Dima Pro Technic optimise ses activités d’installation et de maintenance.

Parlez-nous en quelques mots de DIMA Pro Technic et de ses activités…

DIMA Pro Technic est une entreprise fondée en 1976. Notre métier est la conception, l’installation et la maintenance de cuisines professionnelles.
Nous avons deux champs d’activités :

• La restauration collective (hôpitaux, écoles, administrations)
• La restauration commerciale (les restaurants)

Depuis 20 ans, DIMA Pro Technic fait partie d’un réseau nommé EuroChef, qui regroupe 53 entreprises adhérentes, uniquement des cuisinistes professionnels. Il s’agit d’une structure de vente nationale auprès des grands comptes.
En propre, DIMA couvre Lyon et le Grand Lyon. Nous ne cherchons pas à avoir une couverture nationale car dans notre activité nous avons besoin d’être géographiquement proches des clients. Nos interventions doivent être très réactives car, notamment dans la restauration commerciale, les enjeux liés à la maintenance des cuisines sont énormes.
 
A l’heure actuelle, la société compte 40 salariés, dont 12 techniciens itinérants, tous équipés de l’application de gestion d’interventions Praxedo.
Ainsi, nous avons 2 techniciens spécialisés sur les interventions de maintenance préventive, et 10 qui font de la maintenance curative.
Une partie de nos techniciens interviennent sur le Chaud et les autres sur le Froid.
 
Notre activité est en forte croissance et nous recrutons en permanence des techniciens. Nous réalisons plus de 8,5 Millions d’euros de chiffre d’affaires, dont 1,2 Million d’euros rien que sur le SAV. D’où l’importance d’un logiciel de gestion d’interventions tel que Praxedo dans notre dispositif.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Pour répondre à quels besoins ?

Nous avons pris le tournant du digital il y a 10 ans déjà. On avait très bien perçu que le papier était un frein à notre développement. Les plannings des techniciens devenaient de plus en plus complexes à établir avec la croissance de notre activité sur la région lyonnaise. Les comptes-rendus papier remplis par nos techniciens étaient mal remplis, souvent illisibles, incomplets, quand ils n’étaient pas égarés.
 
Donc, il y a 10 ans déjà, avec une bonne longueur d’avance sur nos concurrents, nous avons sauté le pas du digital et de la dématérialisation. Nous étions déjà dotés d’un logiciel ERP de notre fournisseur Everwin. Tout naturellement, nous avons donc demandé à Everwin de nous créer un logiciel dédié à notre gestion d’interventions, 100% spécifique et relié à notre ERP. C’est ce qu’ils ont fait, et nous avons été parmi les premiers à équiper nos techniciens de tablettes.
 
Malheureusement, étant donné le côté très spécifique de l’outil, il était très rigide et difficile à faire évoluer. Par exemple, nous souhaitions intégrer des photos d’équipement dans nos rapports d’intervention, mais la plateforme ne nous le permettait pas.
 
Du coup, l’an dernier, Everwin est venu nous voir en nous disant qu’ils avaient trouvé une solution à notre problème. Leur métier c’est l’ERP, pas la gestion d’interventions. Par contre, ils ont monté un partenariat technologique avec Praxedo qui lui, est un spécialiste du logiciel de gestion d’interventions.
 
Everwin et Praxedo ont créé un connecteur informatique qui permet aux deux solutions de communiquer facilement les données d’intervention de l’une à l’autre. On a commencé par tester le connecteur et on a rapidement vu que ça marchait beaucoup mieux que notre plateforme spécifique. Praxedo est une solution « à la page », là où notre logiciel était complètement dépassé.
 
Donc, on va dire que nous n’avons pas cherché Praxedo, mais que c’est Praxedo qui est venu à nous par l’entremise d’Everwin.
 
Ce qui nous a tout de suite séduits, c’est la modularité complète de la solution Praxedo. Tout est paramétrable. On retrouve le côté spécifique qu’on avait auparavant, avec la possibilité de créer nos propres formulaires, avec nos champs, notre terminologie, nos process, etc. mais en étant beaucoup plus fluides et plus complets, plus professionnels à la fois dans les contenus et dans le rendu visuel des comptes-rendus d’interventions envoyés aux clients.
 
