L’importance d’optimiser les routes pour les entreprises de service d’aujourd’hui

Pour de nombreuses entreprises de services en Amérique du Nord, il semble parfois impossible de s’assurer que leurs techniciens empruntent toujours la route la plus efficace. Il y a tout simplement trop de facteurs à prévoir et à contrôler. Le calcul de la meilleure route possible du point A au point B, du point de vue du temps de conduite et des économies d’argent, est extrêmement difficile sans les bons outils pour aider :

• les répartiteurs à choisir le bon chemin
• les techniciens à arriver à temps au bon endroit
• les gestionnaires de service à superviser leurs équipes mobiles en temps réel

Les gains de productivité sont essentiels à la réussite de l’entreprise. Les logiciels de gestion des activités de service automatisent la planification des routes afin que les techniciens aient une idée de la manière la plus rapide de se rendre chez les clients, sur leur appareil mobile, et qu’ils tirent le meilleur parti de leur journée.

L’amélioration de ces processus simplifie l’affectation des ressources, permet d’économiser des heures de déplacement et assure la tranquillité d’esprit des techniciens. Au bout du compte, les clients sont plus heureux.

3 raisons pour lesquelles votre entreprise de services devrait optimiser les routes des techniciens

Parce que des équipes heureuses et performantes sont bonnes pour les affaires

Des routes mal planifiées présentent des difficultés pour vos employés et votre entreprise. Les distances excessivement longues entre les sites des clients, les erreurs dans les rendez-vous et les retards non seulement frustrent les clients, mais nuisent aussi à la capacité de vos équipes de travailler efficacement, en plus de saper le moral des troupes.

Lorsque les durées de déplacement sont améliorées pour vos techniciens, inspecteurs ou vérificateurs, la vie au travail devient plus facile et plus agréable. Ils peuvent éviter les déplacements inutiles. Leurs horaires sont optimisés à des fins d’efficacité. Et ils ont accès à tous les renseignements nécessaires à une prestation de services fluide et réussie. Vous leur donnez effectivement les moyens de fournir la meilleure expérience possible à vos clients lorsque les routes sont suivies, gérées et optimisées en un seul endroit.

Parce qu’un service de meilleure qualité augmente ;a satisfaction des clients

Une entreprise de services qui fonctionne de façon harmonieuse et efficace attire plus de clients. En fait, la satisfaction des clients est une des principales mesures pour toute entreprise qui fournit un service, quel que soit le secteur. La qualité qu’un client reçoit de votre entreprise détermine la relation qu’il choisit d’avoir : rester fidèle, décider de vous quitter ou recommander votre service à d’autres.

Un fait étayé par des données de Hubspot explique l’importance d’investir dans le service à la clientèle, parce que les clients fidèles convaincront gratuitement de nouveaux clients de travailler avec vous.

Il ne faut toutefois pas oublier que l’optimisation des routes n’a pas pour seul objectif de régler les problèmes des clients. Des routes plus efficaces vous aident aussi à être plus réactif afin que vous puissiez respecter vos engagements contractuels. Arriver à l’heure et tenir les clients informés de l’état d’avancement des travaux sont des moyens faciles de les fidéliser. Les logiciels de gestion de la répartition aident les entreprises de services de nombreux secteurs, y compris le chauffage, la ventilation et la climatisation, les services publics, les télécommunications, la lutte antiparasitaire, la gestion immobilière, etc. à être plus réactives et communicatives en amenant les techniciens à l’heure tout en envoyant des notifications.

Parce qu’une bonne gestion de la répartition permet à l’entreprise de faire des économies

Une étude intéressante du groupe Aberdeen révèle que si un problème n’est pas réglé au cours de la première visite, il faut en moyenne 1,5 appel de service supplémentaire pour y remédier. Cela signifie que, selon le secteur dans lequel vous évoluez, le coût pour régler un problème peut passer de plusieurs centaines à plusieurs milliers de dollars. Les logiciels qui automatisent les activités de votre entreprise et les bons de travail peuvent vous aider à contenir les coûts.

