La gestion de répartition au service de la location de matériels de chantier pour le BTP

Entre les bons de livraison et de reprise, les loueurs de matériels de BTP et d’engins de chantier manipulent un grand nombre de documents qu’il convient de dématérialiser.
 
Un logiciel de répartition assure, par ailleurs, le suivi des missions et réduit le délai de facturation.
 
Tractopelles, chargeurs, compacteurs, chariots télescopiques… Les professionnels du BTP utilisent un grand nombre de machines sur les chantiers. L’usage de ces machines est souvent ponctuel et ne justifie pas d’immobiliser des capitaux pour leur acquisition. Le recours à la location permet, par ailleurs, à ces acteurs de s’affranchir de leur maintenance.
 
Fort de ces atouts, le marché de la location de matériels de BTP se porte comme un charme. Selon la fédération DLR (distributeurs, loueurs et réparateurs de matériels de bâtiments), il a, après une bonne année 2018, poursuivi sa croissance en 2019 avec un chiffre d’affaires total de 4,7 milliards d’euros, en hausse de 5 %.
 
Si quelques grandes enseignes couvrent le territoire comme Kiloutou et Loxam, la filière reste peu concentrée avec quelque 1 500 entreprises spécialisées. Fin 2019, le secteur employait 28 900 actifs, soit 5,4 % de plus en un an, pour une moyenne de 19 collaborateurs par société.

Une chaîne logistique particulièrement complexe

Au fil des ans, la palette des équipements éligibles à la location ne cesse de s’élargir. Les loueurs ont notamment ajouté à leur catalogue les modules et conteneurs qui servent à héberger temporairement les équipes d’un chantier, des nacelles de sécurité ou des unités de traitement de l’air. On trouve aussi des équipements plus exotiques comme des drones ou des exosquelettes.
 
Si le service au comptoir reste majoritaire (60% des locations selon un article de Batirama), la demande de livraison du matériel directement sur les chantiers est en nette augmentation. À charge pour le loueur de s’organiser en conséquence avec des équipes dédiées.
 
Le loueur doit également gérer le casse-tête des retours, la durée de location variant fortement en fonction du matériel et de la nature du chantier, de quelques jours à plusieurs mois. Sans compter les prolongations de contrat de dernier moment.
 
Entre la livraison et la reprise des équipements, les opérations de maintenance et les réparations en urgence, les sociétés de location de matériels de chantier pour le BTP ont à gérer une chaîne logistique particulièrement complexe. Au regard du volume de bons de livraison et de reprise des matériels, le circuit papier montre vite ses limites.

Suivre les mouvements des matériels, tracer les interventions

Les loueurs n’ont d’autre choix que de dématérialiser le flux d’informations pour suivre les mouvements de leurs matériels, tracer les interventions menées par les chauffeurs-livreurs et les techniciens de maintenance et réduire le délai de facturation.
 
Un logiciel de répartition de dernière génération permet de répondre à l’ensemble de ces problématiques. Bien implanté parmi les loueurs avec Kiloutou, Location Transport, JA Delmas (concessionnaire CAT pour l’Afrique de l’Ouest) ou Manitou Group pour références clients, Praxedo a notamment fait la preuve de sa pertinence.
 
Son module de planification d’interventions gère facilement les plannings des techniciens en charge de la maintenance préventive ou des réparations en urgence sur les sites clients. Disponible sur smartphone et tablette, l’application mobile s’adapte, elle, aux conditions de travail sur les chantiers.
 
Cette application mobile permet d’intégrer dans le bon de retour des photos géocodées et horodatées du matériel repris. Ce qui facilite le traitement de litiges clients sur l’état avant/après des matériels loués. Il est aussi possible de pousser sur le smartphone du technicien les consignes de sécurité à respecter spécifiquement pour tel ou tel chantier.

Kiloutou : 15% de gains de productivité

Troisième acteur européen, Kiloutou emploie, au niveau groupe, 6 000 collaborateurs répartis dans 550 succursales. Au niveau national, la société gère 250 000 matériels à destination de clients dont 95% sont professionnels. Grâce à Praxedo, le loueur a obtenu 15% de gains de productivité. Ce bénéfice s’accompagne d’une amélioration de la satisfaction-client et des conditions de travail.
 
Alors que ses chauffeurs ont longtemps travaillé sur format papier pour l’enregistrement de leurs bons de livraison et de reprise de matériels, Kiloutou a décidé de dématérialiser l’ensemble de son processus logistique, à commencer par les bons de travail.
 
Ce sont aujourd’hui, sur une année, plus de 500 000 mouvements de matériels qui sont traités sur tablette ou sur smartphone. Les photos prises par les chauffeurs sont automatiquement associées au bon de livraison ou de reprise correspondant et remontées dans le système d’information de Kiloutou. Ainsi, ses clients n’ont plus à se déplacer en cas de litige sur un matériel.

Groupe LT : réduction du délai de facturation de près de 20 jours

Autre client de Praxedo, le Groupe Location Transport (LT) est un des leaders Français de la location de matériels de BTP et d’engins de chantier. Créée en 2003, cette société emploie 350 collaborateurs, dont 300 chauffeurs, disséminés dans 16 succursales.
 
Le Groupe LT a déployé Praxedo pour optimiser les process de son pôle location d’engins et de camions de chantier qui génère quelque 200 missions quotidiennes. Ses chauffeurs rédigeaient auparavant leurs bon de travail sous format papier, les succursales devaient attendre que ces derniers repassent dans leurs locaux pour les récupérer.
 
Ces bons étaient ensuite retraités manuellement pour établir la facturation. Un travail administratif qui prenait un temps considérable. Le recours à Praxedo a réduit le délai de facturation de près de 20 jours. Il a aussi permis d’assurer une meilleure traçabilité des prestations effectuées et de renforcer la relation client par une communication plus immédiate et transparente.
 

Des formulaires personnalisés par prestation

Le Groupe LT a créé, dans Praxedo, différents types de formulaires en fonction de la nature des prestations à effectuer qu’il s’agisse de location de camions ou d’engins de chantier, avec ou sans chauffeur… Le chauffeur reçoit sur son smartphone toutes les informations nécessaires pour mener à bien sa mission.
 
Arrivé sur le chantier, le chauffeur active, toujours depuis l’application mobile, ses statuts d’intervention et suit la procédure qui s’affiche dans son bon de travail numérique. Il n’a qu’à cocher les cases des listes de contrôle portant sur l’état de l’engin, les accessoires et les consignes de sécurité.
 
En fin de journée, le chauffeur saisit l’horaire de fin de mission, contrôle l’état de son engin, prend des photos si nécessaire, fait noter sa prestation par le client, signe son bon de travail et la fait contresigner électroniquement par le client.
 
Une fois validé, le bon de travail est transmis au client, à la succursale, voire à la société de travail temporaire lorsque la mission est réalisée par un intérimaire. Il peut être alors traité par le service administratif pour établir la facture et l’envoyer au client.