Ce que l’on apprécie, c’est que, comme notre ERP Everwin GX, c’est Praxedo qui s’adapte à notre manière de travailler, et pas l’inverse. Et le connecteur entre les deux nous ouvre un champ des possibles très large pour la gestion de nos activités.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Chez DIMA Pro Technic, nous avons deux catégories d’utilisateurs du logiciel de gestion d’interventions Praxedo :

• Nos 12 techniciens itinérants qui utilisent l’application mobile pour réaliser leurs interventions de maintenance préventive ou curative chez nos clients.
• Nos 2 planificateurs qui utilisent le module web pour planifier les interventions en connexion avec notre ERP Everwin GX.

Une planification des interventions beaucoup plus facile

Avec le connecteur entre Everwin et Praxedo, le process est assez simple. Le planificateur crée le compte client dans Everwin. Ensuite il crée une machine associée à ce compte. Puis il crée l’intervention associée à cette machine, toujours dans Everwin.
Ensuite, il a juste à cliquer sur un bouton « intervention à planifier » dans son interface et l’intervention est automatiquement transmise dans Praxedo pour la planifier. Elle arrive dans une liste d’interventions « à planifier ». Le planificateur les cale dans le planning du technicien.
 

Une remontée 100% automatisée des informations de Praxedo dans Everwin GX

Ensuite, sur le terrain, le technicien reçoit sur son application toutes les informations sur l’intervention de maintenance à mener. Il réalise son intervention, il remplit son compte-rendu. Il le valide et ensuite tout est automatisé. Tout remonte dans Everwin GX, la synchronisation entre les deux logiciels est 100% automatique. Et dans le même temps, le client, de son côté, reçoit son compte-rendu charté, propre, par mail. C’est immédiat.
 
C’est assez incroyable car je sais qu’à partir où mon technicien sort son portable en fin d’intervention, en quelques minutes mon client va recevoir son rapport, et toutes les informations vont remonter exactement là où il faut dans mon ERP. C’est pratique et sécurisant tant en interne que vis-à-vis du client.
 

Une fonctionnalité « tournée » pour regrouper les interventions d’un même contrat

Par ailleurs, je voudrais faire un focus sur une nouvelle fonctionnalité de Praxedo particulièrement utile pour notre corps de métier. Il s’agit de la fonctionnalité « tournée ». C’est très pratique pour assurer la bonne gestion de nos contrats d’entretien auprès de nos clients. Dans notre Praxedo, une tournée correspond à un contrat d’entretien spécifique. Dans chaque tournée, j’indique que j’ai plusieurs machines à maintenir. Chaque machine est une intervention. Et toutes les interventions chez un client sont ainsi regroupées dans un contrat qui correspond à une tournée. Je le précise parce que, dans notre métier, quand on arrive dans une cuisine, il y a la plupart du temps plusieurs équipements à contrôler. Pouvoir ainsi les gérer par tournée est très pratique et permet de gagner en temps et en qualité d’organisation.
 

Un CERFA 15497 automatisé dans l’application pour les techniciens frigoristes

Chez DIMA Pro Technic, à l’heure actuelle, nous fonctionnons avec un type de formulaire pour le curatif et un autre pour le préventif.
Avec une particularité pour nos techniciens frigoristes. Ils ont le CERFA 15497 directement intégré dans leur application Praxedo. Avant, ils étaient remplis à la main, maintenant c’est informatisé et directement à remplir dans Praxedo. Toute une partie du CERFA est automatisée, notamment toutes les informations génériques, et le technicien gagne un temps précieux. Avec les systèmes de vérification de cohérence des champs, ça permet aussi d’éviter les erreurs de saisie dans les volumes de fluides frigorigènes manipulés.
 
Clairement, aujourd’hui on a plus de papier. Rien. Tout est fait sur la tablette. Praxedo c’est une vraie révolution, c’est magique. On a plus aucun souci de traitement des interventions.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Un planning d’interventions clair et facilement modifiable

Si je devais me concentrer sur quelques-uns des bénéfices opérationnels, je parlerais d’abord du planning. Il est souple. Il est facilement modifiable. Il est bien fait. Il est facile de savoir où on en est à l’instant T. Pour nous c’est nouveau et c’est clairement un bénéfice énorme pour notre conduite d’activité.
 

