Comment Grues JLR Inc. a réduit ses tâches administratives de 50% (facturation) et 75% (paie) et amélioré l’efficacité de ses équipes de service.

Parlez-nous en quelques mots de votre société et de ses activités…

Grues JLR est un entrepreneur spécialisé en location de grues opérées, à court et à long terme, qui offre un service 24/7.

L’entreprise fondée en 1993 par Jean-Luc Tremblay a fêté ses 30 ans d’existence en 2023. En 2012, ses filles, Audrey et Cindy, ont rejoint la direction administrative de l’entreprise.

À ce jour, la flotte comprend 25 appareils offrant une capacité de levage de 25 à 450 tonnes. Outre le service de location de grues, l’entreprise offre également le service de location d’accessoires qui s’accrochent aux appareils de levage comme des chaînes ajustables, des paniers, des supports, foreuses, nacelles, etc.

Les principaux usages pour les grues JLR sont le montage de murs, de maisons, d’appareils de ventilation sur les toits des immeubles, de grues à tour, etc. Ils offrent leurs services à des entrepreneurs généraux dans les secteurs civils, industriels et commerciaux.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo? Quels étaient vos besoins?

Avant Praxedo, nous avions beaucoup de problèmes dans notre quotidien opérationnel et administratif.

Notre logiciel de la répartition des grues n’était plus optimal et avait atteint ses limites. Il s’agissait d’un système conçu et personnalisé pour nos besoins qui ne pouvait pas être compatible avec notre logiciel comptable. Nous étions dépendant d’un développeur.

Ne disposant pas d’application mobile, tous les contrats de service étaient encore au format papier. Les demandes de services nous parvenaient par courriel ou par téléphone. Un bon de travail papier était établi et lié au service rendu. Pour les feuilles de temps, les déclarations des techniciens étaient également faites sur des documents en format papier.

À toutes les étapes du processus, il y avait des délais considérables et des erreurs qui s’accumulaient, tels que :

• Il fallait 3 ou 4 jours avant de recevoir les contrats de service des techniciens

• Les erreurs de comptabilisation étaient nombreuses puisqu’il fallait retranscrire le contrat manuscrit sur l’ordinateur
• Nous avions des écarts entre les articles consommés, les temps de suivi et les articles réellement vendus aux clients
• Nous avons constaté un impact sur nos revenus avec des pertes de contrats de service : le grutier était payé pour son temps, mais le client n’était pas facturé à cause d’oublis liés à une information non centralisée. Il est difficile de faire une évaluation de ces pertes, mais nous estimons que cela concernait 2 à 5% de nos revenus.

Pourquoi le choix de Praxedo?

Voici en 4 points les raisons de notre choix :

• Application mobile sur téléphone intelligent

• Élimination des formulaires en format papier et personnalisation des formulaires selon nos souhaits

• Compatibilité avec notre logiciel comptable afin d’éviter les erreurs de saisie

• Collaboration à distance

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages?

Praxedo est utilisée par nos répartiteurs ainsi que cinq personnes du service administratif incluant les comptables. L’application mobile est utilisée par les grutiers.

80% du temps, nos jobs (notamment en haute saison) durent en général une demi-journée et parfois un seul jour. Pour certains chantiers, cela peut aller jusqu’à plusieurs semaines ou mois.

Les opérateurs de grues inscrivent leur temps facturable dans leur formulaire depuis l’application mobile puis ils sont validés au bureau.

Praxedo nous a amené à changer notre façon d’organiser nos ressources. Par exemple, nous planifions désormais les techniciens d’abord et nous leur attribuons ensuite les grues. Avant c’était l’inverse.

Le tableau de bord dynamique permet de voir en un coup d’œil les plannings de réservation des équipements, ce qui est très pratique.

La planification est faite au jour le jour, en général vers 15h on planifie pour le lendemain. Auparavant, il fallait envoyer des messages textes à tout le monde. Maintenant, les bons de travail sont envoyés directement sur le mobile et avec la fonction de synchronisation de Praxedo, on sait que les techniciens ont reçu l’information.

