Dématérialisez votre gestion de répartition : Passez au “Zéro Papier” !

A l’ère du digital, encore trop d’entreprises continuent de fonctionner en mode tout papier. Bons de commande, bordereaux de livraison, bordereaux d’interventions, comptes-rendus écrits, factures …
 
Les quantités d’informations à gérer sont de plus en plus importantes, et il faut bien reconnaître que le papier n’est plus adapté.
 
Et c’est encore plus vrai pour toutes les entreprises qui ont des interventions terrain à gérer.
 
Alors pourquoi faire de votre entreprise une entreprise « zéro papier » ?
 

Les bénéfices du “zéro papier” pour votre société de service.

Soignez votre image de marque !

Le premier argument que l’on présente généralement est celui de l’écologie. Renoncer au papier, c’est participer à la préservation de l’environnement. Les arbres vous remercieront et vos enfants également. Mais en termes de marketing, cela peut être un avantage non négligeable pour l’image de marque pour votre entreprise. En effet, le grand public (et donc vos clients) est aujourd’hui très sensibilisé à des sujets tels que la protection de l’environnement, le développement durable, le commerce équitable, etc. Le fait d’afficher sur votre site web, vos supports de communication (digitaux bien entendu !), vos signatures de mails, que votre entreprise contribue à l’effort écologique en renonçant à l’usage du papier peut non seulement séduire vos clients existants, mais également contribuer à convaincre de nouveaux partenaires.

Gagnez en productivité sur le terrain !

Passer au « zéro papier », pour une entreprise disposant d’équipes d’intervention sur le terrain, permet aussi de réaliser de vrais gains de productivité.

En effet, beaucoup de techniciens, de chauffeurs/livreurs et autres intervenants nomades, doivent encore se déplacer avec des kilos de formulaires papier. Fiches d’interventions, bordereaux de livraisons, tout cela finit par s’entasser dans la camionnette, se déchirer, s’éparpiller. Et que dire du café ou de la bouteille d’eau qui s’y déverse accidentellement ?

Pensez également à la réduction des coûts pour votre entreprise. Dématérialiser vos process d’interventions vous fera réaliser immédiatement des économies importantes : plus besoin d’acheter des tonnes de rames de papier, plus besoin de cartouches d’encre, plus besoin d’imprimantes, et plus besoin de payer des frais d’affranchissement pour l’envoi de vos factures !

Enfin, en dotant vos équipes terrain d’un logiciel de gestion de répartition, vous leur ferez gagner en confort de travail. Grâce au développement des technologies mobiles, ils pourront directement consulter leur planning sur leur smartphone ou leur tablette, remplir des formulaires pré-paramétrés, valider leurs interventions et remonter leurs comptes rendus en temps réel, connaître le temps de déplacement entre deux interventions, et ainsi optimiser leurs temps de trajets (et donc leurs frais de carburant), etc.

Bref, que l’on parle de livraison, de service, de maintenance ou de tout autre type d’interventions, la dématérialisation n’a que des impacts positifs sur la répartition.

Sécurisez la circulation d’informations !

D’ailleurs, un autre avantage immédiat permis par la dématérialisation est la sécurisation de la circulation des informations entre vos intervenants sur le terrain, votre centre opérationnel et vos clients.

En effet, dans les entreprises ayant recours à des formulaires papier, la saisie des informations dans les fiches d’interventions, ou autres comptes-rendus, se fait à la main, soit durant l’intervention, soit après coup. Et généralement, lorsque l’intervenant revient à sa base, il transmet ses feuillets à une personne chargée de tout ressaisir sur informatique. Cela peut entraîner des erreurs d’interprétation, des omissions, des contresens, qui, au final, seront pénalisants pour la traçabilité de l’intervention, la création de la facture et l’information du client.

Adopter une solution de dématérialisation pour gérer vos interventions terrain permet d’en finir avec ce type de problèmes. Par exemple, le technicien équipé d’une solution mobile pourra saisir directement les données dans un formulaire pré-paramétré accessible sur son smartphone. Vous pourrez sécuriser chaque étape du formulaire en vous assurant que chaque champ soit rempli avant de passer à l’étape suivante, et donc de disposer de toutes les informations nécessaires pour valider l’intervention. En outre, l’utilisation d’une telle application mobile permet d’éviter la double saisie, et donc la perte de temps et les erreurs éventuelles dans les informations retranscrites.

