Choisir le bon outil de gestion des activités de service pour votre entreprise

Qui profite le plus du logiciel

En théorie, une solution de gestion de la répartition convient le mieux aux entreprises dont les techniciens exploitent, installent et entretiennent l’équipement sur le terrain.

Un logiciel de gestion de la répartition est particulièrement utile lorsque les techniciens complètent plusieurs bons de travail par jour sur divers sites de clients et lorsque la journée de travail est régulièrement interrompue par des urgences imprévues ou des changements de calendrier. Parmi les circonstances indépendantes de la volonté d’une entreprise, mentionnons les annulations des clients, les temps d’arrêt imprévus de l’équipement et les outils manquants. Dans ces cas, la planification et la programmation ainsi que le suivi de ces types de bons de travail nécessitent un niveau de complexité élevé. Une solution de gestion des activités de service efficace peut permettre de relever ces défis. Entre autres choses, un outil efficace permet au répartiteur d’optimiser les calendriers des techniciens et de régler les urgences rapidement.

Les logiciels de gestion de la répartition conviennent idéalement aux entreprises qui ont :

• Du personnel sur le terrain
• Des techniciens qui exécutent plusieurs bons de travail par jour sur des sites différents
• Une équipe de planification centralisée des bons de travail
• Des rapports sur les bons de travail, des spécifications et des processus papier faciles à numériser
• Des clients qui exigent une traçabilité des bons de travail

N’oublions pas les techniciens!

Le technicien de terrain profite aussi d’une solution de gestion de la répartition. À l’aide d’une application mobile, il peut accéder facilement à son calendrier de travail ainsi qu’à toutes les données nécessaires pour effectuer correctement l’appel de service la première fois. Au moyen de formulaires personnalisés, des directives sont fournies pour chaque type de bon de travail. La saisie des données est instantanée et sécurisée. Et dès que la tâche est terminée, le rapport sur le bon de travail est envoyé automatiquement au centre de service à des fins de facturation.

Voici les principaux avantages de solutions de gestion des activités de service comme Praxedo :

• Elles éliminent le papier du processus opérationnel
• Elles aident l’entreprise à gagner du temps (planification/travail/facturation)
• Elles aident à vérifier et à suivre les appels de service
• Elles améliorent la qualité du service

Pourquoi vous en avez probablement besoin

La principale raison pour laquelle les entreprises choisissent d’automatiser les activités de service, c’est pour améliorer la productivité. Ces améliorations comprennent le gain de temps de planification, d’optimisation des routes et de déplacement. De plus, l’automatisation aide l’entreprise à économiser sur les coûts de carburant, évite les saisies doubles de données, maximise la charge de travail des techniciens et accélère la facturation.

Une autre raison, c’est que le logiciel de gestion de la répartition améliore la qualité du service et la satisfaction des clients. C’est particulièrement important dans le secteur des services, afin de mieux répondre aux engagements contractuels des clients et des entrepreneurs. Et comment? En passant d’un processus de gestion des bons de travail sur papier à un processus numérique. Une gestion des bons de travail numérisée permet d’atteindre des normes de rendement plus élevées. Par exemple, le suivi et la surveillance des bons de travail en temps réel améliorent grandement la qualité du service offert.

Une solution numérique fournit au client la preuve que le travail a été réalisé. Une fois le travail terminé, un rapport sur le bon de travail est rempli à l’aide d’un appareil mobile, puis transmis en temps réel à la personne chargée de l’examiner. De plus, les solutions de gestion de la répartition peuvent gérer tous les types de demandes de service des clients, y compris les urgences. Et les communications en temps réel facilitées par les technologies mobiles permettent aux fournisseurs de services d’informer les clients de la progression du travail par message texte ou courriel.

Comment choisir la bonne solution

Il existe deux approches pour s’assurer qu’une solution de gestion de la répartition fonctionne bien pour votre entreprise :

La première consiste à utiliser les caractéristiques de la solution de gestion de la répartition disponibles dans votre système d’information actuel. Par exemple, certaines solutions ERP ou CRM proposent des fonctions de gestion des activités de service qui peuvent être activées ou ajoutées. Cependant, cette option pourrait n’offrir qu’une solution unique qui manque de flexibilité. Autrement dit, les fonctionnalités sont souvent limitées, car la gestion des bons de travail n’est pas l’objectif premier d’un logiciel ERP ou CRM.

La deuxième consiste à choisir une solution de gestion de la répartition de pointe offerte par un expert reconnu. Cette option peut être intégrée à votre système d’information existant. Les avantages d’une solution spécialisée de gestion de la répartition sont sa profondeur fonctionnelle et sa configurabilité. Elle peut offrir des connecteurs ou des fonctions d’intégration faciles qui vous permettent de tirer parti du meilleur des deux mondes : votre ERP/CRM existant et votre solution spécialisée pour la gestion de la répartition.

Connecter l’outil à votre système d’information existant

Les options suivantes permettent de relier une solution de premier ordre à un système tiers. Il est important de se rappeler que, avant de choisir votre solution de gestion des activités de service, il est essentiel de s’assurer qu’elle est « ouverte ». C’est-à-dire qu’il faut s’assurer qu’elle dispose soit des connecteurs vers vos applications existantes, soit des API qui interagissent facilement avec votre système d’information.

1. Un connecteur « standard », qui relie le contenu du système ERP/CRM à la solution de gestion des activités de service. Le déploiement est rapide et nécessite très peu de travail supplémentaire de la part du service de TI du client. Praxedo offre des connecteurs pour Sage 100 Suite, Sage Business Cloud Financials (anciennement SageLive), Sage Enterprise Management (anciennement Sage X3), Salesforce et Intuit QuickBooks Online.
2. Une API (interface de programmation d’application) est une interface qui permet de communiquer entre deux types de logiciels. Elle relie le système d’information à la solution de gestion de la répartition. Cela nécessite des compétences informatiques et du temps de programmation.

Avant de choisir votre solution de gestion de la répartition, assurez-vous qu’elle est « ouverte ». C’est-à-dire qu’il faut s’assurer qu’elle dispose soit des connecteurs vers vos applications existantes, soit des API qui interagissent facilement avec votre système d’information.