Les outils de pointe en nuage sont essentiels pour accroître la productivité

Les logiciels de pointe sont utilisés par les équipes de service pour leur efficacité. Mettre à profit la meilleure technologie qui soit, au lieu de s’en tenir à une solution tout-en-un pour tout, rend votre entreprise plus concurrentielle.

Lorsque les processus opérationnels sont entièrement basés sur le nuage, les employés peuvent communiquer plus efficacement en temps réel, accéder à de l’information en tout temps et stocker pour toujours et en toute sécurité des documents sur les bons de travail. Les techniciens qui sont éparpillés un peu partout ont besoin d’outils comme Praxedo pour les aider à mieux faire leur travail.

La meilleure technologie stimule la productivité. Le temps que les administrateurs peuvent gagner en éliminant la saisie manuelle ou double est impressionnant, et le temps que les techniciens gagnent en n’ayant pas à se rendre au bureau central et en revenir est énorme.

Visibilité des activités sur le terrain

Même si cela ne semble peut-être pas évident au départ, l’utilisation d’un logiciel de gestion des activités de service pour délaisser la gestion des routes sur papier vous donne la visibilité nécessaire pour améliorer la productivité.

L’époque où les formulaires carbone en double sont oubliés dans le camion ou perdus entre des voyages est révolue. Lorsque les répartiteurs mettent en ligne la version Web de la solution Praxedo, ils peuvent voir facilement l’horaire de chaque technicien. Le fait que les techniciens soient munis d’outils GPS sur leur appareil mobile permet aux répartiteurs de savoir exactement où ils se trouvent et à quel moment, et de vérifier les horodatages pour s’assurer que les bons de travail sont réalisés dans les délais.

Les nouvelles données sur la productivité des techniciens sont extrêmement utiles. Les répartiteurs peuvent maximiser le nombre d’appels de service auxquels chaque technicien est affecté tout au long de la journée. Les situations d’urgence peuvent également être réglées sans accrochage lorsque le technicien qui possède les compétences appropriées pour gérer la tâche est identifié et envoyé grâce à la fonctionnalité de planification intelligente, au seul toucher d’un bouton.

L’intelligence artificielle optimise automatiquement les horaires

Les entreprises de services qui utilisent le Smart Scheduler de Praxedo se servent d’algorithmes pour planifier la route idéale, en tenant compte de facteurs comme les exigences des clients, le lieu et les renseignements sur la circulation. L’intelligence artificielle devient de plus en plus essentielle dans tous les secteurs, et la gestion de la répartition ne fait pas exception.

Une planification plus intelligente signifie aussi avoir la capacité de prévenir ou de « prévoir » les pannes d’équipement. L’élaboration d’horaires récurrents pour les tâches d’entretien à effectuer à intervalles réguliers prolonge la durée de vie des équipements et améliore les relations avec les clients.

L’intégration avec les systèmes d’entreprise permet l’automatisation

Le logiciel idéal pour l’optimisation des routes s’intègre entièrement à vos solutions de gestion intégrée (ERP) et de gestion des relations clients (CRM) pour que vous puissiez profiter pleinement de l’échange automatisé de renseignements.

Vous voudrez trouver un logiciel de pointe qui s’intègre facilement aux systèmes tiers couramment utilisés comme Salesforce.com, Microsoft Dynamics et SAP. La connexion d’une solution de gestion de la répartition spécialisée facilite la circulation des données d’une application à l’autre. Grâce à l’automatisation des flux d’information, les expériences de vos équipes et de vos clients s’en trouvent améliorées. La création et l’envoi de factures peuvent aussi être automatisés pour que vous puissiez envoyer une facture au client dès que le travail est terminé, au lieu de devoir attendre une semaine, voire deux. L’accélération du processus de facturation fait en sorte que, au final, vous êtes payé plus rapidement.