Réduisez vos délais de facturation !

Un autre avantage du « zéro papier » pour la gestion de répartition est de réduire considérablement vos délais de facturation. Ainsi, dans une entreprise classique, les délais de facturation sont en moyenne compris entre 3 et 5 semaines, une fois l’intervention réalisée. Ce délai s’explique par le temps nécessaire pour centraliser les fiches et les bordereaux d’intervention dans leur version papier, les saisir informatiquement, puis assurer les envois de factures par courrier aux clients (ce qui est encore le cas dans 90% des entreprises françaises).

Or, en passant à la dématérialisation de vos process, tout le cycle d’intervention est digitalisé, depuis sa planification jusqu’à sa validation. Les informations sont remontées en temps réel par le technicien dès que l’intervention est clôturée. La facturation peut se faire instantanément et la facture être transmise par email, dans la foulée, directement au client. Les délais de facturation sont ainsi réduits à zéro, et l’encaissement s’en trouve, lui aussi, grandement accéléré.

Facilitez votre stockage !

Une autre problématique résolue par la dématérialisation : le stockage ! En effet, dans toute entreprise, le travail administratif est chronophage, mais la conséquence qui en découle, lorsqu’on utilise le tout papier, c’est l’envahissement de vos armoires par d’innombrables classeurs de rangement. Aujourd’hui, de multiples solutions existent pour stocker tous vos documents dans le nuage ou sur des serveurs externes, de manière extrêmement sécurisée. Vous pouvez ainsi dégager un espace non négligeable dans vos locaux.

En outre, au-delà du gain d’espace, la dématérialisation de vos documents vous permet également de gagner considérablement en sécurité. En effet, une fois vos données sauvegardées et hébergées dans le nuage sur des serveurs sécurisés, elles resteront intactes et accessibles, même si, par malheur, un incendie ravage vos bureaux.

Optimisez votre satisfaction client !

Quand on parle « zéro papier » dans le domaine de la gestion de répartition, il y a également un paramètre incontournable à prendre en ligne de compte : le client !

Au-delà de tous les avantages expliqués ci-dessus, s’il y a bien quelqu’un qui sera heureux de vous voir passer au digital, c’est votre client !

En effet, pour lui les avantages sont nombreux et immédiatement visibles.

En vous dotant d’un logiciel de gestion de répartition, vous serez à même de lui permettre d’assurer un suivi de l’intervention qu’il a sollicitée. Par exemple, une solution comme Praxedo, permet, via un « portail donneur d’ordres », au client final de suivre la réalisation de l’intervention en temps réel.

La solution permet aussi d’améliorer considérablement la traçabilité des interventions, non seulement pour l’entreprise qui intervient, mais également pour le client. La possibilité pour le technicien, au cours de son intervention, de prendre des photos géocodées et horodatées sur site, apporte ainsi au client la preuve que l’intervention a bien été menée avec succès. Ceci permet d’évacuer directement tout un ensemble de situations potentiellement litigieuses. Grâce aux photos contenues dans le compte rendu d’intervention vous apportez la preuve à votre client que l’intervention a été faite.

Un logiciel de gestion de répartition vous donne également la capacité de transmettre en temps réel à votre client les informations sur l’intervention réalisée. Dès que le technicien a terminé sa mission, il valide la fin de l’intervention et toutes les données sont remontées à son centre opérationnel qui, lui, va pouvoir transmettre ces informations immédiatement au client, avec la facture associée, bien entendu.

En conclusion, Internet a été créé en 1990, Apple a commercialisé le premier smartphone en 2007 et Praxedo propose sa solution de gestion dématérialisée des interventions depuis 2005. Cela fait trois excellentes raisons pour que votre entreprise abandonne le papier et passe au tout digital pour ses interventions terrain.

Il n’y a que des avantages à dématérialiser vos processus d’intervention : rapidité, productivité, sécurisation des informations, facturation accélérée, stockage et satisfaction client optimisés. Et surtout, à chaque fois que votre technicien vous transmettra son compte rendu via son smartphone ou sa tablette, vous sauverez un arbre !

Alors qu’attendez-vous pour vous y mettre ?