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Comment Intelgest a gagné 20% de productivité dans la gestion des interventions de ses techniciens grâce à Praxedo

Praxedo nous a fait gagner 20% de productivité sur certaines tâches administratives. (…) Nous avons aussi gagné en précision dans le suivi des temps des techniciens, ce qui nous a permis de réduire le temps passé à la gestion de la paye.  

Mathieu St-Onge – Directeur Adjoint – Opérations et Finances

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Industrie : Sécurité électronique
Pays : Canada

Parlez-nous en quelques mots d’Intelgest et de ses activités…

Intelgest est un intégrateur technologique en sécurité électronique d’expérience. Nous offrons des solutions complètes d’installation et d’entretien de systèmes de contrôle d’accès, vidéosurveillance, alarmes intrusion, système d’intercom, maîtrise de l’énergie et serrures intelligentes.

L’expertise développée depuis 15 ans fait d’Intelgest un partenaire à valeur ajoutée et nous positionne aujourd’hui dans plusieurs rôles majeurs tel qu’expert-conseil, installateur qualifié, et la gestion de projets.

L’entreprise réalise 90 % de son activité sur des travaux d’installation et 10 % sur des appels de service. Des services d’entretien / maintenance sont également proposés dans le cadre de forfaits (incluant entre autres la vérification du fonctionnement des équipements, sauvegarde de bases de données, remplacement de batteries, nettoyage de lentilles de caméra, vérification des connecteurs, mise à jour des logiciels, etc.)

Pourquoi avez-vous choisi la solution Praxedo ?

Avant Praxedo, la gestion de la coordination et de la planification était plus compliquée. Tout notre suivi était fait par courriel ou par téléphone. Les étapes d’un projet comprennent l’installation des câblages primaires, des composantes détaillées, des panneaux, des serveurs et la programmation des systèmes. Nous avions besoin d’un système pour organiser ces différentes étapes et leur planification, gérer les employés (suivi des heures et des trajets) et alléger la partie administration avec, entre autres, la gestion de la facturation des clients (pièces et main d’œuvre).

Qui utilise la solution Praxedo dans votre entreprise et pour quels usages ?

Le répartiteur communique le planning aux techniciens et les informations en temps réel qui changent au gré des appels de service. La transmission des informations entre l’interface Web et l’application mobile grâce aux alertes et notifications permet de sauver du temps et d’éviter des appels inutiles.

Les informations sont également remontées instantanément au bureau suite aux comptes rendus effectués par les techniciens après chaque bon de travail.

Dans le cadre des projets, la facturation est effectuée en fonction du pourcentage d’avancement des travaux réalisées mensuellement : les données collectées par les techniciens sont donc précieuses afin d’adapter et d’optimiser la facturation vers les clients.

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution Praxedo ?

Nous avons constaté de nombreux bénéfices directement liés à l’utilisation de Praxedo :

  • Amélioration de la communication interne et baisse de la communication non productive : les temps de communication ont diminué de 50% puisque les échanges sont structurés entre le bureau et le terrain (Web vs application mobile). Les appels au téléphone servent surtout à gérer les situations d’exceptions et les suivis particuliers.
  • Des gains de productivité de 20% environ au niveau de plusieurs tâches administratives.
  • Les techniciens disposent d’une information complète : ils savent où aller, quand et quoi faire. La prise de photos et les champs à remplir sont des fonctions très simples d’utilisation.
  • La notification des techniciens lorsque des changements sont effectués au niveau du planning des techniciens est un point très important. Nous avons gagné beaucoup de sérénité notamment pour la gestion des urgences.
  • La gestion en mode hors ligne est une fonctionnalité indispensable pour que les techniciens puissent utiliser l’application même lorsqu’ils travaillent en sous-sol où le signal n’est pas disponible.
  • Enfin, Praxedo a permis de réduire le temps passé à la gestion de la paye : le système de « punch » pour les techniciens nous a apporté de la précision pour le suivi des temps. J’ai accès à des informations centralisées et à un historique complet des bons de travail et des durées.

Comment envisagez-vous l’avenir de votre collaboration avec Praxedo ?

Intelgest est très satisfaite de Praxedo. Notre prochain défi est de pouvoir réduire de 100% notre empreinte carbone due à l’utilisation du papier. Nous remettons encore une copie de bon de travail aux clients lors des appels de service, mais cette contrainte est principalement liée aux habitudes et demandes des clients.

Praxedo permet la suppression totale du papier dans le processus alors nous devons pouvoir y arriver !

Nous réfléchissons aussi à connecter la solution à notre logiciel comptable pour fluidifier encore plus la gestion de la facturation. Cela devrait être simple grâce à l’ouverture et à la flexibilité de Praxedo.

Si vous deviez résumer la solution Praxedo en 2 mots-clés, quels seraient-ils ?

Dans un premier temps, je parlerais d’ergonomie et simplicité d’utilisation : Les techniciens ont adopté Praxedo immédiatement grâce à la convivialité de l’application mobile. Ils l’adorent !

Ensuite, je pense qu’il faut insister sur l’efficacité opérationnelle : Praxedo nous permet d’offrir un service très professionnel grâce à une organisation maîtrisée et des processus fluidifiés.

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