La vision temps réelle offerte par Praxedo nous permet d’améliorer notre communication interne, notre réactivité, notre productivité.

Malgré la résistance au changement, les techniciens ont appris à utiliser Praxedo. Ils apprécient

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo?

Praxedo nous a permis de supprimer complètement le papier dans notre processus. De plus, nous avons amélioré la qualité de nos rapports de services grâce à l’insertion de photos qui nous aident à fournir des preuves du service effectué aux clients.

Praxedo a rendu possible le travail à distance, car l’application est disponible depuis n’importe quel appareil, et quel que soit l’endroit. Désormais le répartiteur peut ajuster le planning tout en étant à la maison. Avec l’ancien système, les modifications dans le calendrier devaient forcément se faire depuis l’ordinateur du bureau où était hébergé le logiciel.

La géolocalisation, la mobilité et la planification intelligente dans Praxedo nous ont permis d’éviter l’impression papier des trajets au bureau. Chaque employé venait chercher son itinéraire avant de partir pour faire sa route.

Concernant les bons de travail, auparavant, il fallait faire un scan du papier jaune (copie client). Maintenant, les clients reçoivent copie PDF du bon de travail automatiquement dès que celui-ci est fermé/validé.

Nous créons nos propres articles facturables dans Praxedo dont les équipements (grues et leurs accessoires) ce qui nous permet, contrairement aux autres applications vues, de mieux facturer nos revenus et d’en voir le détail dans le logiciel comptable Acomba puisque les deux outils sont connectés.

Concrètement, la charge de travail a largement diminué au bureau :

• L’impression sur papier des routes des techniciens par le répartiteur lui prenait environ 1h par jour : désormais cette tâche a disparu.

• L’établissement des factures nous prenait 2 ou 3 heures par jour alors que nous mettons maintenant 1 ou 1h30 maximum.

• La gestion de la paie était environ 4h par semaine.

• Depuis que les temps de travail sont remontés dans Praxedo, cela nous prend seulement 1h par semaine.

Beaucoup d’autres tâches et activités ont été réduites voire supprimées, mais il est plus difficile d’évaluer les gains. Par exemple, le temps passé au téléphone ou à envoyer des messages textes ou des courriels aux équipes sur la route a été quasiment réduit à zéro.

La connexion entre Praxedo et Acomba a permis d’éviter la redondance pour la saisie des données. Par exemple, les nouveaux clients sont créés seulement une fois dans Acomba et sont ensuite synchronisés avec Praxedo. Idem pour les factures puisque les articles consommés sont transférés directement vers Acomba.

Du côté des techniciens :

Praxedo leur permet de travailler plus vite, ils font moins d’oublis et l’écriture manuscrite a disparu alors il n’y a plus d’erreurs de lecture au bureau. La conséquence est que l’on facture mieux et plus vite.

Le nombre des déplacements quotidiens a diminué : avant, les techniciens devaient revenir au bureau pour déposer leurs bons de travail et leurs feuilles de temps complétées. Désormais, ils peuvent terminer leurs rapports sur site ou à la maison depuis l’application mobile, ce qui représente un gain de temps sur les déplacements.

L’information circule mieux et les échanges ont augmenté : nous communiquons de façon plus optimale et nous avons une information plus fiable et plus directe.

La configuration des formulaires nous a permis d’ajouter des champs obligatoires pour la capture des données de paie et des dépenses des techniciens. Alors, on mesure mieux la profitabilité de l’entreprise.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo?

Nous avons l’intention de poursuivre avec Praxedo aussi longtemps que nous y trouverons des bénéfices. C’est devenu une application centrale dans l’entreprise puisque tout le monde l’utilise.

Nous sommes ravis des services offerts et nous recommandons Praxedo à toute entreprise qui veutaméliorer sa gestion des services.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils?

• Économie de temps
• Simplicité d’utilisation une fois la configuration faite à la fois pour les administrateurs et les employés sur la route
• Formation facile pour les nouveaux employés
• Amélioration de la communication dans l’organisation
• Réactivité et efficacité dans le travail et vis-à-vis les clients