Comment Traka a réduit de 75% le temps de planification de ses interventions.

TRAKA, un des leaders des solutions électroniques de gestion de clés en France

La société TRAKA exerce dans le secteur de la sécurité électronique. Fondée en 1999, elle est spécialisée dans les systèmes électroniques de gestion des clés. Elle compte aujourd’hui une vingtaine de salariés, dont 11 techniciens spécialement formés à l’installation et la maintenance de ses systèmes.

“Nous réalisons 40% de croissance par an, et dans ce contexte, Praxedo est pour TRAKA un vrai levier de performance qui nous accompagne dans notre développement.”

Répartis sur trois agences à Paris, Bordeaux et Lyon, Traka couvre l’ensemble de territoire français. Ses techniciens opèrent plus de 1200 interventions chaque année sur le terrain et assurent la maintenance de 5000 systèmes installés chez plus de 2000 clients.
 
Parmi ses clients, Traka compte des acteurs de multiples secteurs tels que, par exemple, le Luxe, les Transports, les Hôpitaux, l’administration pénitentiaire, la Défense ou le Nucléaire.
 
L’entreprise est en plein développement de ses activités et connaît ses dernières années une croissance annuelle moyenne de 40%.

Le choix de Praxedo suite au conseil de SAGE

Avant de se doter de la solution de gestion d’interventions Praxedo, la société TRAKA fonctionnait avec une gestion des plannings sur Outlook et des bons d’interventions papier. Devant l’explosion de ses activités, l’entreprise a dû rapidement se mettre en rechercher d’un logiciel spécialisé. En effet, son mode opératoire historique ne pouvait plus tenir : pertes d’informations, manque de traçabilité des interventions, données terrain illisibles, délais de facturation trop longs…
 
Etant déjà équipée de l’ERP Sage 100c, la société Traka s’est naturellement tournée vers son fournisseur de solution de gestion commerciale. Ce dernier l’a orientée vers la solution de gestion d’interventions Praxedo qui a notamment l’avantage de disposer d’un connecteur natif Sage 100c.
 
L’interfaçage rapide et facile entre les deux solutions a permis à Traka de « pousser » l’intégralité de sa base clients dans le logiciel de gestion d’interventions Praxedo.

“Le délai de facturation moyen est ainsi passé de 2 semaines à une demi-journée.”

75% de gain de temps sur la planification et des techniciens mieux préparés

Le premier service à utiliser Praxedo chez TRAKA est le service clients et notamment les planificateurs. Via l’interface web, ils planifient les interventions, qu’il s’agisse de l’installation d’un nouveau système de gestion de clés ou de la maintenance de systèmes déjà positionnés chez les clients. L’interface de planification Praxedo permet de jongler facilement entre les installations, les dépannages et la maintenance contractuelle.
 
Les hotlines de TRAKA ont également accès à l’interface web pour gérer les interventions urgentes.
 
Le service planification peut donc planifier les interventions, y ajouter le dossier de vente, ainsi que l’historique des échanges avec chaque client.
Praxedo a permis à TRAKA un gain de temps de 75% sur le temps consacré à la planification, ce qui est très appréciable compte-tenu de la forte croissance de l’activité de l’entreprise au cours des dernières années.

“L’interface de planification Praxedo permet de jongler facilement entre les installations, les dépannages et la maintenance contractuelle.”

 
Le second type d’acteurs à utiliser Praxedo chez TRAKA, ce sont les techniciens de terrain avec l’application mobile installée sur leurs smartphones. Elle est très pratique pour eux, notamment dans la préparation de leur intervention. Ils ont accès à l’historique du client, le détail des interventions déjà menées chez lui et même équipement par équipement.
 
L’usage de formulaires pré-paramétrés leur permet de gagner du temps en intervention, et de sécuriser la saisie des informations sur leur mission. Champs pré-remplis, cases à cocher, menus déroulants, ils ont au final très peu de texte à écrire. Ils peuvent également intégrer des photos à leurs rapports d’intervention. Pour clôturer chaque intervention, le technicien signe son compte-rendu et le fait signer, directement dans l’application mobile Praxedo, par son client.

Un connecteur entre Praxedo et Sage 100c qui fait gagner un temps précieux pour la facturation

Ensuite, lorsqu’il a terminé son travail, le technicien valide son intervention sur son application et le compte-rendu remonte automatiquement, via le connecteur Praxedo / Sage 100c, au service de facturation de TRAKA, qui édite la facture.
 
Le délai de facturation moyen est ainsi passé de 2 semaines à une demi-journée. C’est très efficace et fluide pour le client qui reçoit son rapport d’intervention, personnalisé aux couleurs de TRAKA, juste après la clôture de cette dernière.

Praxedo, un levier de performance pour TRAKA

En outre, Praxedo apporte de nombreux autres bénéfices à TRAKA. Les techniciens n’utilisent plus de papier, alors qu’auparavant chaque intervention nécessitait l’édition d’un dossier de 50 feuilles.
 
La conservation des historiques des interventions accroît considérablement la traçabilité des interventions ainsi que l’efficacité des techniciens sur site.
 
Au final, TRAKA réalise 40% de croissance par an, et Praxedo se révèle être un vrai levier de performance qui l’accompagne dans le fort développement de ses activités.