Des rapports d’interventions 100% fiables

Ensuite, je parlerai de l’application Praxedo sur les terminaux mobiles de mes techniciens. Les formulaires sont bien faits. Ils sont exactement paramétrés en fonction de notre façon de travailler. Les techniciens ne peuvent plus se tromper. Ils sont guidés par les étapes de chaque formulaire. Ils ne peuvent pas passer à l’étape d’après sans avoir complété l’étape précédente. Ils ne peuvent plus oublier quoi que ce soit. Je ne sais pas si vous imaginez le gain en confort et en tranquillité, pour le technicien mais aussi pour moi. Je suis serein maintenant, ce qui n’était pas du tout le cas avant où il y avait toujours un stress pour s’assurer qu’on avait les informations pour la facturation, pour apporter la preuve au client, etc.
 

Une relation client beaucoup plus fluide

D’ailleurs, parlons-en du client. Avant les comptes-rendus d’intervention, je devais les envoyer moi-même au client par mail. Mais avant ça, je passais un temps considérable à m’assurer que je disposais de toutes les informations. Maintenant, le technicien saisit son formulaire dans l’application. Il ne peut pas se tromper. Il appuie sur un bouton et moins d’1 minute après, le client reçoit son rapport dans sa boîte mail. On a gagné un temps incroyable avec l’application Praxedo !
 

Une bien meilleure qualité de service pour le client

On a gagné du temps sur les interventions, on a gagné du temps dans la transmission des informations avant et après l’intervention. Mais on a aussi beaucoup gagné sur tout ce qui concerne la qualité du rapport d’intervention envoyé au client. Désormais, avec Praxedo, nous envoyons des comptes-rendus avec des photos avant/après, avec tous les détails circonstanciés de l’intervention, avec la signature du client, tout se paramètre automatiquement dans chaque compte-rendu. Et pour les frigoristes, le CERFA est collé en annexe du rapport d’intervention. Et tout ça juste en cliquant sur un bouton dans l’application.
 

Une traçabilité infaillible des interventions

Question traçabilité, c’est imparable. Les rapports sont plus précis. Avec les photos géocodées et horodatées, on sait exactement où et à quelle heure elles ont été prises. Tous les rapports sont circonstanciés. Aucune contestation n’est plus possible de la part du client. Avec Praxedo, on a divisé par 10 le nombre de litiges avec nos clients.
 
Franchement, si demain je devais dire à mes techniciens qu’on arrête Praxedo, ils me feraient la guerre.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Aujourd’hui, clairement, j’y vois plein de bénéfices et plein d’opportunités.
 
Nous considérons que nous sommes dans notre phase n°1 : Everwin GX + Praxedo. Au cours de cette phase, notre objectif était que tout tourne comme dans notre contexte d’avant. Qu’on ne perde rien en termes d’efficacité. Et tout fonctionne tellement bien qu’on a déjà beaucoup progressé sur plein de sujets dont je viens de parler précédemment.
 
Maintenant, nous allons voir comment faire encore mieux. Mais je considère qu’avec Praxedo et la connexion Everwin GX, on a l’outil pour y arriver. Là-dessus, je n’ai aucun doute.
 
Mais au vu des paramétrages possibles sur Praxedo, qu’on est encore loin d’utiliser à 100% de ses capacités, on prévoit une phase n°2 dans un an ou deux, pour approfondir l’usage de Praxedo.
 
L’avantage, c’est que Praxedo sort 2 nouvelles versions par an, en juin et en décembre. Avec tout ça, on a vraiment de quoi faire en termes de perspectives.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Avec tout ce que je viens de vous dire, trouver seulement deux mots pour tout résumer, ce n’est pas un exercice facile, mais je vais essayer.
 

Flexibilité

En premier, je choisis le mot « Flexibilité ». Je pense ici à la modularité et à la profondeur de paramétrage du logiciel de gestion d’interventions Praxedo. Il y a une grande capacité à faire bouger les formulaires facilement pour coller au plus près de nos besoins, sans l’aide de personne. Une fois qu’on a compris comment ça marche, on peut rendre les photos obligatoires, obliger le technicien à remplir tel champs avant tel autre, etc. Et tout ça se fait sans avoir besoin d’un informaticien. Je trouve ça assez génial.
 

Performance

Ensuite, je dirais « Performance ». Dans le sens où nous avons gagné en précision : les rapports sont plus précis, très circonstanciés, efficaces, rapides avec de l’information propre, claire, précise, bien présentée. Nous avons gagné en fluidité dans le process d’intervention.
 
Mais en fait, au final, tout ça tient vraiment en deux mots : Tranquillité d’esprit.