carbone. De plus, vos techniciens paraissent plus professionnels devant vos clients et font meilleure impression lorsqu’ils interagissent avec eux.

Le temps que vous gagnez n’a pas de prix

L’adoption d’opérations sans papier comporte de nombreux avantages. Néanmoins, l’avantage qui surpasse tous les autres est le temps gagné lorsque le logiciel est utilisé pour automatiser des processus opérationnels. Du temps que vous récupérez dans une journée pour vous concentrer sur d’autres choses (plus importantes). Du temps qui serait autrement consacré à des tâches monotones.

Mieux utiliser l’espace

Avant l’utilisation des logiciels de gestion de la répartition, les techniciens faisaient la navette pour obtenir leurs horaires, les renseignements sur les clients et les pièces détachées, et pour soumettre leurs rapports sur les bons de travail à la fin de la journée. Soyons clairs : c’est beaucoup de conduite inutile.

Avec un logiciel de gestion des activités de service, il n’est même pas nécessaire d’aller au bureau. Les techniciens sont dotés d’un appareil mobile qui comprend une application mobile pour tous leurs besoins en matière de bons de travail. L’accès à leur horaire, à leurs messages, aux renseignements sur les clients, aux données historiques et la réception de notifications liées au travail se fait entièrement à distance.

Tout ce qui est consigné dans l’application peut être consulté par les administrateurs et les gestionnaires du bureau en temps réel, ce qui annule l’obligation pour les techniciens de faire la navette. Une fois que les données sont synchronisées, elles sont disponibles et accessibles pour une durée indéfinie, à partir de n’importe quel appareil.

Plus besoin de chercher des rapports sur les bons de travail ou égarés

Avant l’arrivée des logiciels de gestion de la répartition, le risque qu’un technicien perde ou égare des copies physiques était assez élevé. Compte tenu de tous les arrêts et de tout le chemin parcouru, il était facile de perdre des rapports en cours de route. L’écriture illisible était un autre problème auquel les administrateurs devaient faire face à la réception des documents.

Avec un logiciel de gestion des activités de service, l’information relative aux bons de travail est soumise électroniquement par les techniciens de terrain. Plus besoin de papier et de stylo. Les copies physiques ne sont jamais perdues ou égarées.

Le temps, c’est de l’argent

Aussi cliché que cela puisse paraître, c’est la vérité. Les économies de temps signifient que moins d’argent est dépensé en déplacements inutiles ou en rapports sur les bons de travail perdus. C’est sans oublier l’argent économisé sur l’équipement de bureau, comme les imprimantes, les télécopieurs, les cartouches d’encre et l’entreposage. De fait, l’élimination des processus papier libère également de l’espace de bureau pour d’autres usages. Sans classeurs remplis de dossiers et de formulaires, vous pouvez maximiser votre espace de travail pour améliorer l’efficacité et la productivité.

Accélérer la facturation

La numérisation de la gestion des bons de travail accélère le processus de facturation du client. Cela signifie que l’entreprise de services est payée plus tôt pour le travail qu’elle a réalisé.

Plus d’économies avec des opérations rationalisées

Les dernières avancées en matière d’intelligence artificielle vous permettent d’adopter de meilleures méthodes de travail pour simplifier les opérations et réduire encore plus les coûts.

Les routes optimisées

L’optimisation des routes de service aide les techniciens à travailler de façon plus efficace sur le terrain. Elle permet aussi de réduire le coût global de la prestation d’un service. Grâce à la fonctionnalité GPS intégrée dans les véhicules et à la possibilité de connecter votre logiciel de planification à des applications comme Google Maps et Waze, les distances de déplacement sont instantanément réduites.

L’outil SmartScheduler de Praxedo permet aux répartiteurs d’optimiser les routes des techniciens en quelques secondes. Et les techniciens reçoivent des mises à jour en temps réel. Le SmartScheduler utilise des algorithmes pour adapter instantanément les horaires des techniciens lorsque des événements imprévus perturbent le plan original.

Réduction de la consommation de carburant

Les coûts d’essence sont importants pour les entreprises de services qui disposent d’un parc de véhicules important. Le fait d’encourager les techniciens à se déplacer de manière plus économe et économique peut aider à réduire ces coûts supplémentaires. Vos techniciens profiteront d’un transport plus fluide, et votre entreprise réduira son empreinte carbone.

Moins d’appels au bureau

En bénéficiant d’un accès rapide et facile à tous les renseignements dont ils ont besoin à partir de leur téléphone intelligent ou de leur tablette, les techniciens appelleront beaucoup moins souvent au centre de service. Ils sont avisés des changements d’horaire et des travaux d’urgence directement sur leur appareil mobile. De plus, ils peuvent utiliser un logiciel, comme le logiciel de gestion des activités de service de Praxedo, pour interagir en temps réel avec le personnel du centre de service.

Amélioration des relations avec les clients

La mauvaise gestion des appels de service peut se révéler très coûteuse, surtout si les problèmes des clients ne sont pas réglés en temps opportun. Les clients mécontents se tourneront rapidement vers vos concurrents, ce qui coûtera cher à votre entreprise.

Augmenter facilement votre taux de résolution d’incident à la première intervention

Votre taux de résolution d’incident à la première intervention est un indicateur de performance clé (IPC) essentiel. Quand les problèmes ne sont pas réglés à la première tentative, les clients peuvent devenir insatisfaits et changer de fournisseur. De plus, les multiples appels de service pour régler un seul problème deviennent rapidement un fardeau qui coûte cher.

Une étude du groupe Aberdeen révèle que même un taux de résolution d’incident à la première intervention de 50 % peut entraîner une perte de 3 % du revenu annuel. L’adoption de processus axés sur les logiciels simplifie grandement et accélère les communications et la gestion des pièces détachées pour améliorer les taux de résolution d’incident à la première intervention des entreprises de services.

Éviter les batailles juridiques

Les litiges juridiques coûtent extrêmement cher. Grâce au logiciel de gestion de la répartition de Praxedo, les techniciens peuvent remplir des rapports sur les bons de travail sur place. Ils peuvent même inclure la date et l’heure, ainsi que des photos estampillées du lieu de l’intervention pour prouver que le travail a été fait dans les délais convenus. De plus, il est aussi possible d’obtenir la signature des clients.

Autonomiser vos techniciens

N’oublions pas que l’adoption de processus sans papier et l’optimisation des routes permettent aux techniciens de devenir plus autonomes et de prendre plus d’initiatives. Par exemple, les techniciens qui économisent du temps de conduite et travaillent de façon plus efficace peuvent utiliser leur application mobile pour accepter des tâches supplémentaires alors qu’ils sont encore sur le terrain. En outre, les techniciens heureux et autonomes sont plus enclins à vendre des services supplémentaires durant une visite chez un client. Ces occasions créent plus de nouvelles sources de revenus pour votre entreprise et, bien sûr, de nouveaux clients qui se transformeront probablement en clients fidèles.