Les avantages de la facturation accélérée pour les entreprises de services

Combien de temps s’écoule-t-il entre le moment où vos techniciens terminent une tâche et celui où vous envoyez la facture à vos clients? Si la réponse est plusieurs jours ou plusieurs semaines, il est temps d’améliorer vos processus de gestion des services au moyen d’une facturation accélérée.

Si vous entreprise utilise encore des feuilles de calcul papier ou Excel pour gérer les processus de facturation, le passage à des opérations entièrement électroniques vous aidera à gagner du temps.

Comment les entreprises de services bénéficient d’une facturation accélérée

Lorsque le nombre d’heures non facturables augmente, la productivité de l’ensemble de l’entreprise diminue. Avec des opérations axées sur le papier, le travail est multiplié. Les techniciens de terrain doivent remplir des rapports à la main ou à l’aide d’un appareil qui n’est pas connecté à un système centralisé. Cela signifie que le personnel administratif doit saisir de nouveau le contenu des rapports dans un tableur ou un système de gestion intégrée (ERP).

L’automatisation est la seule solution. Une facturation automatisée et rapide se traduit par une augmentation importante des flux de trésorerie, ce qui vous donne de nouvelles occasions d’investir et d’atteindre les objectifs d’affaires.

Exemple concret

L’entreprise canadienne de CVC Vari-Therm Ltd profite entièrement des avantages d’une facturation accélérée. En fait, depuis la mise en œuvre de la solution Praxedo, elle a réduit son délai de facturation, le faisant passer de deux semaines à un jour.

« Avant Praxedo, nous devions attendre le jeudi suivant pour facturer à nos clients le travail réalisé deux semaines auparavant. Maintenant, nous envoyons la facture le même jour et sommes payés plus rapidement », explique le président Steve Johnstone. Les paiements en temps voulu les aident à régulariser leur flux de trésorerie et à éliminer tout écart. « L’automatisation de l’outil fait en sorte que chaque travail terminé a été facturé ou payé, alors que, auparavant, nous ne pouvions pas vérifier si un travail avait été terminé par un technicien. Nous supposions seulement qu’il avait fait le travail. Maintenant, chaque tâche est comptabilisée, et rien ne passe inaperçu. »

Accélérer le processus de facturation avec une application mobile

Les techniciens munis d’une application mobile sur leur téléphone peuvent saisir les données qui se trouvent dans le nuage, de manière électronique. Les rapports sur les bons de travail devraient pouvoir être configurés en fonction des besoins de votre secteur et de votre entreprise pour faciliter la vie des techniciens.

Grâce à l’application mobile Praxedo, les techniciens peuvent répondre à des questions par « oui » ou « non », cliquer sur des cases à cocher, faire des sélections à partir de menus déroulants et inscrire des commentaires à l’aide de phrases prérédigées. Dans ce type de travail, il y a souvent très peu de temps pour taper de longues réponses. Ce processus simplifie la rédaction des rapports sur les bons de travail et leur fait gagner du temps. La solution Praxedo valide automatiquement les entrées des techniciens afin d’éviter les erreurs et les formulaires incomplets.

De plus, les techniciens peuvent remplir leurs rapports électroniques sur les bons de travail directement sur le site du client.

Commencer par le terrain

La transformation numérique que permet la gestion automatisée des services commence sur le terrain. C’est là que toutes les données requises pour la facturation sont recueillies et saisies par les techniciens, les livreurs ou les vérificateurs. Comme ils sont mobiles, les outils qu’ils utilisent pour réaliser les tâches doivent l’être aussi. Les techniciens doivent avoir la capacité de numériser facilement un code-barres ou un code QR. Ils devraient pouvoir inclure des photos et des vidéos à leurs bons de travail, qui sont souvent plus efficaces que des descriptions écrites. Et surtout, l’outil doit comporter une fonction de signature électronique de sorte que les techniciens puissent obtenir la signature des clients dès que le projet est terminé. Les documents remplis peuvent ensuite être envoyés instantanément au client, et les services peuvent être facturés le jour même.

Les solutions SaaS (logiciels en tant que services) sont en plein essor. Selon des données provenant de Market Research Future, d’ici la fin de 2022, le marché mondial des SaaS devrait connaître un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 21 %.

La meilleure solution accroît l’efficacité de l’entreprise

Il faut toujours choisir un logiciel de gestion des activités de service en fonction des capacités qu’il offre. Vous devriez être en mesure de conserver ce que vous utilisez déjà en matière de systèmes d’information et de tirer parti des avantages de nouvelles technologies pour maximiser l’efficacité de l’entreprise. Une solution spécialisée de pointe, comme celle offerte par Praxedo, vous permet de la connecter à votre système actuel grâce à une panoplie de connecteurs standard ou en utilisant ses API ouvertes pour construire une interface personnalisable.

3 façons d’accélérer la facturation

1. Centraliser vos données

Quand vous adoptez une solution de gestion de la répartition dématérialisée comme Praxedo, toutes les données nécessaires à la facturation sont saisies dans votre logiciel et peuvent être consultées par toutes les équipes.

L’information comme les déplacements des techniciens peut être confirmée par GPS, et les durées de déplacement sont enregistrées automatiquement. Grâce à des fonctions de numérisation et à un catalogue d’outils, chaque technicien peut indiquer exactement de quel équipement il dispose et quels outils étaient nécessaires pour réaliser le travail. Il peut utiliser des formulaires complets pour rendre compte avec exactitude des opérations et des résultats sur le terrain, et ce, en temps réel.

Dorénavant, tous les renseignements sur les bons de travail sont renvoyés instantanément au centre de service, où les gestionnaires les analyseront. Les applications peuvent aussi être utilisées hors ligne lorsque vos équipes travaillent dans des zones comme des tunnels souterrains, où elles n’ont pas accès à un réseau. Les mises à jour apportées pendant une connexion hors ligne sont synchronisées dès qu’une connexion réseau devient possible.

2. Assurer la compatibilité avec votre ERP

Seule une solution de gestion de la répartition complète et hautement compatible peut permettre des activités commerciales transparentes dans l’ensemble. Assurez-vous d’avoir accès aux interfaces de programmation SOAP afin de pouvoir connecter facilement le logiciel à votre système d’information. Pour les ERP les plus populaires, comme Sage ou Salesforce, des connecteurs natifs sont disponibles pour assurer une synchronisation optimale. Votre flux de données est maintenant centralisé et automatisé.

3. Accélérer la préparation de la paie

Seul le meilleur logiciel de gestion des activités de service vous permet de simplifier et d’accélérer les tâches liées à la paie. Le personnel de bureau peut savoir combien d’heures vos techniciens ont travaillé en un seul clic, sans que les techniciens aient besoin de remplir des feuilles de temps.