4 façons d’améliorer la productivité avec un logiciel de gestion des activités de service

Les entreprises de services doivent surmonter de nombreux défis tout au long de la journée, y compris gérer de multiples techniciens sur divers sites, satisfaire les clients et rester rentables, le tout simultanément. Mais les outils qu’elles utilisent actuellement pour gérer leurs processus opérationnels ne leur permettent pas toujours de bien voir où se situent les problèmes et comment les améliorer.

D’une part, le manque de communication en temps réel peut nuire aux interactions de vos techniciens avec les clients. S’ils ne disposent pas d’un historique suffisant sur l’équipement à entretenir, les techniciens se présentent sans être préparés. Le fait de ne pas leur fournir une application mobile qui leur dit où aller, à quel moment et dans quel but peut avoir une incidence sur leurs délais d’intervention en cas d’urgence. Et l’incapacité de générer des rapports numériques sur les bons de travail, qui sont envoyés directement aux clients dès que le travail est terminé, peut placer votre entreprise derrière toutes les autres.

Avec autant d’éléments mobiles, les entreprises offrant des services sur le terrain ne peuvent se permettre de rater de nouvelles occasions ou de perdre leurs clients actuels. C’est ce qui rend les logiciels de gestion de la répartition si importants dans le paysage concurrentiel actuel. C’est un outil qui crée, gère et planifie les bons de travail de façon plus rapide et plus précise, de sorte que les employés passent moins de temps à effectuer des tâches administratives et plus de temps à bâtir des relations solides avec leurs clients.

Voici pourquoi nous pensons que les logiciels de gestion des activités de service peuvent rationaliser les processus opérationnels pour votre entreprise et vous aider à garder une longueur d’avance sur vos concurrents.

1. Rehausser la qualité du service

Le principal objectif de toute entreprise de services est de fournir des solutions de services de haute qualité pour maintenir la satisfaction de sa clientèle fidèle, que ce soit de petites ou de grandes entreprises. En utilisant un logiciel de gestion de la répartition, ces entreprises peuvent consacrer temps et énergie sur ce qui compte vraiment. Les tâches administratives sont réalisées en moins de la moitié du temps, et la planification, la gestion des bons de travail et les rapports quotidiens sont gérés de manière pratique en un seul endroit.

Quel que soit le secteur, la qualité du service est toujours améliorée par la transformation numérique. La rationalisation des processus et le transfert des données vers le nuage offrent un regain d’agilité et une efficacité opérationnelle que les processus sur papier ne sont pas en mesure de fournir. Grâce à l’analyse des données, les gestionnaires ont moins besoin de se soucier de la performance de leur entreprise ou de l’argent qu’ils pourraient perdre.

Les techniciens en déplacement disposent d’applications mobiles qui les guident vers le bon endroit, les aident à prendre le chemin le plus rapide et leur donnent accès à des renseignements essentiels dès qu’ils en ont besoin. De plus, la documentation numérique élimine complètement la possibilité d’erreurs humaines, ce qui se traduit par de meilleures relations avec les clients.

2. Dynamiser la communication

Une meilleure communication permet de fournir plus de valeur aux clients. À leur tour, ils deviennent des défenseurs de votre entreprise qui vous recommandent à leurs amis.

Fournir des outils intelligents à vos atouts les plus précieux

L’atout le plus essentiel d’une entreprise de services est son équipe mobile. Les techniciens de terrain fournissent un soutien sur place et, à vrai dire, représentent le visage de votre entreprise. Pour bien faire le travail, ils dépendent fortement des instructions de travail et des renseignements sur les clients.

Un technicien qui a un accès complet aux données sur le bon de travail sera plus efficace sur les sites du client. De plus, l’amélioration de la communication entre la direction au bureau, les clients sur place et les autres techniciens grâce à un appareil mobile non seulement simplifie leur vie, mais les incite également à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Les communications en temps réel améliorent radicalement les délais d’intervention. Dans le secteur des services, les travaux d’urgence sont monnaie courante. Les secteurs critiques, comme l’entretien de l’équipement médical ou les sociétés qui fournissent des services énergétiques et publics, ne peuvent se permettre de longues pannes de leurs réseaux et de leur équipement (ni aucune panne d’ailleurs). Avec les données de l’entreprise au bout des doigts, les techniciens qui gèrent les services pour ces secteurs peuvent servir efficacement les clients sans tarder. La formation adéquate des techniciens sur le terrain se traduit par une pratique plus éclairée, augmente la productivité et améliore l’assurance de la qualité.

3. Programmation fluide

Personne n’aime être en retard, en particulier lorsque la réputation de votre entreprise est en jeu. Sans logiciel de gestion de la répartition, la journée type d’un technicien de terrain ressemble à ceci : être assis dans son camion pendant 20 à 30 minutes pour finir de remplir sa paperasse entre deux affectations, ce qui entraîne des retards. En cas de réparation d’urgence, le répartiteur doit appeler chaque technicien pour savoir lequel est le plus proche de la situation d’urgence. Fournir toutes les instructions sur le nouveau bon de travail est une tracasserie supplémentaire.

Les logiciels de gestion des activités de service éliminent complètement ces étapes en permettant au répartiteur de visualiser les tâches à un seul endroit et de les attribuer en fonction des compétences, du lieu et d’autres paramètres qui sont entièrement personnalisables. La fonction de programmation avancée permet de glisser-déposer ces éléments pour réaffecter le travail; ainsi, les renseignements sont instantanément synchronisés, et vos techniciens sont avisés des changements en temps réel.

L’affectation des ressources est le plus efficace avec les calendriers optimisés. Et les gestionnaires de services peuvent décortiquer les renseignements sur les calendriers et la performance de leurs techniciens sur un seul écran.

4. Maintenance proactive et préventive

En tant qu’êtres humains, nous faisons des erreurs, et c’est normal. Mais pour le secteur des services, la moindre erreur peut avoir une incidence sur les résultats de l’entreprise. Il est toutefois possible de prévenir les erreurs comme les pannes et les dysfonctionnements de l’équipement grâce à des pratiques de maintenance proactive et préventive.

Être proactif avec un logiciel de gestion de la répartition

La maintenance proactive cherche à comprendre un problème potentiel avant qu’il ne survienne, de sorte que l’entreprise n’ait pas à composer avec une situation d’urgence. L’établissement de plans d’entretien régulier pour les clients aide à prolonger la durée de vie de leur équipement tout en éliminant les tests diagnostiques coûteux, ce qui signifie des économies à long terme. Faire preuve de proactivité par rapport aux lacunes potentielles peut être la clé pour assurer le succès de l’entreprise et la satisfaction des clients.