Comment FABELTA a gagné plus de 30% de productivité sur le traitement de ses rapports de service

Parlez-nous en quelques mots de votre société et de ses activités…

Fabelta est une entreprise de fabrication de portes et fenêtres qui vend la marque Fabelta. Notre expertise va de la conception / R&D au Service Après-Vente en passant par la fabrication et la livraison / installation.
 
Nos principaux marchés se situent dans le secteur résidentiel :

• Maisons haut de gamme (40 %) : maisons neuves, chalets en bord de lac, transformation de duplex, triplex, etc.
• Tours à étages (40 %)
• Rénovation (20 %)

Les différentiateurs de notre marque sont les suivants :

• Produits sur mesure qui sortent du standard
• 100 % des produits sont fabriqués à base d’aluminium
• Respect des normes exigées

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ? Quels étaient vos besoins ?

Nos besoins au départ se situaient surtout sur la partie mobile, car nous souhaitions convertir nos bons de travail papier en bons électroniques et ainsi fluidifier nos processus d’affaires.
 
Il s’agissait principalement d’améliorer l’efficacité des traitements de fin de chantier.
 
Les équipes utilisaient des listes de directives au format papier et les comptes-rendus effectués par les installateurs (employés comme sous-traitants) étaient également faits sur papier, à la main.
 
Les conséquences étaient que les rapports étaient générés et validés seulement une fois par semaine la plupart du temps. Ensuite, venait le temps de l’analyse pour décortiquer les éléments des rapports, identifier les erreurs ou les informations manquantes. Toute cette activité était fastidieuse.
 
L’uniformisation et la structuration des comptes-rendus, ainsi que la digitalisation du processus, faisaient partie de nos objectifs pour simplifier le travail d’analyse et accélérer les délais de traitement.

Qui utilise la solution Praxedo chez vous et pour quels usages ?

Chez Fabelta il y a trois équipes dédiées qui utilisent Praxedo :

• Les chargés de projet : ils font exclusivement les visites de chantier préalables, s’occupent de la prise de mesures et valident la faisabilité des installations. Ils produisent un rapport dans Praxedo qui est ensuite envoyé à l’entrepreneur des travaux qui peut faire des corrections.
• Les installateurs : il s’agit de nos employés et de sous-traitants. Trois techniciens utilisent Praxedo depuis deux ans afin de recevoir les instructions pour l’installation et insérer des commandes. Ils utilisent la partie formulaire de Praxedo pour effectuer un rapport de conformité de l’installation. Chaque équipe est en général composée de 5 personnes avec un chef d’équipe qui est en charge du rapport de travail.
• Les techniciens du Service Après-Vente : ils interviennent après la fin des chantiers lorsqu’ils ne sont pas terminés ou s’il y a des appels de services. Ils utilisent Praxedo depuis 6 mois. Pour cette partie de notre activité, la planification avancée dans Praxedo est déterminante.

Dès le départ, nous étions convaincus que Praxedo était la bonne solution et nous avons décidé de l’intégrer à notre système ERP : nos commandes sont générées dans l’ERP et viennent ensuite créer automatiquement des bons de travail dans Praxedo. Tout notre système d’information est interconnecté.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

La génération des rapports électroniques apporte beaucoup d’efficacité et de rapidité au processus. Avant nous attendions les rapports une fois par semaine en fin de semaine, désormais c’est fait de façon instantanée avec Praxedo.
 
L’utilisation du papier laissait la place à des interprétations différentes selon les descriptions du contenu des bons de travail. Grâce à Praxedo, et sa flexibilité à concevoir des formulaires personnalisés, nous avons uniformisé la collecte des informations dans les rapports tout en insérant des listes déroulantes ou des cases à cocher. Nous avons sauvé environ 30 à 50 % de productivité sur ces délais d’analyse de fin de chantier.
 
Les bons de commande et les bons de travail papier se perdaient et on constatait aussi beaucoup d’erreurs : aujourd’hui tout est digitalisé dans Praxedo, il n’y a plus de place ni pour les erreurs ni pour les pertes de documents. Nous estimons avoir réduit les erreurs d’au moins 30 % par rapport à la situation avant Praxedo.
 
Les chefs d’équipe qui trouvaient la nouvelle application agaçante au début ne peuvent désormais plus s‘en passer. Il suffisait d’accepter le changement !
C’est un outil qui permet de faire plus avec moins de personnel : Praxedo nous a permis de contrôler et limiter nos embauches.
 
En résumé, aujourd’hui le travail a été simplifié pour tout le monde et le processus est fluidifié.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Nous allons continuer le déploiement de l’application sur le département de Service Après-Vente / Service à la clientèle. Il y a encore des améliorations à faire au niveau de l’interface technique entre Praxedo et notre ERP qui permettra de mieux gérer le processus de traitement des bons de travail et la répartition.
 
Nous souhaitons également continuer le déploiement avec d’autres équipes d’installateurs sous-traitants.
 
Enfin nous envisageons d’intégrer nos chauffeurs (équipe livraison) en 2021.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Efficacité et flexibilité. En effet, la solution peut être utilisée pour plusieurs activités de notre entreprise et être facilement adaptée aux différents processus opérationnels. La création des rapports est une tâche très simple.