Le Groupe Surprenant augmente sa productivité de 20% avec la solution de répartition Praxedo

Parlez-nous en quelques mots de votre société et de ses activités…

Groupe Surprenant est une entreprise familiale qui exerce ses activités dans le domaine de la gestion parasitaire, la fumigation et le contrôle d’oiseaux depuis 1987. À l’aide d’une croissance organique et de quelques acquisitions, le Groupe Surprenant a su bâtir une équipe d’une quinzaine de personnes au fil du temps pour répondre aux besoins industriels, commerciaux et résidentiels de nos clients.

75% de notre activité est effectuée dans le secteur commercial.

Nos forces sont la rapidité d’intervention pour nos clients sous contrat (temps d’intervention à J+1 en cas d’appel de service) et la qualité du service : nous offrons un apport de valeur et ne souhaitons pas être un prestataire de service à bas coûts.

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Nos problématiques se situaient principalement au niveau du transfert d’informations dans l’entreprise. Il y avait beaucoup de perte de temps et beaucoup trop de papier lors des différentes manipulations.
 
Avant Praxedo, nous utilisions les calendriers sur Apple pour effectuer la gestion de nos rendez-vous et tous nos rapports étaient papier en tout temps.
La gestion des visites d’inspections mensuelles chez nos clients étaient fastidieuse puisque chaque semaine les techniciens devaient passer au bureau pour avoir les informations, puis nous devions attendre les rapports pendant plusieurs jours.
 
Nous recherchions un logiciel qui nous permettrait d’avoir toutes les informations des bons de travail au même endroit, en plus d’augmenter l’efficacité des opérations quotidiennes.
 
Le logiciel Praxedo nous a semblé immédiatement très facile d’utilisation, simple à configurer et très modulable. De plus, le logiciel a la possibilité de s’intégrer aisément avec notre logiciel comptable QuickBooks Online, ce qui était un plus.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Du côté du bureau, nous utilisons la plateforme Web afin d’entrer les différentes instructions pour les interventions chez nos clients. Nous l’utilisons aussi pour lire, valider et envoyer les rapports d’interventions. La plateforme nous permet de connaître en temps réel les informations qui proviennent du terrain et de valider la position de chaque technicien par rapport à sa route pendant la journée.

De l’autre côté, nous avons les techniciens sur la route qui utilisent Praxedo quotidiennement. En accédant à l’application mobile, les techniciens prennent connaissance des horaires pour la journée, des informations liées aux différentes interventions, et également des historiques de chaque client à visiter.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Nous avons un accès rapide à toutes les interventions en temps réel. Cela facilite beaucoup la circulation des informations entre les techniciens et le bureau. Les gens au bureau peuvent faire du télétravail grâce à Praxedo, ce qui, en temps de pandémie, est vraiment très pratique. De plus, la recherche d’information est très facile, nous sommes en mesure de retrouver des rapports très rapidement grâce à l’historique sauvegardé.
 
Nous avons aussi augmenté notre rapidité de facturation. Avant, avec le papier, nous étions seulement en mesure de générer les factures environ une semaine après les interventions. Maintenant, avec Praxedo, nous sommes capables de facturer le jour même de l’intervention !
Aussi, nous avons diminué l’utilisation du papier de plus de 60% dans l’entreprise. Malheureusement certains clients nous obligent encore à produire des rapports papier sinon nous serions à 100%.
 
Grâce aux informations accessibles depuis l’application mobile Praxedo, nous avons diminué d’environ 40% les appels des techniciens avec le bureau pour avoir de l’information sur les clients. Ils ont désormais accès aux instructions, à la description de l’intervention précédente et peuvent valider en temps réel les informations des clients. Nous avons ainsi augmenté notre productivité de près de 20% au bureau.
 
Avec le passage aux formulaires électroniques dans Praxedo, on peut maintenant s’assurer de la qualité du rapport car il est uniforme pour tous les employés et les informations sont toujours présentes puisque nous avons rendu obligatoires certains champs à remplir.
 
Nous avons également une meilleure traçabilité des produits et des quantités utilisées chez nos clients qui peuvent être directement saisis dans l’application mobile. A ce sujet, la ville de Montréal vient de passer un nouveau règlement sur l’utilisation des pesticides sur son territoire, qui va rendre obligatoire pour les entreprises en gestion parasitaire, à partir du 1er janvier 2022, la tenue d’un registre annuel pour le suivi des quantités d’insecticides ou autres Rodenticides. Grâce à Praxedo, nous sommes déjà prêts pour répondre à cette exigence ! De plus, la fonction de recherche avancée de Praxedo nous permettra d’extraire facilement des rapports annuels en quelques clics afin de respecter les nouvelles exigences et de fournir les données en cas d’audit.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Maintenant que le logiciel est très bien contrôlé par tous nos intervenants dans le processus de service, la prochaine étape sera l’intégration avec notre logiciel comptable.
 
Aussi, comme Praxedo permet d’intégrer et de paramétrer une organisation complexe avec plusieurs succursales, nous sommes confiants que cette application va nous faciliter la croissance de notre entreprise sur d’autres territoires.
 
Enfin, nous allons mettre en place des scénarios de communication automatique avec les clients (envoi du rapport automatisé par exemple).

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Rapidité : Praxedo nous permet d’augmenter la rapidité du transfert d’informations entre le bureau et les techniciens d’un côté comme de l’autre.
 
Facilité : Praxedo est facile d’utilisation, mais aussi il facilite la gestion quotidienne de l’entreprise.